Структурирование данных является необходимым условием работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из способов сделать это — использовать группировку. Он позволяет не только упорядочить большой объем информации, но и скрыть те элементы, которые в данный момент не нужны. В результате человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие шаги необходимо предпринять, чтобы сгруппировать информацию в Excel?
Как настроить группировку
Настройка — очень важный подготовительный этап. Без него невозможно получить конечный результат, подходящий человеку. Точно следуйте этим инструкциям, чтобы настроить группировку:
- Разверните вкладку «Данные» в документе, где вы хотите сгруппировать информацию.
- Открываем раздел «Структура», где расширяем набор инструментов.
- Появится окно, где нужно ввести настройки группировки. Предустановленные параметры таковы: результаты для столбцов записываются сразу справа от столбцов, а для строк - внизу. Часто людям не нравится эта идея, потому что они думают, что размещение имени вверху сэкономит много времени. Для этого нужно снять флажок, который находится сразу возле соответствующего параметра. В общем, все пользователи могут настроить группировку так, как им удобно. Но вы также можете сделать генерацию стиля автоматической, активировав соответствующий элемент.
- Подтверждаем свои действия после внесения необходимых изменений в параметры нажатием кнопки ОК.
Группировка по строкам в Excel
Сгруппируем информацию по строкам.
Во-первых, нам нужно добавить дополнительную строку выше или ниже группы столбцов. Все зависит от того, где мы хотим разместить название и выводы. После этого переходим в новую ячейку, где присваиваем имя группе. Рекомендуется выбирать имя, наиболее подходящее к контексту.
Затем выберите строки, которые необходимо объединить, и откройте вкладку «Данные». В этом случае итоговая строка не включается в диапазон для группировки.
Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого нажмите на соответствующую кнопку в правой части ленты. Нажмите кнопку «Группировать». Появится специальное меню, где мы нажимаем эту кнопку.
После этого программа предложит способ группировки — по строкам или столбцам. Вы должны выбрать тот, который наиболее подходит для конкретной ситуации. То есть в нашем случае построчно. Подтверждаем свои действия нажатием кнопки «ОК». После этого процесс создания группы можно считать завершенным. Вы можете свернуть его со знаком минус. После того, как группа скроется, знак минус сменится на плюс. При нажатии на нее группа расширяется.
Группировка по столбцам в Excel
Группировка по столбцам выполняется так же, как и по строкам, только тип группировки необходимо выбрать в соответствующем диалоговом окне. Но все же давайте по порядку.
- Мы решаем, какие данные нам нужно сгруппировать. После этого вставляем новый столбец, где должен быть написан заголовок группы.
- Затем выберите ячейки для группировки. Как и в предыдущем примере, не выделяйте заголовок.
- Заходим в «Данные» и там находим элемент «Структура». После нажатия на эту кнопку открывается меню, где выбираем «Группировать».
- В появившемся диалоговом окне выберите «Столбцы». Подтверждаем свои действия.
На этом группировка данных завершена. Так же, как и в предыдущем случае, вы можете скрывать и расширять элементы в группе, используя клавишу минус или плюс соответственно.
Создание вложенных групп
Группировка не заканчивается на пунктах меню, описанных выше. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, позволяющие более четко структурировать информацию. Логика действий в целом та же. Только все шаги, описанные выше, необходимо выполнять в рамках родительской группы. Последовательность действий следующая:
- Если родительская группа объединена, ее необходимо расширить.
- Ячейки, которые должны быть отнесены к подгруппе, должны быть выбраны.
- Затем откройте вкладку «Данные», перейдите в раздел «Структура» и нажмите там «Группировать».
- Далее выбираем способ группировки - по строкам или столбцам, после чего подтверждаем свои действия.
После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько подгрупп может создать пользователь? Количество не ограничено. Мы видим, что цифры появились над значками минус. Они позволяют быстро переключаться между различными уровнями вложенности.
Если группировка производится по строкам, а не по столбцам, а не по строкам, эти числа будут располагаться слева от листа (или знаки минус/плюс).
Разгруппирование в Excel
Предположим, что нам больше не нужна группа. Что делать в такой ситуации? Можно ли его удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппировкой. Сначала выберите все элементы в группе, которую вы хотите растворить. После этого переходим на вкладку «Данные» и ищем там раздел «Структура». После того, как мы нажали на соответствующую кнопку, в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Щелкаем по ней.
После этого появится диалоговое окно, в котором будет аналогичный набор настроек, как и тот, когда мы хотели сгруппировать ячейки. Только на этот раз Excel спросит, что нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выберите то, что вам нужно, и нажмите кнопку «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до создания соответствующей группы.
Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
Теперь немного систематизируем полученную выше информацию и дадим готовую пошаговую инструкцию, как выполнить группировку данных на нескольких уровнях:
- Сначала выполняем настройку, соответствующую первой части этой статьи.
- После этого создаем шапку группы. Для этого мы создаем дополнительную строку или столбец в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
- Назначьте имя группы в этом столбце или строке.
- Выберите ячейки, которые вы хотите объединить в одну группу.
- Перейдите на вкладку «Данные», и там мы найдем группу инструментов «Структура».
- Затем нажмите кнопку «Группировать», выберите необходимый в конкретной ситуации тип группировки и нажмите кнопку ОК.
- После этого решаем, как назвать вторую группу и создаем дополнительную строку с этими данными.
- Выберите ячейки в подгруппе, которые необходимо выбрать. Заголовок, как и в предыдущем примере, в группу не входит.
- Повторите шаги 5 и 6 для второго уровня группы.
- Повторите шаги 7-9 для каждого следующего уровня в группе.
Как видите, данная инструкция достаточно проста для понимания и укладывается в 10 пунктов. Когда вы почувствуете это интуитивно, не составит труда сразу выполнить все эти действия на практике. Теперь давайте рассмотрим некоторые важные аспекты группировки данных.
Автоматическая структуризация в Excel
Весь описанный выше метод является примером ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать обмен информацией в группах. Правда программа сама создаст образец для группировки. Но во многих случаях Excel правильно структурирует информацию.
Самым большим преимуществом автоматического структурирования данных в Excel является экономия времени. Хотя вы всегда должны быть готовы внести некоторые изменения самостоятельно. К сожалению, роботы еще не научились читать мысли.
Когда лучше всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего это работает, когда пользователь работает с формулами. При этом ошибок обычно не возникает.
Что нужно сделать, чтобы группировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группа» и выбрать там пункт «Создать структуру». Все остальное Excel сделает за пользователя.
Отмена автоматической группировки делается немного по-другому. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется к своему первоначальному виду.
Как сортировать данные таблицы
Сортируя данные, вы особенно хорошо разбираетесь в сортировке информации в электронной таблице. Она может быть выполнена по целому набору критериев. Опишем наиболее важные моменты, о которых необходимо знать.
Цветовое деление
Одним из способов сортировки данных является окрашивание информации, принадлежащей одной и той же группе, специальным цветом. Для этого откройте вкладку «Данные» и найдите там раздел «Сортировка и фильтрация». Дальнейшие действия зависят от используемой вами версии офисного пакета. Нужную нам функцию можно назвать либо «Пользовательская», либо «Сортировка». После того, как мы нажмем на соответствующий пункт, у нас должно появиться всплывающее окно.
Затем перейдите в раздел «Колонка». Там находим группу «Сортировать по», после чего выбираем нужный в нашей ситуации столбец. Далее задаем критерии, по которым будут сортироваться данные. Например, они могут быть цветом ячеек. Если мы планируем его использовать, мы должны сначала раскрасить нужные ячейки нужным цветом.
Для определения цвета необходимо нажать на изображение стрелки в разделе «Заказ». Рядом будет элемент, с помощью которого вы сможете решить, куда будут отправляться данные, автоматически отсортированные программой. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, нажмите соответствующую кнопку. Если вы хотите, чтобы сдвиг осуществлялся в направлении вдоль линии, необходимо выбрать точку «Влево».
Те же действия можно выполнить с другими критериями, создав другой уровень. Для этого найдите в диалоговом окне пункт «Добавить уровень». Затем сохраняем документ, после чего можем снова объединить данные, нажав кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Excel дает вам возможность группировать значения на основе значения в конкретной ячейке. Это необходимо, например, при поиске полей, содержащих определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага такие же, как и в предыдущем разделе, но вместо цветового критерия необходимо указать значение, по которому должна производиться группировка.
Нас интересует пункт «Пользовательский список» в группе «Порядок», нажав на него, пользователь может либо создать свой список условий для сортировки, либо воспользоваться предустановленным в Excel. Таким образом, вы можете комбинировать данные по любым критериям, включая дату, дни недели и так далее.
Как упростить большую таблицу Excel
Excel позволяет выполнять в Excel одновременно несколько видов группировки по разным критериям. Для этого необходимо следовать этим инструкциям:
- Каждый диапазон должен иметь заголовок в начале и не должен содержать пустых ячеек. Заголовки должны содержать данные одного типа.
- Рекомендуется сначала отсортировать данные в алфавитном порядке.
- Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», расположенной в том же разделе — «Группа».
После этого группируем столбцы так же, как описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.
