Технически одновременное редактирование одного и того же файла несколькими пользователями существовало в Excel с 1997 года. Нужно было поместить книгу в общую сетевую папку, затем в меню или на вкладке Рецензирование - Поделиться рабочей книгой, и в открывшемся окне поставить один флажок:
В действительности, этой функцией почти никто не пользовался, потому что она была реализована откровенно плохо:
- После 3 или 4 одновременных подключений к файлу Excel падает, разбивается, теряет связь с исходным файлом (и всей вашей работой за последние N минут) и т.д.
- Когда разные пользователи одновременно изменяли одни и те же ячейки, должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но в действительности это не всегда происходило.
- Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. даже близко не было редактирования в реальном времени.
- В таком режиме совместного редактирования многие ценные функции и инструменты Excel стали недоступны. Например, вы не можете использовать фильтры или сортировку, строить электронную таблицу или диаграмму, раскрашивать ячейки с помощью условного форматирования и т.д.
В целом, кое-что в Excel было больше "для показухи" и не имело реального применения.
Принцип работы
Функция автосохранения выполняет сохранение в фоновом режиме. При работе с книгами эта функция сохраняет копию файла в указанном месте (или заданном автоматически), которую можно восстановить позже. Этот параметр полезен в следующих случаях:
- повреждение рабочей книги Excel;
- неожиданное прерывание электропитания>;
- синие экраны смерти в системе.
Он может не сохранить абсолютно все изменения, но большинство из них можно сохранить. При открытии после неожиданного завершения работы редактор предложит открыть последнюю версию документа, созданную автоматически. Актуальность и количество изменений в этом файле связаны с временным диапазоном, установленным между автоматическими сохранениями. Поэтому при правильной настройке потери будут минимальными.
Способы восстановления документов в Excel 2003 и 2007
Microsoft подстраховывает пользователей Word и Excel повторяющимися предупреждениями типа "Вы уверены, что хотите закрыть несохраненный документ?". Их трудно игнорировать, но случается всякое: отсутствие питания, невозможность зарядить ноутбук и т.д. Для таких случаев предусмотрено автосохранение.
Этот процесс включает в себя следующие действия:
- Программа будет автоматически создавать копию файла через регулярные промежутки времени во время работы;
- последняя из копий будет автоматически сохранена, если компьютер внезапно выключится.
Обычный интервал сохранения составляет 10 минут. Вы можете регулировать время. Например, пусть программа делает копию каждую минуту или две. Таким образом можно проверить работу функции в версии программы 2003 года:
Восстановление документов в Excel 2003 и 2007
- Найдите Инструменты в верхней строке вкладок. Перейдите в раздел "Параметры" и в выпадающем меню выберите "Сохранить".
- В появившемся окне найдите опцию "Сохранить данные для автовосстановления". Рядом с ним должно появиться окно подтверждения.
- Также должен быть указан адрес, по которому программа отправляет копии.
- В папке должен быть файл с именем: ~ имя вашего документа.xar.
- Если имеется несколько файлов с одинаковым именем, выберите последний по дате создания.
- Чтобы открыть файл, измените расширение .xar на .xls.
Внимание! Сохраненная копия документа Excel 2003 является скрытым файлом. Если вы ничего не найдете в указанной папке, вам придется открыть защищенные системные файлы. Это можно сделать в программе Мой компьютер: Инструменты - Свойства папки - Вид.
Метод для Excel 2007:
- перейдите в меню документа;
- нажмите на круглую кнопку в левом верхнем углу;
- Выберите Параметры Excel. Там вы увидите соответствующие опции. Другие параметры, местоположение сохраненных файлов или их формат лучше оставить без изменений.
Подсказка. Частое автосохранение может вызвать задержку на медленных компьютерах. В этом случае вам, возможно, придется выбрать наиболее удобного, имеющего определенный опыт.
Если в вашей программе настроено автосохранение, при следующем запуске Excel предложит вам список файлов, которые вы хотите восстановить, с указанием дат и времени записей. Вы можете выбрать последнее. В этом случае появится шанс восстановить больше данных. Если он не содержит нужной вам информации, вы не сможете ее восстановить.
Место хранения временных файлов Microsoft Excel
Смотрите также должны знать другие файлы в (нужно добавить в что? Мы
который вы указалиЕсли Excel имеет
какая из открытых папок не является дополнением, ловящим событияЗаранее спасибо!: C:UsersAppDataRoamingMicrosoftExcel щелкнитеНесохраненный файл версия открывается 5 или 10.Автосохранение каждые x минСохранение выбирает соответствующий заголовок сохранения для книг Excel.
Расположение временных файлов
указаны в списке для подписчиков Office, просто выберите тот, который указан выше.
- Если вы хотите автосохранения, то указанный
- резервное копирование файлов, и
нужный. Только одна другая книга).ГостьСветлана ПичугинаСохранить как в только Так вы потеряете
Размещение файлов автосохранения
Что такое автосохранение? Вы можете 365.Во время автосохранения адресной строки данногоЛекция: программа сохраняет циклически, чего нет. Легче предыдущего. Как правило, нет: он только что прибыл: Спасибо!(Сохранить как) на введенной вами информации только для чтенияВ Outlook откройте вкладку параметровОчень неприятно, когда из-за.
- Редко включается окно автосохранения для поиска файлов. Вы можете установить автосохранение во временные файлы - в
- Пользователь открывает папку, сложную, но время подумать. ее в верхнем или измененном zaminFile "Сохранить файлы в следующем отключении питания, в требуемом. содержимое и будет
Excel в указанную директорию. файл. видит в имени
сейчас
1. в Excel: Самый важный стабВ диалоговом окне, часть окна показана 5 или 10, выберите так часто, как формат" компьютер сбоит или поисковая системаПодробнее: опции Автосохранение? быть адрес каталогаНемного сложнее обстоит дело в случае непредсказуемогоКіпԁ_whale файла дата и № Кроме того, можно создать простой что Windows скрывает сообщениеСохранитьДокумент.
минут. вы должны сохранить свои параметры. По умолчанию это очередной сбой, данные, под /users/user_name/Library/supportНовые версии местоположение несохраненных книг. с книгами, обстоятельствами или сбоями: Оказалось, что нужно реализовать время последнего сохранения.
Совместное редактирование в Excel 2016
С последними обновлениями в Excel 2016 эта картина изменилась. Теперь нужно сохранить файл в облачном хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей к совместной работе с помощью кнопки Share в правом верхнем углу окна:
Вы можете выбрать нужных людей непосредственно из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав соответствующую команду в правом нижнем углу:
Вы можете выбирать между полным редактированием и режимом только для чтения. Полученную ссылку можно немедленно скопировать в буфер обмена и отправить коллеге для совместной работы:
По этой ссылке другие пользователи могут получить доступ к общему документу и редактировать его одновременно с вами. Вы можете видеть в реальном времени (задержка 1-2 секунды в зависимости от ощущения), кто и где сейчас работает над рабочим листом - активные ячейки других пользователей визуально обозначаются цветом и всплывающими подсказками:
Вы также можете увидеть всех участников редактирования на иконках в правом верхнем углу окна:
Хорошо то, что в этом режиме совместного редактирования нет особых ограничений на использование инструментов Excel. Вы можете смело строить электронные таблицы, графики, фильтровать или сортировать данные и т.д. Единственное условие - файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не в старом xls), и в книге не должна быть включена защита листов или ячеек.
В целом, она намного лучше, чем старые версии.
Переход в настройки
Давайте узнаем, как получить доступ к настройкам автосохранения.
- Откроется окно Настройки Excel. Нажмите кнопку "Сохранить" в левой части окна. Здесь вы найдете все необходимые настройки.
Как настроить автосохранение в Excel?
Чтобы установить автосохранение в Excel 2007, щелкните Office - Параметры Excel - Сохранить - откроется окно автосохранения.
В Excel 2010 автосохранение можно изменить с помощью: файл - Параметры Excel - Сохранить - откроется окно параметров автосохранения.
Время автосохранения
Первая настройка - включить автосохранение и сэкономить время.
Минимальное время - одна минута. Файл будет сохранен навсегда.
Если ваш компьютер слабый, это может замедлить работу программы, поэтому лучше делать автосохранение реже или отключить его совсем; на современных компьютерах автосохранение незаметно.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:
- Что делать, если автосохранение в Excel не работает?
- Перейдите к настройкам сохранения (Файл - Параметры Excel - Сохранение) и установите соответствующий флажок (см. выше).
Управление версиями
Вы можете удалить устаревшие версии в каталоге. В противном случае под контролем версий можно понимать варианты автоматического восстановления, особенно если их несколько. Вы можете выбрать, какую версию вы хотите удалить и открыть. Это делается следующим образом:
- При запуске программы выберите "Показать восстановленные файлы".
- Теперь посмотрите на список восстановленных книг.
- Здесь вы можете выбрать:
- "Открыть" для нормального открытия;
- "Сохранить как...", чтобы создать новую копию, включающую изменения;
- "Удалить", чтобы удалить документ;
- "Показать восстановленные элементы", чтобы увидеть, какие изменения были сохранены в текущей версии документа. Это полезно, если у вас их несколько.
Размещение несохраненных книг
Несколько сложнее обстоит дело с книгами, не настроенными на автоматическое сохранение. Адрес, где хранятся такие файлы, через интерфейс Excel можно узнать, только выполнив имитацию процедуры восстановления. Они находятся не в отдельной папке Excel, как в предыдущем случае, а в общем месте для хранения несохраненных файлов всех продуктов Microsoft Office. Несохраненные книги будут расположены в каталоге под следующим шаблоном:
C:UsersnameAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles
Вместо 'User_name', как в предыдущем случае, подставьте имя учетной записи. Но, если мы не утруждали себя поиском имени учетной записи, потому что могли получить полный адрес каталога, то в данном случае знать его будет, конечно, полезно.
Определить имя учетной записи довольно просто. Для этого нажмите кнопку Пуск в левом нижнем углу экрана. В верхней части появившейся панели находится список вашей учетной записи.
Просто замените его на имя "username" в шаблоне.
Полученный адрес можно, например, вставить в Проводник для перехода к нужному каталогу.
Если вам нужно открыть место хранения несохраненных книг, созданных на этом компьютере под другой учетной записью пользователя, вы можете узнать список имен пользователей, следуя приведенным ниже инструкциям.
- В появившемся окне перейдите в раздел "Добавление или удаление учетных записей пользователей".
- В новом окне не требуется никаких дальнейших действий. Вы можете посмотреть, какие имена пользователей доступны на вашем компьютере, и выбрать подходящее, чтобы использовать его для перемещения в каталог для хранения несохраненных рабочих книг Excel, заменив "имя_пользователя" в шаблоне адреса.
Как упоминалось выше, вы также можете узнать, где хранятся несохраненные книги, запустив процедуру имитации восстановления.
- Откроется окно восстановления. И он открывается в каталоге, где находятся несохраненные файлы книг. Просто выберите адресную строку окна. Его содержимым будет адрес каталога несохраненных книг.
Затем мы можем использовать это же окно для выполнения процедуры восстановления или использовать информацию об адресе для других целей. Обратите внимание, однако, что эта опция подходит только для поиска адреса местонахождения несохраненных книг, которые были созданы под учетной записью, под которой вы сейчас работаете. Если вам нужно найти адрес под другой учетной записью, воспользуйтесь методом, описанным ранее.
Как видите, точный адрес расположения временных файлов Excel можно узнать через интерфейс программы. Для автосохраненных файлов это делается через опции программы, а для несохраненных книг - через имитацию восстановления. Если вы хотите узнать расположение временных файлов, которые были созданы под учетной записью другого пользователя, вам придется выяснить и указать имя конкретного пользователя.
Механизм восстановления данных
Стоит отметить, что восстановление данных возможно только в том случае, если в настройках программы включена функция автосохранения. В противном случае, к сожалению, вы не сможете восстановить данные, так как они будут храниться только в оперативной памяти.
Автосохранение в Excel должно быть включено по умолчанию, но стоит проверить, что это так, чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем.
- Запустите меню Файл и выберите пункт Параметры.
- Перейдите в раздел "Сохранить":
- В правой части окна установите флажок "Автосохранение". По умолчанию периодичность сохранения установлена на каждые 10 минут. Мы можем изменить это значение по своему усмотрению.
- Также проверьте, что опция "Сохранить... при закрытии без сохранения" установлен флажок.
- После завершения нажмите OK.
Отключить авто сохранение
В том же разделе параметров можно полностью отключить автосохранение.
Необходимо либо установить интервал равным максимально допустимому значению (120 минут, что при работе с документом длительностью 15-20 минут практически равносильно отключению опции), либо снять флажок. Снятие этого флажка приведет к недействительности любых резервных копий и может привести к непоправимому ущербу или потере.
Обратите внимание, что строка "сохранить последнюю версию при закрытии" отвечает за создание копий документа, если пользователь решит не сохранять их. Не рекомендуется удалять его, хотя это может сэкономить место на жестком диске (на самом деле это приведет к необратимому удалению при выключении компьютера).
Как включить автосохранение в Excel
Чтобы сделать Excel автосохранением через заданное время, сделайте следующее:
- На вкладке "Сохранение книг" установите флажок "Автосохранение". И укажите интервал периодичности для автоматического сохранения документов.
- Также важно отметить опцию "Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии".
- Можно задать путь к нужной папке, в которую будут сохраняться документы после автосохранения.
- После внесения всех изменений подтвердите их, нажав кнопку "OK".
Внимание. Обратите внимание, что в этой части настроек вы можете изменить папку по умолчанию, которая предлагается для сохранения новых документов - "Расположение файла по умолчанию". Это означает, что вместо папки "Мои документы" вы можете указать любую другую часто используемую папку по вашему выбору.
Таким образом, если вы забудете сохранить изменения в документе и ваш компьютер сломается (по любой причине), будут потеряны только данные, которые вы ввели за последние 10 минут (с настройками по умолчанию). Поэтому лучше уменьшить значение этого параметра в настройках как минимум на 5 минут.
Как открыть автосохраненные файлы?
Как правило, если программа работает правильно, нет необходимости искать автосохранения. Просто перезапустите программу после ее аварийного закрытия, и все существующие файлы автосохранения будут отображены на специальной панели "Восстановить документ".
На скриншоте показан список одного документа, но их может быть несколько. Какой файл вам следует открыть? Посмотрите, когда был создан документ, и откройте более поздний. Если это не тот файл, посмотрите другие файлы в списке - для этого просто щелкните по имени файла.
Если сохранение происходит нечасто, даже самый последний документ может не содержать всех последних изменений в файле, и в этом случае вам придется заново выполнять последнюю работу.
Когда вы закончите работу с сохраненными файлами, Excel спросит вас, хотите ли вы сохранить их дольше или нет. Если они вам больше не нужны, нажмите "Не сохранять", если они вам нужны или вы сомневаетесь, то сохраните их в рабочей папке как копию документа.
Прочие параметры
Возможность автоматического сохранения рабочих книг Excel включает несколько дополнительных функций, которые также заслуживают внимания.
Давайте разберем их более подробно с помощью цифр, показанных на скриншоте выше:
- Здесь хранятся определенные резервные копии. Именно отсюда извлекаются автоматические копии файла, когда в результате нештатного отключения возникает необходимость восстановить документ.
- Изменяет внешний вид таблицы восстановления, делая ее "с элементами предварительного просмотра" или "классической". Это облегчает понимание того, какая версия необходима.
- Не имеет отношения к "автосохранению". Является компонентом для нормального. Выбор при сохранении места хранения на компьютере, а не в облаке.
- Дублирует предыдущий вариант, фокусируясь на сохранении данных непосредственно на компьютере. Пропускает этап выбора носителя для сохранения.
- Указывает, куда в первую очередь направляется Explorer при сохранении на компьютере. Используется, когда рабочий каталог отличается от стандартного каталога "Документы".
- Предотвращает автоматическое восстановление выбранной (активной) книги. Резервные копии создаются в любом случае и могут быть найдены по указанному пути.
Все способы вычисления процентов в Microsoft Excel - формулы и примеры применения
Изменение других настроек
Ряд других параметров можно изменить в разделе "Настройки", хотя не рекомендуется изменять их без необходимости. Прежде всего, можно определить формат, в котором файлы будут сохраняться по умолчанию. Это делается путем выбора соответствующего имени формата в поле "Сохранить файлы в следующем формате". По умолчанию это Book Excel (xlsx), но можно изменить это расширение на следующее:
- Книга Excel 1993 - 2003 (xlsx);
- Рабочая книга Excel с поддержкой макросов;
- Шаблон Excel;
- Веб-страница (html);
- Обычный текст (txt);
- CSV и многие другие.
В поле "Каталог данных для автосохранения" вводится путь, по которому сохраняются файлы автосохранения. При желании вы можете изменить этот путь вручную.
В поле "Расположение файла по умолчанию" вводится путь к каталогу, в котором программа предлагает хранить исходные файлы. Это папка, которая открывается при нажатии кнопки "Сохранить".
восстановление данных после сбоя
Если произошел сбой системы, например, внезапное отключение питания, из-за которого вы не можете сохранить документ, выполните следующие действия:
- Сначала необходимо восстановить компьютер до полностью рабочего состояния, перезапустить Excel и открыть документ, над которым вы работали.
- В окне программы с левой стороны вы увидите раздел, с помощью которого можно восстановить документ. Просто нажмите на соответствующую версию книги (если их несколько).
Примечание: Если вы работаете на ноутбуке, скорее всего, при выключении и перезагрузке система автоматически откроет все окна запущенных программ, включая Excel с уже восстановленным документом (при определенных настройках питания ноутбука).
- Это вернет несохраненные данные (с учетом интервалов автосохранения). После этого сохраните документ. Для этого нужно щелкнуть на значке дискеты в левом верхнем углу окна программы или выбрать "Файл" в меню "Сохранить" или "Сохранить как".
- В правой части окна нажмите кнопку "Обзор" (в некоторых версиях программы этот шаг не требуется, и программа сразу открывает окно сохранения).
- На экране появится окно, в котором можно сохранить документ. Укажите путь, дайте файлу имя, при необходимости измените расширение и нажмите "Сохранить".
- Все готово. Используя описанные выше шаги, мы смогли восстановить данные и сохранить их.
Настройки авто сохранения
Документ автоматически сохраняется в пути по умолчанию с интервалом в 10 минут. Как место хранения, так и интервал сохранения можно изменить в настройках приложения. Поиск кажется сложной задачей, но это только кажется. Все скрыто на вкладке "Настройки".
Расположение настроек
Выше упоминалось, что в разделе "Настройки" следует искать пункт "Автосохранение". Попробуем объяснить расположение конфигурации резервного копирования при работе с ней в редакторе Excel:
- Откройте файл.
- Выберите раздел "Предпочтения".
- Перейдите на вкладку "Сохранить".
- Здесь, в правой части окна, вы найдете необходимые настройки.
Основные настройки
Ключевой настройкой автосохранения является изменение интервала. В зависимости от этого параметра периодически Excel будет игнорировать команды, создавая резервную копию документа. Чем больше документ и чем слабее компьютер, тем больше времени займет эта процедура. В среднем это занимает 5 секунд для довольно обширных формул на 4 листах.
Вы можете изменить эту настройку, указав интервал в поле автосохранения. По умолчанию этот параметр установлен на 10 минут. Если вы собираетесь работать с файлами, целостность которых чрезвычайно важна, лучше изменить этот параметр на 3-5 минут.
Восстановить предыдущую версию файла Excel с помощью функции автоматического восстановления
Автовосстановление и автосохранение - это встроенные функции Excel. И если вы настроили эту функцию, вы можете восстановить сохраненный или несохраненный файл Excel. Помните, что автовосстановление работает только с книгами, которые были сохранены хотя бы один раз.
Шаг 1Убедитесь, что вы настроили Автосохранение и Автосохранение в меню Файл > Параметры > Сохранить.
Шаг 2Чтобы восстановить предыдущую версию файла Excel без сохранения, откройте вкладку "Файл" и перейдите к пункту "Открыть" на левой боковой панели. Вы можете нажать на "Последние рабочие книги", чтобы отобразить все файлы Excel, которые вы недавно открывали.
Шаг 3: Прокрутите вниз и внизу выберите "Восстановить несохраненные книги". После этого предыдущая версия книги откроется в Excel и предложит сохранить ее. Нажмите кнопку "Сохранить как" в желтой панели уведомлений, чтобы сохранить предыдущую книгу на компьютере.
Другие продукты Microsoft Office, такие как Word, PowerPoint и т.д. и т.п., также оснащены этой функцией. Вы можете легко восстановить документ Word, презентации PowerPoint и т.д. и т.п. Таким образом
ручное восстановление несохраненных данных
Иногда при выполнении действий, описанных во втором способе, пользователи могут столкнуться с тем, что папка 'UnsavedFiles' пуста. Идея заключается в том, что папка содержит только документы, которые никогда не были сохранены пользователем.
Но бывают и такие случаи, когда мы оставили документ, который ранее сохранили, но по какой-то причине случайно нажали кнопку "Несохраненные файлы" в этот раз.
Алгоритм восстановления документа в этом случае выглядит следующим образом:
- Перейдите в меню "Файл", а затем в раздел "Параметры".
- В подразделе "Сохранить" скопируйте адрес каталога данных, указанный в опциях автосохранения.
- Откройте Проводник (например, нажав Win+I), вставьте скопированный путь в адресную строку и нажмите Enter. После этого вы окажетесь в папке автосохранения документов Excel. Откройте нужную папку, имя которой содержит фрагменты имени нужного файла.
- Здесь отображается список книг, которые программа сохранила в автосохраненном виде. Откройте последнюю версию файла (мы смотрим на дату сохранения документа).
- Когда файл будет открыт, программа сообщит нам, что это восстановленный несохраненный файл. Нажмите "Восстановить", а затем подтвердите нажатием кнопки OK в появившемся маленьком окне.
- Все готово, мы заменили последнюю сохраненную версию файла на только что открытый документ.
Как восстановить файл Excel, который был сохранен (Отменить изменения)
Когда вы создаете или открываете файл Excel, Office также запускает временный файл, в котором сохраняются все изменения. И прежде чем закрыть файл Excel, временный файл позволяет в любое время отменить, повторить или повторить изменения на рабочем листе. Другими словами, если рабочая книга все еще открыта, вы можете использовать функцию отмены для устранения ошибок и восстановления данных.
Шаг 1: Когда вы обнаружите, что ваш рабочий лист исчез, оставьте книгу открытой и найдите его на самой верхней ленте.
Шаг 2: Нажимайте кнопку Undo со значком стрелки влево, пока файл не вернется к предыдущей версии.
Если вы не можете найти кнопку "Отменить" в верхней части окна, нажмите "Ctrl + Z", чтобы отменить изменения. Это самый простой способ восстановить предыдущую версию Excel, но условием является то, что файл все еще открыт.
Как восстановить несохранённый документ в excel 2010 и 2013
В Excel 2010 и 2013 разработчики ввели параметр Версия, который отвечает за:
- Автосохранение рабочих книг;
- Сохранение закрытых без Сохранение файлов в виде черновиков.
Восстановление документов в Excel 2010 и 2013
Программа создает различные типы версий одного и того же документа. Вы можете найти их все в строке Файл, Подробности. Чтобы восстановить одну из предыдущих версий файла (например, если вы не сохранили текущую версию), вы можете щелкнуть одну из строк в списке.
Примечание: Открытие предыдущей копии не перезаписывает текущую копию. Фактически, вы откроете другой документ. Вы можете выполнить слияние вручную.
Версии рабочей книги Excel сохраняются только до закрытия файла. По истечении этого времени они удаляются. Если ваш компьютер внезапно выключится, вам придется найти проект документа:
- Откройте тот же документ.
- Перейдите в меню Файл и выберите пункт Подробности.
- Найдите кнопку Manage (Управление) в окне Versions (Версии).
Выберите Восстановить несохраненные документы. Вам будет предложено несколько вариантов. Вы можете просматривать и выбирать их. Неиспользованные черновики хранятся в течение 4 дней. Частота автоматического сохранения копий в этих версиях настраивается, как и в старых версиях.
