При работе в Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбрать нужные параметры из сгенерированного меню. Давайте узнаем, как создать выпадающий список разными способами.
Создание дополнительного списка
Наиболее практичным, и в то же время наиболее функциональным способом создания выпадающего списка является метод, основанный на построении отдельного списка данных.
В первую очередь создаем пустую таблицу, где будем использовать выпадающее меню, а также создаем отдельный список данных, которые в дальнейшем будем включать в это меню. Эти данные можно размещать как на одном листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблицы были визуально размещены вместе.
В выпадающем списке выбираем данные, которые планируем ввести. Щелкаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Откроется форма создания имени. В поле «Имя» введите подходящее имя, по которому мы будем узнавать этот список. Но это имя должно начинаться с буквы. Вы также можете ввести примечание, но это не обязательно. Нажмите на кнопку «ОК».
Перейдите на вкладку «Данные» в Microsoft Excel. Выберите область в таблице, где мы будем использовать раскрывающийся список. Нажмите кнопку «Проверка данных» на ленте.
Откроется окно проверки ввода. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выберите параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равенства, и сразу без пробелов пишем название списка, которое было присвоено ему выше. Нажмите на кнопку «ОК».
Выпадающий список готов. Теперь при нажатии на кнопку каждая ячейка в указанном диапазоне будет иметь список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.
Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика
Второй способ предполагает создание выпадающего списка средствами разработчика, а именно с помощью ActiveX. По умолчанию для инструментов разработчика нет функций, поэтому нам нужно сначала включить их. Для этого перейдите на вкладку «Файл» в программе Excel, а затем нажмите на надпись «Параметры».
В открывшемся окне перейдите в подраздел «Настройка ленты», и установите флажок напротив значения «Разработчик». Нажмите на кнопку «ОК».
После этого на ленте появляется вкладка под названием «Разработчик», куда и перемещаемся. Рисуем список в Microsoft Excel, который станет выпадающим меню. Затем щелкните значок «Вставить» на ленте и среди элементов, отображаемых в группе «Элемент управления ActiveX», выберите «Поле со списком».
Нажимаем на то место, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.
Затем переходим в «Режим дизайна». Нажмите на кнопку «Свойства управления».
Откроется окно свойств элемента управления. В столбце «ListFillRange» введите вручную через двоеточие диапазон ячеек таблицы, данные которого будут формировать элементы в выпадающем списке.
Затем нажмите на ячейку, и в контекстном меню перейдите последовательно к пунктам «Объект ComboBox» и «Редактировать».
Выпадающий список в Microsoft Excel готов.
Чтобы создать другие ячейки с выпадающим списком, просто встаньте на нижний правый край готовой ячейки, нажмите кнопку мыши и перетащите ее вниз.
Связанные списки
Вы также можете создавать связанные раскрывающиеся списки в Excel. Это такие списки, когда при выборе значения из списка в другой колонке предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе картофеля в списке продуктов в качестве мер предлагается выбирать килограммы и граммы, а при выборе растительного масла — литры и миллилитры.
Первым делом создадим таблицу, где будут выпадающие списки, и отдельно создадим списки с названиями продуктов и мер.
Мы назначаем именованную область каждому из списков, как мы это делали ранее с обычными выпадающими списками.
В первой ячейке мы создаем список точно так же, как и раньше, посредством проверки данных.
Во второй ячейке также запускаем окно проверки данных, но в столбце «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например =ДВССЫЛ($B3).
Как видите, список создан.
Теперь, чтобы нижние ячейки приобрели такие же свойства, как и в прошлый раз, выделите верхние ячейки и, не отпуская кнопку мыши, «тащите» их вниз.
Все, таблица создана.
Мы разобрались, как создать выпадающий список в Excel. В программе можно создавать как простые выпадающие списки, так и зависимые. В этом случае можно использовать разные процедуры. Выбор зависит от конкретного назначения списка, цели его создания, области его применения и так далее
