Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и, благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В этой статье мы разберем, как работает автозаполнение ячеек данными.
Скрыть содержимое- Как работает автозаполнение
- Автоматическое заполнение цифрами
- Использование функции «Заполнить
- Автозаполнение ячеек формулами/функциями
- Другие типы автозаполнения
- Создайте свои собственные списки
- Заключение
Принцип работы автозаполнения
См также: «С какими типами данных работает Excel”Для выполнения автозаполнения в Excel необходимо использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:
- Наведите курсор на правый нижний угол ячейки, из которой мы хотим продублировать информацию.
- Должен появиться черный знак плюса, который является маркером заполнения. Удерживая левую кнопку мыши, тянем вниз/вверх/вправо/влево — в зависимости от нужного нам направления (в нашем случае — вниз).
- Остановившись на ячейке, в которую мы хотим выполнить автозаполнение, отпустите кнопку.
Примечание: заполнение ячеек маркером зависит от того, какие данные есть в источнике. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.
Автоматическое заполнение числами
Одним из наиболее распространенных применений автозаполнения является ввод последовательных чисел. Допустим, нам нужно пронумеровать от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:
- Пишем единицу в верхнюю ячейку будущего списка. Затем, следуя описанному выше принципу, воспользуемся маркером заливки и растянем его вниз на 25 строк.
- В результате получаем число 1 во всех ячейках. После этого нажмите на значок, появившийся справа от заполненной области, и выберите в предложенном списке команду «Заполнить”.
- Всего за несколько кликов мы могли автоматически вводить числа от 1 до 25 в выбранные ячейки, что было необходимо.
Альтернативный способ
Перетаскивая маркер заполнения вниз, удерживая нажатой левую кнопку мыши, также удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Рядом с обычным значком в виде черного плюсика в этом случае должен появиться еще один плюсик меньшего размера — слева и сверху.
После этого номера сразу будут заполняться по порядку, и нет необходимости пользоваться меню опций автозаполнения.
Ввод значений математической прогрессии
С помощью автозаполнения можно быстро создать ряд прогрессий, но только арифметических.
- Печатаем первое числовое значение в первую ячейку будущей строки, а второе число в соседнюю ячейку с учетом шага прогрессии.
- После выделения обеих ячеек используем маркер заполнения, который появляется внизу последней (в нашем случае нижней).
- Все понятно, продолжаем ряд арифметической прогрессии с заданным шагом равным двум.
Примечание: Если мы укажем числа 1 и 2 в первых двух ячейках, то получим другой способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разницей - единица).
Использование функции “Заполнить”
Автозаполнение в Excel можно сделать с помощью специального инструмента заливки. Алгоритм действий следующий:
- Вводим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, нажатием левой кнопки мыши) выделяем диапазон ячеек, к которым мы хотим применить автозаполнение.
- В группе инструментов «Редактирование» на главной вкладке нажмите значок со стрелкой вниз (это функция «Заливка»). Откроется список возможных вариантов, среди них выбираем нужный («вниз» в нашем примере).
- Получаем автоматически заполняемый диапазон ячеек.
Завершает серию прогрессий
Используя функцию «Заполнить», вы можете, среди прочего, продолжить серию прогрессии:
- Как и в алгоритме выше, указываем первое значение в первой ячейке. Затем выберите нужную область, нажмите инструмент «Заливка» и остановитесь на опции «Прогрессия”.
- В появившемся окне задайте параметры прогрессии:
- потому что мы сначала сделали выбор, правильное расположение уже сразу выбрано, но при желании его можно изменить.
- выбрать тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз мы сосредоточимся на геометрии.
- введите нужный шаг.
- заполнить лимит. Не обязательно - если площадь выбрана заранее. В противном случае необходимо ввести конкретный номер.
- в некоторых ситуациях необходимо выбрать единицу измерения.
- когда все параметры введены, нажмите OK.
- Все понятно, мы получили ряд цифр геометрической прогрессии с учетом сделанных настроек.
Автозаполнение ячеек формулами/функциями
Читайте также: "Почему Excel не оценивает формулу: что делать”Еще одно распространенное использование автозаполнения — быстрое копирование формул/функций. При этом учитываются относительные и абсолютные ссылки в исходной ячейке.
Допустим, у нас есть список товаров, их стоимость и продажи в единицах. Необходимо рассчитать общий доход по каждой позиции:
- В первую ячейку получившегося столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице ставим знак "=" (любая формула должна начинаться со знака "равно") и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2.
Подробнее о том, как выполнить это действие, смотрите в нашей публикации — «Как умножать в Excel: числа, ячейки, столбцы, формулы, функции”. - Нажав клавишу Enter на клавиатуре, получаем результат. Теперь осталось только использовать дескриптор заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
- Расчет дохода по каждому продукту понятен.
Выбрав произвольную ячейку из автозаполненного диапазона, мы можем добиться того, чтобы формула копировалась с учетом типа ссылок (в данном случае они относительные).
Другие виды автозаполнения
Функции Excel позволяют выполнять автоматически не только числа, но и другие значения, подходящие для этого. Однако план действий остается прежним.
Даты
- Введите дату в исходную ячейку. Затем перетащите маркер заполнения в выбранном направлении (скажем, вправо).
- Получаем последовательные даты в выбранной области.
- Вместо курсора также можно использовать функцию «Заливка», предварительно выделив ряд элементов в нужном направлении и выбрав его из доступных вариантов.
Примечание: формат ячейки можно настроить по своему усмотрению.
Дни недели/месяцев
Точно так же ячейки автоматически заполняются днями недели или названиями месяцев (на скриншоте).
Произвольные значения
Иногда в определенный диапазон ячеек необходимо ввести однотипные данные с изменением содержащегося в них числового значения в порядке возрастания. Это может быть, например, список адресов.
При перетаскивании значения из исходной ячейки в другую видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и так далее
Создаем собственные списки
Если требуемый вариант автозаполнения недоступен в Excel, вы можете создать его вручную. В этом случае мы руководствуемся следующим планом действий:
- откройте меню «Файл”.
- Выберите «Настройки» из списка слева”.
- В открывшихся опциях перейдите в подраздел «Дополнительно». Листаем содержимое в правой части окна, находим группу «Общие», где нажимаем на кнопку «Изменить списки…”.
- На экране появится окно со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт «НОВЫЙ СПИСОК» (если его нет, проверьте вручную). Для создания своего кликаем в поле «Элементы списка», после чего добавляем нужные значения по порядку, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все будет готово, нажмите «Добавить”.
- Созданный список появится в списке слева. Теперь окно можно закрыть. Мы также заканчиваем параметры программы.
- Пишем в свободную ячейку любое слово из созданного списка, после чего можно использовать маркер заполнения.
Получаем массив ячеек, заполненных расположением значений в нашем списке. Причем делается это циклически, т.е после последнего слова снова начинается первое — и так до последнего элемента в выделенной области.
Заключение
Читайте также: "Форматирование таблицы в Excel: основные операции”Таким образом, благодаря автодополнению процесс ввода однотипных данных в Excel можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для всех пользователей. А это значит, что время, потраченное на изучение этого инструмента, многократно окупится в будущем.
