Функция внедрить в excel
Любая презентация выглядит более эффектно и наглядно, если в ней присутствуют такие элементы, как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не обладают такими же возможностями и не так удобны для пользователя, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно иметь возможность вставлять в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.
Вы можете сделать это путем встраивания или ссылки.
Если нам не нужно (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, взятую из Excel, мы используем встраивание. В этом случае на слайде размещается статическая копия данных, т.е внедренный объект становится частью презентации и больше не привязан к источнику данных. Размер файла презентации, конечно, увеличивается.
Если нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, мы должны использовать связывание. При этом на слайде размещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.
Давайте рассмотрим различные способы привязки и встраивания.
1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА
Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды «Вставить» для таблиц и диаграмм отличается.
Если вы выбрали таблицу в файле Excel, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и выполнили команду Вставить, то таблица будет вставлена как таблица PowerPoint с возможностью редактирования с помощью инструментов PowerPoint, но как по умолчанию связь с источник не будет установлен. То есть реализация будет.
Если выполнить все те же действия с диаграммой, диаграмма будет вставлена как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования с помощью инструментов PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. Это означает, что связь будет.
Если мы хотим изменить параметры вставки по умолчанию, нам нужно использовать Специальную вставку. Для этого выделите диапазон ячеек или диаграмму на листе Excel, выполните команду «Копировать», перейдите на слайд и дайте специальную команду «Вставить». Расположение этой команды зависит от версии PowerPoint.
В версиях до PowerPoint 2003 включительно он находится в меню «Правка». Начиная с PowerPoint 2007, вы найдете эту команду в раскрывающемся списке кнопки «Вставить» на вкладке «Главная.
Диалоговое окно «Специальная вставка» выглядит следующим образом:
если таблица вставлена
если схема вставлена 
В обоих случаях в этом диалоговом окне можно выбрать переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.
Кроме того, начиная с PowerPoint 2010, контекстное меню включает команду «Параметры вставки», которая позволяет выбрать параметры встраивания или ссылки.
При вставке таблиц доступны только параметры встраивания
А при вставке диаграмм - и встраивание, и связывание 
2. СОЗДАЙТЕ НОВЫЙ ОБЪЕКТ
Чтобы создать таблицу или диаграмму на слайде с помощью Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект,
для версий старше PowerPoint 2007 выполните команду меню Вставить - Объект
и в открывшемся диалоговом окне ищем в списке строку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК
После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту вкладок Excel (или меню.
Тот же результат будет достигнут, если развернуть список под кнопкой «Таблица» на вкладке «Вставка» и выбрать параметр «Таблица Excel.
Таким образом, мы можем вставить таблицу Excel и работать с ней, используя все функции этой программы, прямо на слайде.
Если мы хотим создать встроенную диаграмму, выберите панель диаграммы Microsoft Excel в диалоговом окне «Вставить объект» на вкладке «Создать». В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: первый будет содержать пример диаграммы, а второй исходные данные для него, которые следует заменить вашими исходными данными.
После того, как таблица/диаграмма создана, мы возвращаемся к документу, щелкнув за пределами рамки объекта. Если вы хотите вернуться к редактированию объекта, просто дважды щелкните по нему.
3. СОЗДАТЬ ОБЪЕКТ ИЗ ФАЙЛА
Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Объект и в открывшемся диалоговом окне вставьте переключатель Создать из файла. С помощью кнопки Обзор находим нужный файл Excel в Проводнике. В этом случае обратите внимание на флажок Ссылка. Если не указано, таблица или диаграмма будут встроены в слайд, но если флажок установлен, они будут связаны. Нажимаем ОК.
Лист, который был активен при последнем сохранении книги, вставляется на слайд.
Пожалуй, стоит подробнее остановиться на различиях в «поведении» встроенных и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.
Если объект вложен, т.е связь с источником не установлена, двойной щелчок по объекту переключит в режим редактирования. В этом случае лента (меню) PowerPoint будет заменена лентой (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедренный объект мы будем видеть на слайде в характерной пунктирной рамке.
Если таблица или диаграмма связаны с источником, двойной щелчок по исходному файлу для редактирования откроет исходный файл в отдельном окне Excel.
После внесения изменений в исходный файл мы его сохраняем, а затем эти изменения отражаются на слайде в соответствующей таблице или диаграмме.
Первоначально PowerPoint регулирует размеры вставленной таблицы или диаграммы, чтобы они полностью помещались на слайде. Из-за этого большие таблицы можно уменьшить настолько, что они станут нечитаемыми. Например, если мы хотим показать часть таблицы на слайде, нам следует научиться изменять размер отображаемого объекта. Размеры встроенного объекта контролируются с помощью маркеров размеров в углах и в средних точках сторон рамки выделения. Кроме того, те же маркеры размеров доступны при входе в режим редактирования встроенного объекта.
В чем разница? Перемещение маркеров размеров в режиме редактирования встроенного объекта увеличивает/уменьшает количество видимых строк/столбцов.
Если вы проделываете ту же операцию, не заходя в режим редактирования, вы просто растягиваете/сжимаете изображение.
Совет. Если вы планируете встроить диаграмму в документ, лучше разместить ее на отдельном листе.
Когда вы открываете файл со связанными таблицами или диаграммами, появляется диалоговое окно с просьбой обновить ссылки.
Если вы не уверены в источнике связанных файлов, нажмите «Отмена.
Если вы выберете Обновить ссылки, данные в презентации будут обновлены с учетом последних изменений в книге Excel.
Чтобы установленная ссылка работала, файл электронной таблицы нельзя переименовывать или перемещать. Если это все же произошло, вы можете использовать диалоговое окно Connections для перерегистрации пути к источнику .
Как видите, в этом диалоге есть опция «Изменить источник», а также «Разорвать ссылку», если она больше не нужна. Кроме того, здесь также можно выбрать способ обновления соединения: автоматически или вручную .
В версиях до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка - Ссылки.
В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку «Офис» и выбрав «Подготовить — Изменить ссылки на файлы.
Начиная с PowerPoint 2010, для этого выберите вкладку «Файл» — «Информация» — «Связанные документы» — «Редактировать ссылки на файлы.
Функция внедрить в excel
Существует три способа вставки объекта в документ: встраивание, связывание, встраивание со связыванием.
2.2.1 Импорт с использованием объектов и вставки данных
Встраивание объектов предполагает сохранение оригинала объекта как части документа, он вставляется во встроенный объект, точно так же, как при связывании создается в своем «родном» приложении, но существует только в одном экземпляре, встроенном в другой документ. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его. Он будет изменен с использованием своего «родного» приложения и как часть готового документа. Объект войдет в документ и может быть отправлен вместе с ним.
Инъекция данных. Встраивание объекта можно осуществить двумя способами: с помощью специального инструмента, позволяющего создать встраиваемый объект помимо Excel, либо скопировав нужный объект из исходного приложения через буфер обмена. Все объекты, встроенные в документ, можно перемещать, изменять их размер и редактировать.
2.2.2 Импорт путем изменения и связывания объектов
Изменить объект. Когда вы встраиваете объект в электронную таблицу Excel, вы можете редактировать его в исходной программе. Изменения будут использовать инструменты, специально предназначенные для обработки данных выбранного типа.
2.3 Подключение объектов
Связывание объектов предполагает сохранение данных объекта в исходном файле. При установлении связи с объектом копия исходных данных вставляется в документ, а оригинал остается на листе. При обновлении ссылки в документ поступают новые данные, считанные из оригинала. Поскольку между документом и исходным файлом создается связь, любые изменения исходных данных отражаются в их связанной копии в документе. Связанный объект изменяется только путем изменения исходного файла. Объект остается в месте хранения, а в документ войдет только указатель на первоисточник.
Соедините ячейки. Чтобы создать ссылки на отдельные ячейки или ссылки на них в выражениях, вы можете сделать соответствующий выбор с помощью мыши. При этом можно указывать мышкой на ячейки не только в текущем документе, но и в других, где размещены выражения.
Подробнее: Процентное число в формуле ExcelПривязка данных. В документах Excel вы можете создать ссылку на другой документ, расположенный на жестком диске вашего компьютера или в вашей локальной сети.
Ссылочный документ может быть документом Word, электронной таблицей Excel, презентацией Power Point или любым другим документом из пакета Microsoft Office. Ссылки на другие документы удобно создавать, когда вам нужно получить доступ к заполненным источникам информации или использовать существующие данные.
Связь с другими приложениями. Используя технологию OLE, вы можете обмениваться данными между любым приложением Windows, которое поддерживает связывание и встраивание объектов.
2.4 Внедрение ссылок
Объект будет включен в документ, но его связь с первоисточником сохранится. Это полезно, если вы ожидаете, что исходный источник будет редактируемым, и хотите, чтобы встроенный объект редактировался синхронно.
Как и другие приложения Office, Excel поддерживает протокол внедрения и связывания объектов, OLE. За этим термином скрывается механизм соединения данных из разных приложений путем связывания или встраивания.
2.5 Импорт с использованием технологии OLE
С помощью протокола OLE разные приложения могут использовать одни и те же данные. Например, вы можете создать диаграмму в Excel, а затем связать ее с документом Word. Если вы сейчас измените диаграмму в Excel, программа автоматически обновит диаграмму и в документе Word. Если вы хотите обработать диаграмму с помощью набора инструментов Excel, не выходя из Word, в этом случае вам необходимо встроить диаграмму в документ Word.
Каждый раз, когда вы встраиваете объект в Excel, другая программа, называемая исходным приложением, используется для создания и изменения объекта. Чтобы изменить встроенный объект, дважды щелкните объект, чтобы получить доступ к набору инструментов исходного приложения.
Связывание соединяет два независимых файла. Изменение связанного объекта повлияет как на исходный документ, так и на все файлы, в которые вставлен объект. Поэтому связывание следует использовать в тех случаях, когда объект используется в разных файлах, и обновление объекта должно происходить во всех документах. Двойной щелчок по связанному объекту открывает исходный файл, в котором этот объект можно изменить.
2.6 Импорт объекта из другой программы
2.6.1 Вставка объекта, созданного другим приложением
Иногда имеет смысл создать объект с другим приложением. Для этого вам нужно:
· Выберите команду Вставить/Объект (Insert/Object). На экране откроется диалоговое окно объекта (рис. 1).
Рисунок 1 – Диалоговое окно Объект
На вкладке Создать новый (new) укажите вставку нового объекта в текущую книгу. В списке типов объектов выберите правильное приложение и тип объекта. В поле результата указывается тип объекта, который необходимо вставить в документ. Если установлен флажок Показать в виде значка, объект в документе будет отображаться в виде значка. Под именем параметра вы можете управлять типом значка (рисунок 2), который будет вставлен в документ.
Рис. 2. Отображение значков
Здесь, когда установлен флажок «Показать как значок», вы можете найти кнопку «Изменить значок». Эта кнопка позволяет изменить внешний вид значка. После нажатия кнопки Excel отобразит диалоговое окно «Изменить значок» (рис. 3).
Рис. 3. Диалоговое окно «Изменить значок
· Выберите нужный тип объекта и нажмите клавишу [Enter].
В следующем примере документ Word встроен в книгу Excel. На рисунке 4 вы можете увидеть документ в электронной таблице. Обратите внимание на пользовательскую оболочку! В нашем распоряжении строка меню и панели инструментов в Word.
Все меню, за исключением меню «Файл», соответствуют меню программы Word. Вы можете использовать их для работы с внедренным объектом обычным образом.
Рисунок 4 – Пользовательская оболочка Word в Excel
Рисунок 5 – Открыто меню приложения Word
После выполнения щелчка мышью вне встроенного объекта оболочка пользователя примет обычный вид Excel с соответствующими меню и панелями инструментов (рис. 5). Чтобы снова использовать набор инструментов Word, дважды щелкните встроенный объект.
2.6.2 Вставка файла
Рис. 6. Excel с внедренным объектом
Excel предоставляет несколько способов встраивания/ссылки (рис. 6). Один из них основан на использовании меню «Вставка/Объект». В приведенном ниже методе описывается, как вставить существующий файл в качестве объекта, в отличие от описанного выше метода, который фокусируется на создании нового объекта в Excel с использованием других приложений.
Справочник по функциям ссылок на данные Excel в iLogic
ILogic имеет функции правил, которые позволяют вам считывать данные из электронных таблиц Microsoft Excel и записывать их в них. Чтобы получить доступ к функциям ссылок на данные Excel, разверните узел «Ссылки на данные Excel» на вкладке «Система» в области «Фрагменты».
Существует два типа функций для работы со ссылками на данные Excel:
- функции, которые считывают данные из таблиц,
- функции, которые считывают данные из определенной ячейки и записывают в определенную ячейку.
Для чтения и записи данных в файлы других форматов необходимо добавить в правила пользовательский код VB.NET.
Используйте специальную функцию ThisBOM.Export для экспорта спецификации сборки в электронную таблицу Microsoft Excel и другие форматы файлов.
Задание файла Excel
Данные Microsoft Excel можно встроить в документ Autodesk Inventor, связать с документом или сохранить как внешний файл. Для этих функций требуется либо имя файла, либо характеристики связанного или встроенного файла Excel.
При указании имени файла можно указать относительный или абсолютный путь. Однако использование абсолютного пути затруднит отправку модели другому пользователю на другом компьютере. Если путь не указан, iLogic предполагает, что документ Excel находится в той же папке, что и текущий документ Inventor. Относительный путь интерпретируется относительно папки, содержащей документ Inventor.
iLogic также ищет файл в папке рабочей области проекта. Вы можете использовать относительный путь в папке рабочей области проекта.
Поддерживаются следующие имена файлов: .xls, .xlsx, .xlsm и .xlsb.
Вы также можете указать связанную или встроенную таблицу вместо имени файла. Используйте синтаксис 3rd Party:Embedding# для встроенных электронных таблиц.
Используйте синтаксис 3rd Party:LinkedName.xls для связанных листов. Введите имя, которое отображается в дереве модели Autodesk Inventor в разделе «Сторонние объекты.
Чтобы встроить таблицу, используйте кнопку «Ссылка» в диалоговом окне «Параметры». Не изменяйте имя внедренной таблицы по умолчанию, предоставленное Autodesk Inventor (например, Embedding 1). Для функции GoExcel требуется исходное имя.
Чтобы прикрепить файл, выберите вкладку "Управление панель вставки «Вставьте объект» или используйте команду «связать» в диалоговом окне «Параметры».
GoExcel.FindRow
Выполняет поиск строки на основе одного или нескольких критериев значения столбца.
Синтаксис
GoExcel.FindRow("имя файла", "имя листа", "заголовок первого столбца", "оператор", искомое значение, "заголовок второго столбца", "оператор", искомое значение, "заголовок третьего столбца" и т д)
Задает файл данных.
Рабочий лист в документе Excel, содержащий таблицу для поиска. В качестве листа можно указать любой существующий лист.
"заголовок первого столбца»
Заголовок первого столбца таблицы для поиска. Обычно заголовки столбцов находятся в первой строке и начинаются со столбца A.
Возможны следующие значения:
Найдите строку, в которой значение в столбце больше или равно указанному значению.
Найдите строку, в которой значение текстового или числового столбца соответствует указанному значению.
Текстовое или числовое значение, которое можно указать явно, в дополнение к использованию параметра или локальной переменной.
"заголовок второго столбца»
Заголовок второго столбца в таблице для поиска.
= или =
"заголовок третьего столбца»
Найдите строку на основе нескольких критериев.
Возвращаемый результат
Номер строки (целое число), соответствующий критериям поиска. Значение равно "-1", если такая строка не найдена.
Возможные ошибки
- Не удалось найти файл
- Не удалось найти имя листа
- Не удалось найти имя столбца
- Указан неверный тип значения (не соответствует типу значения столбца)
Требования к таблицам Excel
- Таблица должна быть в горизонтальной конфигурации (конфигурация должна определяться не столбцами, а строками).
- Заголовки столбцов должны отображаться в первой ячейке столбца.
- Значения поиска могут быть числовыми или текстовыми.
Примеры
В этих примерах значение переменной параметра in присваивается номеру строки в таблице. Диаметр равен 0,2, а длина больше или равна 4,1. В первом примере осуществляется доступ к внешней таблице, а во втором — к встроенной таблице.
В этих примерах строки 5, 6 и 7 соответствуют первому условию (Dia=0,2). Однако только строка 7 соответствует обоим критериям (Dia=0,2 и len>=4,1).
GoExcel.CurrentRowValue
Значение считывается из строки, найденной с помощью функции GoExcel.FindRow .
Синтаксис
Имя заголовка столбца для значения ячейки, извлекаемого из текущей строки.
Возвращаемый результат
Значение ячейки из столбца в текущей строке, ранее найденное с помощью функции GoExcel.FindRow .
Ошибка
Возвращает сообщение об ошибке, если столбец не найден.
Пример
GoExcel.CellValue
Читает или записывает значения в ячейки таблицы.
Синтаксис
GoExcel.CellValue("имя файла", "имя листа", "номер ячейки»)
См раздел «Указание файла Excel».
Имя листа в документе Excel, который содержит нужную ячейку. В качестве листа можно указать любой существующий лист.
Адрес ячейки, где значение должно быть прочитано или записано (например, "A7"). Вы также можете определить именованный диапазон внутри диапазона таблицы.
Подробнее: Зафиксировать значение ячейки Excel в формулеВозвращаемый результат
- Значение ячейки
- При возникновении ошибки ничего не присуждается
Ошибка
- Не удалось найти файл
- Не удалось найти имя листа
Требования к формату таблицы Excel
Значения ячеек могут быть числовыми или текстовыми.
Примеры
Чтение из встроенной таблицы:
Запись во встроенную таблицу:
Чтение из внешней таблицы:
Запись во внешнюю таблицу:
GoExcel.CurrentCellValue, GoExcel.CellValue
Чтение или запись в ячейку по определенному адресу в таблице после использования функции GoExcel.CellValue или GoExcel.Open. Эта функция использует ранее открытый файл и лист.
Синтаксис
GoExcel.CellValue("номер ячейки") (без имени файла и листа)
Адрес ячейки или именованный диапазон значения ячейки для чтения или записи в текущую таблицу.
Возвращаемый результат
Значение ячейки по заданному номеру ячейки.
Ошибка
- Нет распределения при возникновении ошибки
- Появляется сообщение об ошибке
Примеры
Прочитайте последовательность ячеек из таблицы:
Напишите в последовательность ячеек в табличном документе:
GoExcel.NameRangeValue
Используется так же, как функция CellValue. Замените адрес ячейки именованным диапазоном, определенным в книге Excel. Имя должно быть именем в книге Excel, а диапазон должен быть ограничен одной ячейкой. Вы можете вызывать именованные диапазоны в диапазоне рабочей книги Excel, используя стандартный синтаксис CellValue, указав имя вместо адреса ячейки.
Используйте GoExcel.CellValue или GoExcel.Open, чтобы открыть файл Excel перед использованием NamedRangeValue в правиле.
Синтаксис
GoExcel.Open
открывает указанную электронную таблицу Excel и может использоваться для активации указанной электронной таблицы. Затем вы можете использовать такие функции, как GoExcel.FindRow и GoExcel.CellValue, для извлечения информации из рабочего листа или его изменения.
Синтаксис
См раздел «Указание файла Excel».
Имя листа в документе Excel для активации. В качестве листа можно указать любой существующий лист.
Возвращаемый результат
Ошибка
Файл Excel не найден.
Примеры
Если имя листа не указано, предполагается, что он называется «Лист1».
Вы также можете указать другой лист.
GoExcel.Save
Сохраняет текущий документ Excel. Используйте эту функцию, если ячейки были изменены в результате функций GoExcel.CellValue или GoExcel.CurrentCellValue .
Возвращаемый результат
Ошибка
Пример
GoExcel.CellValues
Эта функция предназначена для выполнения двух задач:
- считывает значения ячеек для указанного диапазона в таблице Excel и присваивает их списку значений,
- извлекает значения из списка значений и записывает их в ячейки в указанном диапазоне рабочего листа Excel.
Чтение из электронной таблицы Excel
Чтение из вертикально ориентированного диапазона ячеек. Функция считывает значения из первой ячейки и продолжается вниз, пока не достигнет второй ячейки, указанной для функции:
Если адрес второй ячейки заменить пустой строкой (""), чтение начнется с ячейки с первым адресом и продолжится вниз, пока не будет достигнута первая пустая ячейка:
Чтение из горизонтально ориентированного диапазона ячеек:
Если таблица ранее упоминалась в правиле, вы можете опустить имена файлов и листов:
Запись в таблицу Excel
Введите вертикально ориентированный диапазон ячеек. Функция записывает значения из первой ячейки и продолжается вниз, пока не достигнет второй ячейки, указанной для функции:
Введите вертикально ориентированный диапазон ячеек. Если адрес второй ячейки представляет собой пустую строку (""), iLogic использует столько ячеек, сколько необходимо для хранения всех значений списка:
Запись значений в горизонтально ориентированный диапазон ячеек:
Если таблица ранее упоминалась в правиле, вы можете опустить имена файлов и листов:
GoExcel.Close
Закрывает текущий рабочий лист Excel.
GoExcel.TitleRow
Используется перед функцией GoExcel.FindRow для указания номера строки в таблице, содержащей имена столбцов. Номер строки по умолчанию: 1. Измените это значение, если перед строкой имени столбца есть дополнительные строки.
Пример
GoExcel.FindRowStart
Используется перед функцией GoExcel.FindRow для установки номера первой строки в таблице, содержащей данные. Номер строки по умолчанию: 2.
Синтаксис
Строка, с которой начинаются данные.
Примеры
Значение по умолчанию «2» означает, что данные начинаются со второй строки, следующей за строкой заголовка:
Если для заголовка используются две строки, добавьте в правило следующий оператор перед оператором, содержащим GoExcel.FindRow :
GoExcel.ChangeSourceOfLinked
Предоставляет доступ к правилам iLogic из операции изменения источника.
Эта функция используется для замены текущей таблицы Excel, на которой основана модель, другой таблицей. Затем размеры модели устанавливаются на основе значений в новой таблице.
Синтаксис
changeOK = GoExcel.ChangeSourceOfLinked(partialOldName, newName)
Часть имени таблицы для замены.
partialOldName может быть пустой строкой "" , и в этом случае команда ссылается на первый связанный файл Excel. Часто деталь или сборка имеют только один файл Excel.
Полное имя новой таблицы, которое может быть абсолютным или относительным именем файла.
Пример
GoExcel.Tolerance
Используется с функцией GoExcel.FindRow для поиска значения в заданном диапазоне вместо точного значения. Значение допуска по умолчанию равно 0,0000001 и не зависит от единиц измерения документа.
Синтаксис
Введите более высокое значение допуска, чтобы расширить диапазон допустимых значений.
Пример
Оператор поиска используется следующим образом:
Этот оператор аналогичен следующей операции поиска без допуска:
GoExcel.DisplayAlerts
Подавляет отображение диалоговых окон командной строки Excel.
Синтаксис
Показать запросы Microsoft Excel (по умолчанию).
Не показывать подсказку Excel.
GoExcel.Application
Предоставляет доступ к объекту приложения Excel. Используйте эту функцию, только если вы знакомы с интерфейсом Excel. Прежде чем использовать эту функцию в правиле, вызовите другую функцию GoExcel для инициализации приложения.
Функция внедрить в excel
Информация, созданная в разных программах Office, может использоваться во всех этих программах. Это означает, что данные, созданные в книге Excel, можно скопировать в документ Word. Это значительно упрощает создание, например, годовых и ведомственных отчетов. Данные могут быть связаны или встроены. Связанные данные всегда более надежны, чем встроенные данные, поскольку они автоматически обновляются при обновлении связанного документа.
Чтобы создать ссылку на другой файл:
откройте исходный файл и любые файлы, содержащие информацию, которую вы хотите связать.
Выделите информацию в исходном файле.
Щелкните вкладку Главная
Нажмите кнопку Сортировать.
Щелкните точку вставки в целевом файле, содержащем связанные данные.
Щелкните стрелку на кнопке «Вставить» и выберите «Вставить ссылку.
Чтобы внедрить новый объект:
Перейдите на вкладку «Вставка.
Нажмите кнопку Объект
Выберите вкладку «Создать.
Выберите тип объекта, который вы хотите вставить.
Выполните шаги, необходимые для вставки объекта.
Действия будут различаться в зависимости от типа объекта.
Как встроить или подключить существующий объект:
Перейдите на вкладку «Вставка
Нажмите кнопку Объект.
Выберите вкладку «Из файла.
Нажмите кнопку «Обзор», найдите и выберите файл, который вы хотите связать, а затем нажмите «Открыть
Чтобы создать ссылку на объект, установите флажок Ссылка на файл.
В некоторых случаях может потребоваться объединить данные из нескольких электронных таблиц или книг в одну книгу, а не просто связывать исходные данные. Например, каждый отдел в организации имеет свой собственный бюджет. Вы можете комбинировать или консолидировать итоговые данные по отделам для создания бюджета организации. Если ведомственные бюджеты составляются по одному принципу и итоги отображаются в одних и тех же ячейках, вы можете легко консолидировать эти данные и вам не придется повторно вводить информацию. Если данные в отдельных рабочих книгах изменяются, данные в объединенной электронной таблице или рабочей книге также всегда будут точными.
Чтобы консолидировать данные из других электронных таблиц или книг:
откройте все рабочие книги, содержащие данные, которые вы хотите консолидировать.
откройте или создайте рабочую книгу, которая будет содержать консолидированные данные.
Выберите конечную область.
Щелкните вкладку Данные.
Нажмите кнопку «Консолидация» в группе «Инструменты данных.
Щелкните стрелку списка функций, а затем выберите функцию, которую вы хотите использовать для консолидации данных.
Укажите расположение данных для консолидации или нажмите кнопку диалогового окна «Скрыть», а затем выберите ячейки для консолидации.
Нажмите «Развернуть диалоговое окно
Щелкните Добавить, чтобы добавить ссылку в список областей для консолидации.
Повторяйте шаги с 7 по 9, пока не отобразите все объединенные ссылки.
Установите флажок Создать ссылки на исходные данные
Ссылка может быть просто ссылкой на ячейку на другом листе или частью формулы. Вы можете связать ячейки в одной книге или в разных книгах. Данные связанных ячеек называются исходными данными. Ячейка или диапазон, связанный с исходными данными, называется целевой ячейкой или диапазоном. Если вы больше не хотите связывать обновленные данные, вы можете легко разорвать связь. Создавайте ссылки вместо того, чтобы вводить аналогичные данные. Это сэкономит ваше время и обеспечит правильность данных.
Чтобы создать связь между электронными таблицами или книгами:
Выберите ячейку или диапазон, содержащий исходные данные.
Откройте вкладку Главная.
Нажмите кнопку Копировать.
Щелкните вкладку на листе, данные которого вы хотите подключить.
Выберите конечную ячейку или конечный диапазон.
Нажмите кнопку Вставить.
Нажмите кнопку «Параметры вставки», затем выберите «Вставить ссылку
Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена
Данные, скопированные в буфер обмена из исходного приложения, обычно представлены в нескольких форматах. Если вы выберете команду «Специальная вставка» в Excel (или другой программе), диалоговое окно «Специальная вставка» позволит вам выбрать любой из форматов буфера обмена, с которыми может работать Excel (или другая программа). Давайте рассмотрим пример, иллюстрирующий этот процесс.
Подробнее: Формула для ExcelИсходными данными в примере является слайд Microsoft PowerPoint. На рис. На рис. 21-2 показано меню «Вид» средства просмотра буфера обмена с форматами, в которых PowerPoint помещает объект в буфер обмена. (Программу буфера обмена (clipbrd.exe) можно запустить с помощью команды Windows «Выполнить».) Форматы изображения и расширенного метафайла — это представления по умолчанию, с которыми может работать буфер обмена. Все форматы заштрихованных имен, перечисленные в разделе «Расширенный метафайл», доступны в целевых приложениях, но сама папка Exchange не может их воспроизводить.
Точно так же, если вы выберете команду «Специальная вставка» в Excel, пока этот слайд PowerPoint находится в буфере обмена, вы увидите метки форматов, доступных в Excel. В этом примере, как показано на рис. 21.3, на ваш выбор предоставляется шесть вариантов.
Во многих случаях формат, указанный первым в диалоговом окне «Вставка», является форматом по умолчанию, то есть форматом, используемым командой «Вставить» или нажатием клавиш Ctrl+V. Как правило, формат по умолчанию позволяет Excel встраивать данные из буфера обмена. Если вам нужна уверенность, не полагайтесь на поведение программ по умолчанию, а используйте команду «Специальная вставка» вместо «Вставить.
Рис. 21.2. PowerPoint помещал слайд в буфер обмена в разных форматах, но буфер обмена понимает только два из них
Рис. 21.3. Excel позволяет вставлять слайд PowerPoint только в шести форматах из всех, которые поддерживает PowerPoint
Перечисленные в диалоговом окне «Специальная вставка» форматы, содержащие слово «Объект», означают, что при выборе будут внедрены данные буфера обмена. Во всех остальных случаях выполняется статическая вставка. Если вы не знаете, что такое данный формат, выделите обозначение в списке и прочитайте текст описания в разделе результатов.
Если в буфере обмена есть растровое изображение и вы выбираете команду Вставить специальную в Excel, а затем Графический объект MS Office (Объект растрового изображения), программа поместит изображение на лист, вместо встраивания растрового объекта оно не будет можно изменить его в родном приложении. (Такое поведение свойственно некоторым версиям Excel.) Чтобы внедрить растровое изображение, выберите «Объект» в меню «Вставка» (описано далее в этой главе) вместо «Специальная вставка.
В диалоговом окне Paste Special (см рис. 21.3) есть две кнопки-переключателя Paste (Вставить) и Link (Вставить ссылку). Если выбран параметр «Ссылка», Excel отобразит исходные данные в выбранном вами формате, а также создаст ссылку на источник.
Связанные данные (а также внедренные данные) обрабатываются Excel как объект. На рис.
на рис. 21.4 показан фрагмент текста, вставленный из Word как связанный объект. Но вместо формулы с функцией ВСТАВИТЬ, которая создается для вложенного объекта (см.
21.1), Excel создает формулу внешней ссылки, аналогичную формуле ссылки на ячейку
из другой книги Excel. Помимо обычных белых маркеров, ассоциированный объект также имеет зеленый маркер поворота, который позволяет произвольно изменять наклон блока текста.
Рис. 21.4. При связывании данных Excel создает формулу внешней ссылки, аналогичную формуле ссылки на ячейку из другой книги
Кнопка «Ссылка» в диалоговом окне «Специальная вставка» доступна не для всех форматов, поддерживаемых Excel. Если необходимые данные и форматы недоступны, попробуйте использовать команду «Объект» в меню «Вставить» вместо команды «Специальная вставка». Дополнительные сведения см в разделе «Внедрение и связывание с помощью команды объекта».
Как уже было сказано, если ввести или подключить данные в нестандартном для Excel формате, объект будет представлен в виде значка. Кроме того, в некоторых случаях может понадобиться такое представление данных
которые Excel может отображать. Замена значка для данных полезна, когда вы хотите предоставить пользователю документа Excel доступ к внешней информации, не отвлекая его. Значок не занимает много места на листе, рядом с ним легко разместить поясняющую надпись.
Чтобы подключить или внедрить данные, вставленные из буфера обмена, и представить их в виде значка, используйте команду «Специальная вставка», выберите нужный формат и установите флажок «Показать как значок». Обратите внимание, что этот флажок доступен не для всех форматов.
Встраивание и связывание с помощью команды «Объект
Команда «Объект» в меню «Вставить» позволяет внедрить объект, которого нет в буфере обмена. Как показано на рис. 21-5 диалоговое окно Object Insertion включает две вкладки, New (Создать новый) и From File (Создать из файла). Вкладка «Создать» используется для создания объекта с нуля, а затем его развертывания. На вкладке «Файл» можно встроить или связать содержимое с существующим файлом.
Рис. 21.5. Используя команду «Объект» в меню «Вставка», вы можете создавать встраиваемые объекты, а также связывать или встраивать различные файлы
Список на вкладке «Создать» содержит знакомые типы объектов, такие как Bitmap и Microsoft Word Document, а также имена серверов OLE (приложений, поддерживающих интерфейс OLE), установленных в вашей системе. После выбора типа объекта и нажатия кнопки «ОК» Excel запускает программу, связанную с этим типом документа. Если программа поддерживает редактирование на месте, меню (кроме меню «Файл») и панели инструментов Excel заменяются их эквивалентами
приложение, позволяющее создавать объекты прямо в электронной таблице. Программа, не поддерживающая редактирование, открывается в отдельном окне. После создания объекта вы можете вставить его в электронную таблицу с помощью команды из меню File этой программы.
Допустим, вы хотите вставить звуковую заметку в документ Excel. Это можно сделать разными способами, но мы сделаем так:
1. В меню «Вставка» выберите «Объект.
2. На вкладке «Создать» выберите «Звук волны» и нажмите «ОК». Excel запустит аудиорекордер или любую другую программу, связанную с типом объекта «Аудиорекордер.
3. Произнесите ноту в диктофоне.
4. В меню «Файл» этой программы выберите «Выход» и вернитесь к команде «Книга», если Kpiga1 — это ваша открытая книга в Excel.
Имена серверов OLE на вкладке «Создать» представляют приложения, единственной целью которых является создание встроенных объектов. Например, если вы выберете Calendar Control 11 (Calendar Control 11.0), Excel отобразит календарь на листе. При выборе Microsoft Equation 3.0 открывается программа Microsoft Equation Editor, которая позволяет создавать и встраивать математические, химические или другие технические выражения в электронную таблицу Excel в качестве объекта. Как показано на рис. 21.6 Редактор формул поддерживает редактирование на месте. Программа заменяет меню Excel и отображает собственную панель инструментов для работы со специальными символьными палитрами.
Рис. 21.6. Команда «Вставить объект меню» предоставляет вам функциональные возможности редактора формул и других серверов OLE
На вкладке «Из файла» диалогового окна «Вставить объект» вы можете ввести имя файла или нажать кнопку «Обзор», чтобы найти нужный файл. Нажмите OK, чтобы встроить файл. Чтобы создать ссылку на файл, установите флажок Ссылка на файл. Если вы хотите отобразить встроенный или связанный объект в виде значка, установите флажок «Показать как значок).
На вкладке «Файл» можно встроить или связать любой файл с документом Excel. Если вы внедрите файл, тип которого не указан на вкладке «Создать», встроенная формула будет содержать ссылку на приложение Object Packer (Windows Packager), как показано на рис. 1. 21.7. Это приложение (packager.exe) оборачивает внедренный файл в специальную «обертку». Когда вы дважды щелкаете внедренный объект, упаковщик открывает файл и выполняет то же действие, что и двойной щелчок ярлыка файла в окне проводника. Если файл связан с приложением, он будет открыт в контексте этого приложения. В противном случае появится диалоговое окно «Выполнить с», в котором вы можете выбрать инструмент для открытия файла.
Рис. 21.7. Любой тип файла может быть присоединен к листу Excel. Если файл не связан с приложением OLE, Windows создаст объект Box
Встраивание исполняемых файлов в документ
Используя команду «Объект» из меню «Вставка», вы можете разместить на электронной таблице значок, который запустит другую программу. Для этого достаточно указать исполняемый файл программы на вкладке «Из файла». Обратите внимание, что весь исполняемый файл вставляется, и если вы вставите такую программу, как PowerPoint, вы получите документ Excel размером более мегабайта.
Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / Додж М., Стинсон К. - СПб: Питер, 2005. - 1088 с.: ил.
