Microsoft Excel — широко распространенный и удобный инструмент для работы с электронными таблицами.
Широкий функционал делает эту программу второй по популярности после MS Word среди всех офисных программ.
Его используют экономисты, бухгалтеры, исследователи, студенты и представители других профессий, которым необходимо обрабатывать математические данные.
Одной из самых удобных функций этой программы является фильтрация данных. Рассмотрим, как настроить и использовать фильтры MS Excel.
Где в Excel фильтры — их виды
Найти фильтры в этой программе легко — нужно открыть главное меню или просто зажать клавиши Ctrl+Shift+L.
Как установить фильтр в Excel
Основные функции фильтрации в Excel:
- фильтр по цвету: позволяет сортировать данные по шрифту или цвету заливки,
- текстовые фильтры в excel: позволяет задавать определенные условия для строк, например: меньше, больше, равно, не равно и другие, а также задавать логические условия - и, или,
- числовые фильтры: сортировка по числовым условиям, таким как ниже среднего, топ-10 и другие,
- ручной: выбор может быть сделан в соответствии с выбранными вами критериями.
Они просты в использовании. Необходимо выбрать таблицу и выбрать в меню раздел с фильтрами, а затем уточнить, по какому критерию будут отсеиваться данные.
Как использовать расширенный фильтр в Excel — как его настроить
У стандартного фильтра есть существенный недостаток — чтобы вспомнить, какие критерии отбора использовались, нужно открыть меню. И еще больше причиняет неудобства, когда задано более одного критерия. С этой точки зрения удобнее расширенный фильтр, который отображается в виде отдельной таблицы данных.
ВИДЕО-ИНСТРУКЦИЯ
Введите заказ:
- Создайте таблицу с данными для дальнейшей работы с ней. Он не должен содержать пустых строк.
- Создайте таблицу с условиями выбора.
- Запустите расширенный фильтр.
Давайте рассмотрим пример настройки.
У нас есть таблица со столбцами Product, Quantity и Price.
Например, вам нужно отсортировать строки, названия товаров которых начинаются со слова «Гвозди». Несколько строк подпадают под это условие.
Таблица условий будет размещена в ячейках A1:A2. Важно ввести название столбца, где будет происходить выбор (ячейка А1) и собственно слово для выбора - Гвозди (ячейка А2).
Удобнее всего разместить его над данными или на странице. Под ним тоже не запрещено, но не всегда практично, так как время от времени может возникнуть необходимость в добавлении дополнительных строк. Сделайте отступ хотя бы на одну пустую строку между двумя таблицами.
Читайте также: Ферритовый фильтр — для чего он нужен
Тогда вам нужно:
- выделить одну из ячеек
- открыть "Расширенный фильтр" по пути: Данные - Сортировка и фильтрация - Расширенный,
- проверьте, что указано в поле "Исходный диапазон" - туда должна идти вся таблица информации,
- в «Диапазон отношения» необходимо ввести значения ячеек с условием выбора, в данном примере это диапазон А1:А2.
Кроме того, данные, полученные в результате сортировки, удобно хранить в отдельной таблице; для этого достаточно в настройках выбрать «Копировать результат в другое место».
После нажатия кнопки «ОК» будет выбрана необходимая информация, а в таблице появятся только строчки с нужным словом, в нашем случае это «Гвозди». Остальные номера строк становятся синими. Чтобы отменить указанный фильтр, просто нажмите клавиши CTRL+SHIFT+L.
Также легко фильтровать строки, содержащие точное слово «Гвозди» без учета регистра. В области B1:B2 разместим столбец с новым критерием отбора, при этом не забудьте ввести заголовок столбца, в котором будет проводиться скрининг. В ячейку B2 необходимо ввести следующую формулу = «=Гвозди».
Далее вам нужно:
- выделить одну из ячеек таблицы,
- открыть «Расширенный фильтр»,
- проверьте, что вся таблица данных включена в «Исходный диапазон,
- в разделе «Область отношений» указано B1:B2.
После нажатия «ОК» данные будут отфильтрованы.
Это самые простые примеры работы с фильтрами в Excel. В расширенной версии удобно задавать другие условия отбора, например, отсев параметром "ИЛИ", отсев параметром "Спайкер" и значением в столбце "Число" > 40.
Как сделать фильтр в Excel по столбцам
Информацию в таблице можно фильтровать по столбцам - одному или нескольким. Рассмотрим на примере таблицы со столбцами «Город», «Месяц» и «Продажи».
Пример 1
Если вам нужно отфильтровать данные по столбцу с названиями городов в алфавитном порядке, вам нужно выбрать одну из ячеек в этом столбце, открыть «Сортировка» и «Фильтр» и выбрать опцию «Y». В результате информация будет отображаться с учетом первой буквы названия города.
Чтобы получить информацию об обратном принципе, нужно использовать параметр «Я».
Читайте также: Как установить фильтр в Интернете для детей
Пример 2
Необходимо отфильтровать информацию по месяцам, а также город с большим объемом продаж должен быть выше в таблице, чем город с меньшим объемом продаж. Чтобы решить проблему, вам нужно выбрать опцию «Сортировка» в «Сортировка и фильтрация». В появившемся окне с настройками укажите «Сортировать по» — «Месяц».
Далее вам нужно добавить второй уровень сортировки. Для этого выберите в «Сортировке» - «Добавить уровень» и укажите столбец «Продажи». В графе настроек «Порядок» выберите «По убыванию». После нажатия «ОК» данные будут выбраны по заданным параметрам.
ВИДЕО-ИНСТРУКЦИЯ
Почему могут не работать фильтры в Excel
При работе с таким инструментом, как фильтры, у пользователей часто возникают трудности. Обычно они связаны с нарушениями правил использования тех или иных настроек.
Проблема с фильтром по дате одна из самых популярных. Происходит после выгрузки данных из учетной системы в виде матрицы. Когда вы пытаетесь отфильтровать строки по столбцу, содержащему даты, выпадение происходит не по дате, а по тексту.
Решение проблемы:
- выберите столбец дат,
- откройте вкладку Excel в главном меню,
- выберите кнопку «Ячейки», в выпадающем списке выберите опцию «Преобразовать текст в дату».
К частым ошибкам пользователей при работе с данной программой следует также отнести:
- отсутствие заголовков для столбцов (без них не будет работать фильтрация, сортировка и ряд других важных параметров),
- наличие пустых строк и столбцов в таблице с данными (это сбивает с толку систему сортировки, Excel воспринимает информацию как две разные независимые таблицы),
- размещение нескольких таблиц на одной странице (удобнее размещать каждую таблицу на отдельном листе),
- размещение в нескольких столбцах данных одного типа,
- размещение данных на нескольких листах, например, по месяцам или годам (объем работы можно сразу умножить на количество листов информации).
И еще одна критичная ошибка, не позволяющая в полной мере использовать функции Excel, — это использование нелицензионного продукта.
Нельзя гарантировать правильную работу, и ошибки будут появляться все время. Если вы собираетесь использовать этот инструмент математической обработки информации постоянно, приобретите полную версию программы.
