Если для построенной диаграммы на листе есть новые данные, которые необходимо добавить, можно просто выделить область с новой информацией, скопировать ее (Ctrl+C), а затем вставить прямо в диаграмму (Ctrl+V).
2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Предположим, у вас есть список полных имен (Иванов Иван Иванович), которые нужно превратить в сокращенные (Иванов И.И.). Для этого нужно просто начать набирать нужный текст в соседней колонке вручную. Во второй или третьей строке Excel попытается предсказать наши действия и автоматически выполнит дальнейшую обработку. Остается только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут немедленно преобразованы. Точно так же вы можете извлекать имена из электронной почты, вставлять полное имя из фрагментов и так далее.
3. Копирование без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знакомы с волшебным маркером автозаполнения. Это тонкий черный крестик в правом нижнем углу ячейки, перетаскиванием можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу в несколько ячеек. Однако есть неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает оформление таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после рисования черного креста нажмите на смарт-тег — специальный значок, который появляется в правом нижнем углу копируемой области.
Если вы выберете опцию «Копировать только значения» (Заполнить без форматирования), Excel скопирует вашу формулу без форматирования и не уничтожит дизайн.
4. Отображение данных из таблицы Excel на карте
В Excel можно быстро отобразить данные о местоположении на интерактивной карте, например продажи по городам. Для этого перейдите в «App Store» (Office Store) на вкладку «Вставка» (Insert) и установите оттуда плагин «Bing Maps» (Бинг Карты). Это также можно сделать по прямой ссылке с веб-сайта, нажав кнопку «Получить сейчас.
После добавления модуля его можно выбрать из раскрывающегося списка «Мои приложения» на вкладке «Вставка» и поместить в электронную таблицу. Остается только выбрать свои ячейки данных и нажать кнопку «Показать местоположения» в модуле карты, чтобы увидеть на ней наши данные. При желании в настройках плагина можно выбрать тип графика и цвета для отображения.
5. Быстрый переход к нужному листу
Если количество рабочих листов в файле превысило 10, по ним будет сложно ориентироваться. Щелкните правой кнопкой мыши одну из кнопок прокрутки на вкладке листа в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и вы сможете сразу перейти к любому листу.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-либо приходилось вручную перемещать ячейки из строк в столбцы, вы оцените следующий прием:
- Выберите область.
- Скопируйте его (Ctrl+C) или, нажав правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
- Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить данные, и выберите один из параметров «Специальная вставка» в контекстном меню — значок «Транспонировать». В более старых версиях Excel этот значок отсутствует, но вы можете решить эту проблему, используя Специальную вставку (Ctrl + Alt + V) и выбрав параметр «Транспонировать).
7. Выпадающий список в ячейке
Если в любую ячейку нужно вводить строго определенные значения из разрешенного набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т д.), это легко оформить с помощью перетаскивания -вниз список.
- Выберите ячейку (или диапазон ячеек), которая должна иметь это ограничение.
- Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Проверка данных).
- В выпадающем списке «Тип» (Разрешить) выберите вариант «Список» (List).
- В поле «Источник» (Source) вы указываете область, содержащую эталонные варианты элементов, которые в дальнейшем будут выпадать при входе.
8. Умная таблица
Если выделить диапазон данных и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home format as table), наш список превратится в умную таблицу, которая может делать много полезных вещей:
- Расширяется автоматически при добавлении новых строк или столбцов.
- Указанные формулы будут автоматически скопированы на весь столбец.
- Заголовок такой таблицы автоматически фиксируется при прокрутке и включает в себя кнопки-фильтры для выбора и сортировки.
- На появившейся вкладке Дизайн можно добавить в такую таблицу итоговую строку с автоматическим расчетом.
9. Спарклайны
Спарклайны — это миниатюрные диаграммы, нарисованные прямо в ячейках, которые наглядно показывают динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «Линии» или «Столбцы» в группе «Спарклайны» на вкладке «Вставка». В открывшемся окне укажите область с исходными числовыми данными и ячейки, в которых вы хотите отобразить спарклайны.
После нажатия кнопки «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Дизайн» вы можете дополнительно настроить цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т д.
10. Восстановление несохранённых файлов
Представьте: вы закрываете отчет, с которым возились последние полдня, а в появившемся диалоге «Сохранить изменения в файле?» вдруг по какой-то причине нажмите «Нет». Офис объявляет о вашем душераздирающем крике, но уже слишком поздно: последние несколько часов работы пошли насмарку.
На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, нажмите «Файл» «Последний» (Last file) и найдите кнопку «Восстановить несохраненные книги» в правом нижнем углу экрана).
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» «Подробности» «Контроль версий» «Восстановить несохраненные книги» (Файл — Свойства — Восстановить несохраненные книги).
В более поздних версиях Excel откройте «Управление книгами сведений о файлах».
Из недр Microsoft Office открывается специальная папка, где хранятся временные копии всех созданных или модифицированных, но несохраненных книг, в таком случае.
11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Иногда при работе в Excel нужно сравнить два списка и быстро найти похожие или разные элементы. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:
- Выберите оба столбца для сравнения (удерживая нажатой клавишу Ctrl).
- На вкладке «Главная» выберите «Условное форматирование», выделите «Повторяющиеся значения правил ячеек).
- Выберите опцию «Уникальный» из выпадающего списка.
12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь сопоставляли входные значения в расчете Excel, чтобы получить желаемый результат? В такие моменты чувствуешь себя закаленным артиллеристом: всего пара десятков итераций «недолет-перелет» — и вот оно, долгожданное попадание!
Microsoft Excel может выполнить эту настройку за вас быстрее и точнее. Для этого нажмите кнопку «Что, если анализ» на вкладке «Данные» и выберите команду «Вставить поиск цели анализа «Что, если». В появившемся окне укажите ячейку, в которой вы хотите выбрать нужное значение, желаемый результат и ячейку ввода для изменения. После того, как вы нажмете «ОК», Excel сделает до 100 «снимков», чтобы найти нужную сумму с точностью до 0,001.
