Excel - это программа, к которой многие подходят с осторожностью: это сложный программный продукт с множеством функций, скрывающихся под поверхностью. Легко понять, почему новичков отпугивает что-то настолько сложное, но это мощное программное обеспечение стоит затраченных усилий.
Главное - преодолеть кривую обучения
к простым в освоении элементам. Вы не сможете выучить Excel за день или неделю, но если вы решите разобраться в отдельных процессах один за другим, то вскоре обнаружите, что обладаете рабочими знаниями об этой программе.
Пройдите через все эти методы, и вам не понадобится много времени, чтобы изучить основы Excel. С этого момента вы уже на пути к тому, чтобы стать настоящим мастером электронных таблиц.
Основы
Вот несколько первых методов, которые необходимо знать, если вы хотите овладеть Excel. По большей части они очень просты, но важно, чтобы вы ознакомились с ними, прежде чем приступать к выполнению более сложных задач.
Делать простую математику
Для начала начните с самых основных математических задач, которые вам когда-либо понадобятся в Excel. Первое, что нужно помнить об этих приемах, это то, что Excel ожидает увидеть знак равенства первым, когда вы решаете задачу. Введите = 10 + 10 в ячейку электронной таблицы и нажмите Enter; в ячейке должно появиться число 20.
Сложение и вычитание достаточно понятны, но вам нужно будет использовать звездочку (*) вместо знака умножения и косую черту (/) вместо знака деления.
Использование AutoSum
Если вы только начинаете работать с Excel
Это отличный способ освоить базовое использование функции. Сначала введите любые два числа в ячейки, которые находятся рядом друг с другом - хорошо подходит вариант "бок о бок" или "выше и ниже". Затем выберите ячейку справа или ниже этих ячеек и перейдите в меню Главная > Автосумма.
Это автоматически заполнит выделенную ячейку формулой SUM, поэтому нажмите Enter, чтобы выполнить ее. Excel сложит два числа вместе и доставит результат в указанную ячейку - используя раскрывающийся список Автосумма, вы также можете выбрать различные математические функции.
Применение числовых форматов
По мере того как ваши электронные таблицы становятся немного сложнее, они включают различные типы чисел; валюты, даты, проценты и многое другое. Чтобы убедиться, что вы сможете работать с этими данными, неплохо было бы отформатировать их для ввода.
Выберите числа, которые вы хотите отформатировать - вам нужно будет ввести каждый тип по очереди. Найдите раздел Number в верхней части экрана и найдите выпадающий список, который по умолчанию имеет значение General.
Далее вы можете выбрать из обширного списка различных форматов чисел. Если вам нужно больше контроля, выберите "Другие форматы чисел" в нижней части списка, чтобы указать такие детали, как количество знаков после запятой или предпочитаемую валюту.
Создание таблицы
Представление данных в таблице
позволяет сделать гораздо больше с имеющейся у вас информацией и очень проста в настройке. Чтобы начать работу, выберите весь набор данных, который вы хотите преобразовать в таблицу, включая заголовки, и нажмите ярлык Быстрый анализ, который появится в левом нижнем углу выделения.
Читайте также: Как создать резервную копию и восстановить заметки Evernote
Перейдите на вкладку Таблицы и выберите опцию Таблица. Вы сразу заметите некоторые различия в том, как выглядят данные, а также некоторые изменения в том, как ими можно манипулировать.
Используйте кнопки со стрелками в ячейках заголовка таблицы, чтобы отфильтровать определенные точки данных или отсортировать их тем или иным способом.
Создание диаграммы
Вы можете составить график или диаграмму
точно так же, как вы создаете таблицу - но вам нужно заранее подумать о том, как вы хотите представить данные. Excel может дать вам некоторые подсказки, но важно знать, чего вы хотите добиться от диаграммы. Учитывая это, расположите данные и выберите все, как при создании таблицы.
Наведите курсор на одну из опций, чтобы получить предварительный просмотр того, как она будет выглядеть, или выберите More для дополнительного контроля над готовым продуктом.
Продвинутые Методы
Рано или поздно вы наверняка захотите перейти на новый уровень использования Excel. Хорошей новостью является то, что многие аспекты функциональности программного обеспечения так или иначе связаны между собой, а это значит, что изучение одного метода, скорее всего, поможет вам в других областях в дальнейшем.
Использование функций вручную
После того как вы освоили основные арифметические действия в Excel, самое время начать экспериментировать с функциями. Вы найдете огромное количество различных функций для различных процедур, все они немного отличаются друг от друга - но работа с более простыми примерами поможет вам ознакомиться с основными практиками, которые они передают.
Давайте начнем с использования одной из самых основных функций
включены в Excel, SUMM. Мы можем использовать эту функцию для сложения нескольких чисел без необходимости выполнять эту работу самостоятельно.
Как вы можете видеть выше, у меня есть пять чисел, которые я хотел бы сложить, поэтому я ввел свою функцию в ячейку непосредственно под списком - обратите внимание, что вы можете выполнить эту задачу в любом месте электронной таблицы, поскольку вы укажете программе, какие ячейки искать. Вы можете создать рабочий пример, набрав = SUM (E1: E5), но есть и другие способы передать эту команду.
Можно набрать слово SUM и раскрыть скобки, а затем вручную выделить ячейки. Это можно сделать, удерживая клавишу control и щелкая по отдельным ячейкам - перетаскивание по нескольким ячейкам также работает. В качестве альтернативы можно ввести ссылки на отдельные ячейки, разделенные одной запятой, если они не являются последовательными.
Преимущество использования ссылок на ячейки в функциях вместо целых чисел заключается в том, что ваши результаты будут обновляться на основе содержимого этих ячеек. По мере усложнения ваших электронных таблиц это, безусловно, пригодится.
Интеграция условного форматирования
В последние годы Excel превратился в мощный инструмент для создания информационных панелей.
А также обычные электронные таблицы. Создание приборной панели в Excel может принести огромную пользу, но также может потребовать много усилий в зависимости от ваших потребностей - однако условное форматирование может добавить элемент интерфейса приборной панели в стандартную электронную таблицу и очень легко реализуется.
Читайте также: Как провести резюме через систему отслеживания кандидатов
В их случае мы будем использовать условное форматирование, чтобы обеспечить визуальное сокращение некоторых данных, поэтому сразу выбирайте то, что стоит оценить, если вы собираетесь попробовать это. Выберите эти данные и перейдите в меню Главная > Условное форматирование.
Вам подойдут различные варианты форматирования. Мы рассматриваем проценты, поэтому панель данных имеет смысл - но цветовые шкалы и наборы значков также могут быть использованы очень эффективно в правильных обстоятельствах.
Помните, что вы можете управлять отдельными аспектами процесса, нажав в выпадающем меню на More Rules. Если ваше форматирование не обеспечивает достаточного разграничения, чтобы его можно было сразу убрать, попробуйте немного изменить правила.
Добавление линии тренда в диаграмму
Любой может создать диаграмму в Excel - секрет того, как стать экспертом, заключается в знании всех многочисленных инструментов, которые предлагает программа для создания идеальной диаграммы для конкретной задачи. Линия тренда - одна из многих, которые могут понадобиться для достижения этой цели.
Это дополнение, которое вы вносите в свою диаграмму после ее создания, поэтому создайте ее в качестве теста или используйте уже готовую. Как только он будет установлен, нужно щелкнуть на графике, а затем щелкнуть на ярлыке Элементы графика, который отмечен знаком плюс. Вы можете быстро добавить линию тренда, поставив галочку рядом с ней, а можете нажать на стрелку справа, чтобы получить доступ к более подробным параметрам.
Самым важным элементом здесь является понимание того, что вы пытаетесь проиллюстрировать. Линия тренда не является хорошим дополнением во многих ситуациях, поэтому важно подумать о данных, которые вы пытаетесь представить, и решить, добавляете ли вы что-то ценное на ваш график или просто вносите больше беспорядка, который отвлекает от сути.
Создайте свои навыки Excel
Вы всегда можете узнать больше об Excel, но вот несколько хороших мест для начала. На сайте помощи Microsoft Office есть множество наглядных руководств по всем вопросам - от использования на высоком уровне до простейших задач, которые вы можете захотеть выполнить.
Кроме того, функции Excel являются отличной отправной точкой, независимо от того, являетесь ли вы абсолютным новичком или опытным ветераном. Конечно, Excel поможет вам подсказками, когда вы пытаетесь ввести функцию, но хорошо иметь такой всеобъемлющий ресурс, если вы окажетесь в затруднительном положении.
Наконец, существует множество отличных учебных пособий по Excel, которые помогут вам понять MakeUseOf. Вы можете узнать, как использовать программное обеспечение для получения максимальной отдачи от семейного бюджета
увидеть классические видеоигры, полностью воссозданные в программном обеспечении
Или даже вывести анализ данных на новый уровень, научившись использовать Power BI в сочетании с Excel.
У вас есть вопросы о следующих шагах по освоению Excel? Или вы опытный пользователь, который хочет поделиться своей мудростью с новым поколением? Присоединяйтесь к разговору в разделе комментариев ниже.
