Для многих пользователей Интернета, работающих с документами, ежедневные задачи – это действия с таблицами в популярном редакторе Excel Online. В таблицах они анализируют финансовые данные, организуют каталоги и одновременно записывают числовые и текстовые матрицы. При этом часто возникает потребность в совместном редактировании табличных данных, это может быть и штатная задача создания документа, и проверка уже созданных таблиц. Как создать общий доступ к таблице Excel Online, какие способы для этого предусмотрены — подробно расскажем в этой статье.
Кто из пользователей может совместно с вами редактировать таблицу Excel - Online:
В мощном и многофункциональном редакторе таблиц предусмотрена возможность присвоения пользователям определенных статусов, которые указывают права при совместном редактировании таблиц. Всего таких статусов три:
- «Чтец»: может ознакомиться с таблицей — открыть и прочитать;
- «Комментатор»: может видеть и оставлять комментарии к документу, прав на изменение содержимого таблицы у него нет;
- «Редактор»: имеет неограниченный доступ к таблице, может оставлять комментарии и изменять содержимое.
Для адресата, которому вы разрешаете открывать созданную вами таблицу, необходимо указать один из перечисленных статусов, чтобы обозначить область доступа к информации.
Как для таблицыExcel - Online создать общий доступ: способы и последовательность действий
Есть несколько способов разрешить открытие и ознакомление с созданной вами таблицей. Чтобы правильно выполнить необходимые операции, выполните действия, указанные в инструкции.
Через ссылку на созданную таблицу Excel - Online
Когда вы создаете веб-ссылку, ее могут использовать сотрудники вашей компании, которым вы отправляете URL-адрес электронной таблицы.
- Определите таблицу, которая требует сотрудничества, и откройте ее;
- в правом верхнем углу экрана нажмите на зеленую кнопку «Доступ к настройкам»;
- В открывшейся системной форме дайте таблице новое имя или нажмите на команду «Пропустить»;
- После перехода на страницу с окном настроек выберите нижнюю часть для дальнейших действий и нажмите на команду «Разрешить всем, у кого есть ссылка»;
- В форме «Копировать ссылку» введите один из трех статусов, обозначающих разрешения на работу с таблицей;
- Нажмите на команду «Копировать ссылку», а затем — «Готово»;
- Теперь вы можете отправить ссылку на таблицу на адрес любой электронной почты, и адресат, перейдя по ней, сможет работать с документом.
Если вы не укажете функцию доступности «Для всех, у кого есть ссылка», вы можете просто нажать кнопку «Копировать ссылку». Если отправить такую ссылку по электронной почте, доступ будет предоставлен ограниченному кругу добавленных подписчиков.
Через предоставленный доступ к документу Excel - Online
Таким образом, доступ будут иметь только те сотрудники, которые были добавлены вами в список для совместной работы.
- После нажатия кнопки «Доступ к настройкам» перейдите в верхнюю часть окна настроек «Предоставить доступ пользователям и группам»;
- Поместите указатель мыши в поле «Добавить пользователей или группы», выберите из расширенного списка адресов электронной почты тех, кому поручаете совместную работу;
- По умолчанию система отправит адресату уведомление о том, что у него есть доступ к документу, также можно отправить текстовое пояснение;
- Рядом с приемником введите статус - список разрешенных операций с таблицей;
- Завершите настройку командой «Отправить».
С помощью значка «Настройки» (значок шестеренки) вы можете расширить права на отдельные статусы, поставив галочку напротив нужных функций:
- «Редактору» может быть дополнительно предоставлено право изменять доступ и устанавливать свойства;
- «Читатель» и «Комментатор» также могут скачать, распечатать или скопировать таблицу.
Все эти операции также доступны, если активировать главное меню, открыв раздел «Файл» и пройдя по строчкам «Открыть доступ», а затем — «Открыть доступ».
