Как быстро посчитать итоги в таблице Excel

При ведении большинства таблиц в Excel через некоторое время приходится вычислять сумму отдельных столбцов или всего рабочего документа. Но если делать это вручную, то процесс может занять несколько часов и легко наделать ошибок. Чтобы получить максимально точный результат и сэкономить время, вы можете автоматизировать свои действия с помощью встроенных инструментов программы.

Способы подсчета итогов в рабочей таблице

Существует несколько проверенных способов подсчета итогов для отдельных столбцов в таблице или сразу для нескольких столбцов. Самый простой способ — выбрать значения мышкой. Достаточно выделить числовые значения столбца мышкой. После этого внизу программы под строкой выбора листа можно увидеть сумму чисел из выделенных ячеек.

Если вам нужно не только увидеть конечную сумму чисел, но и добавить результат в электронную таблицу, вам нужно использовать функцию автосуммирования:

1. Выберите диапазон ячеек, общая сумма которых должна быть получена.
2. На вкладке «Главная» с правой стороны находим значок автосуммирования, нажимаем его.

1. После выполнения этой операции результат отобразится в ячейке ниже выбранного диапазона.

Еще одной полезной функцией AutoSum является возможность получения результатов по нескольким соседним столбцам данных. Два варианта оценки:

1. Выделите все ячейки под столбцами, сумму которых хотите получить. Щелкните значок автосуммирования. Результаты должны появиться в выделенных ячейках.
2. Отметьте все столбцы, из которых вы хотите рассчитать итог, вместе с пустыми ячейками под ними. Щелкните значок автосуммирования. Результат отобразится в свободных ячейках.

Важно! Единственным недостатком функции AutoSum является то, что ее нельзя использовать для вычисления суммы отдельных ячеек или столбцов, находящихся далеко друг от друга.

Чтобы вычислить результаты для отдельных ячеек или столбцов, используйте функцию «СУММ». Подход:

1. Отметьте, нажав ЛКМ ячейку, в которой вы хотите отобразить результат вычисления.
2. Щелкните значок добавления функции.

1. Это должно открыть окно настройки «Мастер функций». Из открывшегося списка выберите нужную функцию «СУММ”.
2. Для выхода из окна «Мастер функций» нажмите кнопку «ОК”.

Далее вам нужно настроить аргументы функции. Для этого в свободное поле нужно ввести координаты ячеек, сумму, которую вы хотите рассчитать. Чтобы не вводить данные вручную, можно воспользоваться кнопкой справа от свободного поля. Под первым пустым полем находится еще одна пустая строка. Он предназначен для выполнения расчета для второго массива данных. Если вам нужна информация только для одного диапазона ячеек, вы можете оставить это поле пустым. Для завершения процедуры нажмите на кнопку «ОК”.

Как посчитать промежуточные итоги

Одной из частых ситуаций, с которой сталкиваются люди, активно работающие с таблицами Excel, является необходимость подсчета промежуточных итогов в одной таблице. Как и в случае с общей суммой, это можно сделать вручную. Однако программа позволяет автоматизировать свои действия, быстро получить желаемый результат. Существует несколько требований, которым должна соответствовать таблица для расчета промежуточных итогов:

1. Когда вы создаете заголовок столбца, вы не можете вставить в него несколько строк. При этом заголовок должен располагаться на первой строке таблицы.
2. Невозможно получить промежуточные итоги в столбцах, содержащих пустые ячейки. Даже если во всей таблице есть одна пустая ячейка, расчет производиться не будет.
3. Рабочий документ должен иметь стандартную область без форматирования.

Фактический процесс расчета промежуточных итогов состоит из нескольких этапов:

1. В первую очередь нужно распределить данные в первом столбце так, чтобы они распределялись по однотипным группам.
2. Щелкните левой кнопкой мыши, чтобы выбрать любую произвольную ячейку в электронной таблице.
3. Перейдите на вкладку «Данные» на главной странице инструментов.
4. В разделе «Структура» нажмите на функцию «Промежуточные итоги”.
5. После выполнения этих действий на экране появляется окно, где необходимо прописать параметры для дальнейшего расчета.

В параметре «Операция» необходимо выбрать раздел «Сумма» (возможен выбор других математических операций). В следующем параметре укажите столбцы, для которых должны быть рассчитаны промежуточные итоги. Для сохранения указанных параметров нажмите кнопку «ОК». После выполнения действий, описанных выше, между каждой группой ячеек появится промежуточная, где будет указан результат, полученный после расчета.

Важно! Еще один способ получить промежуточные итоги — через отдельную функцию «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГОВ». Эта функция объединяет несколько алгоритмов расчета, которые необходимо ввести в выбранную ячейку через панель функций.

Как удалить промежуточные итоги

Необходимость существования промежуточных результатов со временем полностью отпадает. Для того чтобы дополнительные значения не отвлекали человека во время работы, таблица обрела свою первоначальную целостность, необходимо удалить результаты расчета с дополнительными строками. Для этого нужно выполнить несколько действий:

1. Перейдите на вкладку «Данные» на главной странице инструментов. Нажмите на функцию «Промежуточный итог”.
2. В появившемся окне отметьте пункт «Размер», нажмите кнопку «Удалить все”.
3. После этого все добавленные данные вместе с несколькими ячейками будут удалены.

Заключение

Выбор способа получения результатов таблицы Excel напрямую зависит от того, где находятся данные, необходимые для расчета, нужно ли результаты заносить в таблицу. Ответив на эти вопросы, вы сможете выбрать наиболее подходящий способ из описанных выше, повторив процедуру согласно подробной инструкции.