Верхний и нижний колонтитулы в Excel - это обычный текст, который появляется на всех страницах отчета. Верхний колонтитул печатается на верхнем поле листа, нижний колонтитул (как вы уже догадались) - на нижнем поле. Оба заголовка центрированы по вертикали относительно полей. Если не определено иное, Excel не добавляет автоматически заголовки в новые рабочие книги.
Используйте верхние и нижние колонтитулы для идентификации документа, из которого был создан отчет; кроме того, неплохо указать дату и время печати и номера страниц.
Вы создаете верхние и нижние колонтитулы в режиме макета страницы. Чтобы перейти в этот режим, нажмите кнопку Макет страницы справа от строки состояния или нажмите одноименную кнопку на вкладке Вид.
Когда лист отображается в режиме просмотра макета страницы, поместите указатель мыши в область верхнего поля первой страницы, обозначенную как Верхний колонтитул, или в область нижнего поля, обозначенную как Нижний колонтитул.
Чтобы создать центрированный заголовок, наведите указатель мыши на центр заголовка и щелкните, чтобы поместить точку вставки в центр этой области. Чтобы создать левый заголовок, наведите курсор на левую треть его области и щелкните, чтобы поставить точку вставки. Правый заголовок создается аналогичным образом.
Как только вы разместите точку вставки в левой, средней или правой области колонтитула, программа добавит на ленту набор контекстных вкладок Работа с колонтитулами. Контекстная вкладка Designer содержит следующие группы: Заголовки, элементы заголовков, переходы и опции.
Колонтитулы в Excel: Создание стандартных колонтитулов
Кнопки Верхний и Нижний колонтитулы на вкладке Конструктор позволяют добавлять стандартные верхние и нижние колонтитулы. Нажмите соответствующую кнопку, а затем щелкните связанный пункт меню, шаблон которого вы хотите использовать.
Чтобы создать центрированный заголовок для отчета, в контекстном меню кнопки Заголовок я выбрал Калькулятор стоимости ремонта Страница 1.
Чтобы создать нижний колонтитул, в контекстном меню кнопки Footer я выбрал Page 1 of ? Этот нижний колонтитул по умолчанию генерирует текст с номером текущей страницы и общим количеством страниц в отчете. Эти опции можно выбрать из контекстного меню обеих кнопок.
Если после выбора одного из заголовков по умолчанию вы решите, что он не нужен в вашем отчете, удалите его, нажав на кнопку (нет) в верхней части контекстного меню для соответствующей кнопки. Помните, что вкладка Designer с кнопками Header и Footer появляется на ленте автоматически, как только вы щелкаете любой из заголовков в представлении Page Layout.
Колонтитулы в Excel: Создание пользовательского колонтитула
В большинстве случаев для обычных отчетов достаточно стандартных верхнего и нижнего колонтитулов, представленных в выпадающем меню кнопок группы "Заголовок". Однако бывают случаи, когда макет по умолчанию не устраивает пользователя или когда необходимо добавить в колонтитулы информацию, недоступную в этих меню.
В этом случае используйте кнопки в группе Элементы вкладки Контекст в Конструкторе. Эти кнопки позволяют объединить вашу собственную информацию с информацией, сгенерированной программой, и вставить результат в различные разделы ваших собственных заголовков.
Кнопки в группе Элементы колонтитула описаны ниже.
- Номер страницы. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код &[Rade], который генерирует номер текущей страницы.
- Номер страницы. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить & [Страницы], которая выводит общее количество страниц.
- Текущая дата. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код & [Дата], который генерирует текущую дату.
- Текущее время. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код & [Time], который генерирует текущее время.
- Путь к файлу. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код & [Path] & [Filename], который генерирует путь к каталогу, а также имя файла рабочей книги.
- Filename. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код & [Filename], который генерирует имя файла рабочей книги.
- Название листа. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код & [Tab], который генерирует имя рабочего листа.
- Рис. Нажмите эту кнопку, чтобы вставить код & [Изображение], который помещает изображение, выбранное в диалоге Вставка изображения, в заголовок. Используйте опцию Из файла, чтобы выбрать локальный рисунок. Вы также можете загрузить свои работы из Интернета (с помощью Find Artwork в Bing, OneDrive, Facebook или Flickr).
- Соотношение сторон. Нажмите эту кнопку, чтобы применить форматирование, выбранное в специальном диалоге, к коду & [Изображение], не вводя ничего самостоятельно.
Чтобы использовать кнопки в группе Элементы нижнего колонтитула, выполните следующие действия.
- Выберите режим разметки страницы для листа, нажав соответствующую кнопку строки состояния или кнопку Разметка страницы на вкладке Вид.
В режиме макета страницы текст заголовка центрируется по верхнему полю первой страницы, а текст нижнего колонтитула - по нижнему полю.
- Наведите указатель мыши на верхний или нижний колонтитул, чтобы создать свой собственный верхний или нижний колонтитул. Вы можете выбрать левую, центральную и правую стороны соответствующего поля.
Когда Excel помещает точку вставки, текст верхнего и нижнего колонтитулов исчезает, а на ленте появляется набор контекстно-зависимых вкладок Работа с заголовками.
- Чтобы добавить сгенерированную программой информацию (например, дату, имя файла и т.д.) в собственный колонтитул, нажмите соответствующую кнопку в группе Элементы колонтитула.
Excel вставит в заголовок соответствующий код, который начинается с символа амперсанда. Этот код будет заменен фактической информацией в отчете, как только вы щелкните в другой секции заголовка или прервете его, щелкнув в любом месте за пределами заголовка.
- (Необязательно.) Чтобы вставить собственный текст в заголовок, сначала поставьте точку вставки.
При объединении сгенерированного программой кода с собственным текстом вставляйте соответствующие пробелы и знаки препинания. Например, чтобы программа вывела на экран строку типа Страница 1 из 2, сделайте следующее
- введите слово Страница и нажмите пробел;
- нажмите кнопку Номер страницы и нажмите пробел;
- введите слово from и нажмите клавишу пробела;
- нажмите кнопку Номер страницы.
Это приведет к появлению в заголовке строки &[Rade] of &[Pages].
- (Необязательно.) Чтобы изменить шрифт, размер шрифта или любой другой атрибут заголовка, проведите мышью по сгенерированному коду и собственному тексту, а затем нажмите соответствующие кнопки на вкладке Главная.
Вы можете не только изменить шрифт и размер шрифта, но и применить определенный стиль шрифта, использовать другой цвет и другие инструменты форматирования.
- После того как текст и код заданы и отформатированы, щелкните любую ячейку рабочего листа, чтобы завершить заголовок. Excel заменит введенный код и текст фактической информацией, удалив при этом контекстную вкладку Работа со столбцами с ленты.
Создание уникальных колонтитулов для первой страницы
В Excel для первой страницы можно установить отдельный верхний и нижний колонтитул, отличный от остальных. Для этого просто установите флажок Specific header and footer for the first page в группе Options на вкладке Designer.
После установки этого флажка установите заголовок для первой страницы и заголовки для остальных страниц на второй странице. В предыдущей главе вы узнали о создании пользовательских заголовков.
Обычно эта функция используется, когда отчет содержит страницу с верхним и нижним колонтитулами. В качестве примера предположим, что в нашем отчете на всех страницах, кроме титульной, в нижнем колонтитуле должна отображаться текущая страница и общее количество страниц. Для этого установите флажок Specific footer для первой страницы, а затем определите центрированный колонтитул с кодом номера страницы и общим количеством страниц на второй странице, оставив колонтитул на первой странице нетронутым.
Excel сохранит правильную нумерацию, не отображая ее на титульном листе. Например, если отчет состоит из шести страниц (включая титульный лист), предпоследняя страница, на которой начинается фактическая информация, будет иметь заголовок Страница 2 из 6, следующая страница - Страница 3 из 6 и так далее.
Создание различных колонтитулов для четных и нечетных страниц
Если планируется двусторонняя печать или сшивание отчета, вам могут понадобиться разные заголовки для четных и нечетных страниц. Например, на страницах с четной нумерацией имя файла и номер страницы печатаются с левой стороны страницы, а текст заголовка страницы с нечетной нумерацией печатается с правой стороны страницы.
Чтобы создать два альтернативных заголовка отчета, установите флажок DIFFERENT headers for even and odd pages в группе Options вкладки Designer (обратите внимание, что эта вкладка отображается, когда курсор находится на одном из разделов заголовка).
Затем создайте заголовок на первой странице (теперь он обозначен как заголовок нечетной страницы), а затем на второй странице (обозначен как заголовок четной страницы). Вы можете использовать тот же шаблон, но выровнять его слева на четных страницах и справа на нечетных.
