Преимущества Excel Sales Paysheets включают управление проданными товарами, состоянием запасов или поставками продуктов с помощью реестра продаж Excel. Но шаблоны также позволяют нам видеть динамику продаж в самом Excel и периодически отчитываться о продажах в Excel.
Шаблон продаж в Excel для скачивания
Книга продаж в Excel может иметь различное применение, но одно из них — возможность проверить наличие товара. Ниже вы найдете шаблон Excel для бесплатного скачивания, с помощью которого вы можете отслеживать как код продукта, его название или номер счета, цену, фиксировать количество полученных и оставшихся товаров, знать минимальный и предполагаемый запас и выполнять статистическую оценку. Для этого нужно учитывать статистические функции Excel наряду с математическими и тригонометрическими функциями.
Как внедрить отчет в отдел продаж
Лидеры – активные люди. Отдел продаж развивает конкуренцию между сотрудниками больше, чем где бы то ни было. Этому способствует и стиль работы: кто-то сегодня продал больше, кто-то меньше. Сотрудники каждый день делятся своими достижениями. Но без конкретного отчета менеджер может получить только общее представление о продажах. Бывает, что представление далеко от реальности. Чтобы этого не произошло, в компании должна быть введена ежедневная отчетность.
Даже самый простой отчет имеет как минимум три преимущества:
- точное представление положения дел, представленное в цифрах;
- рост конкурентоспособности среди менеджеров. Их нацеленность на результат;
- точки опоры для роста бизнеса.
Внедрить ежедневный отчет несложно. Формы разные. Часто менеджеры используют для этого корпоративные чаты. Достаточно просто заставить менеджеров отправлять данные в чат в конце каждого рабочего дня. Чаще всего это три показателя:
- количество привлеченных клиентов;
- закрытые сделки;
- реальный доход.
Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но его необходимо заполнять ежедневно.
Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
В каждом коллективе есть нерадивые или забывчивые сотрудники. Если ежедневный отчет вводится впервые, нельзя ожидать, что все сразу выполнят это требование. Человеку, привыкшему идти домой в определенное время, бывает сложно собраться и потратить несколько минут на анализ прошедшего дня. Работников необходимо поощрять. В первые дни инноваций кому-то просто нужно напомнить об их новых обязанностях.
Если руководитель продолжает игнорировать требования руководителя, следует переходить к наказанию – без отчета, не оплачивать рабочий день или вводить отчетность в KPI работника. Материальная составляющая очень быстро привыкнет к дисциплине.
Отчетность руководителя отдела продаж
Персональные отчеты менеджеров обобщаются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Этим регулярно занимается начальник отдела. Отчет должен показывать ежедневный статус продаж. Он содержит основные показатели. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направления бизнеса данные, заносимые в таблицу, могут быть разными:
- объем продаж;
- выгода;
- процент дохода;
- количество новых клиентов;
- общее количество заказов;
- количество новых заказов;
- средний чек и многое другое.
Каждый руководитель должен подготовить отчет по показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании. Отчетность необходима, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальную работу каждого сотрудника. На их основе делается вывод о продуктивности менеджеров. Высокая производительность требует обобщения опыта. Низкая работоспособность — это повод поговорить с человеком и выяснить причины его снижения продуктивности.
Выполнение плана должно контролироваться. Необходимо каждый день стремиться к 100% выполнению, корректировать работу сотрудников. Отчет руководителя отдела продаж поможет проанализировать и определить пути решения проблем.
Финансовые показатели
Критерием деятельности предприятия являются финансовые показатели. Следовательно, продажа также должна быть предметом экономической оценки. Показателем эффективности продаж является рентабельность компании. Рентабельность – это то, что компания заработала от продажи продукции. Рентабельность оценивается по нескольким статьям.
- Рентабельность продаж. Индикатор рассчитывается следующим образом. Прибыль снимается. Остаток делится на общий объем продаж и умножается на 100 %.
- Вернуться на капитал. Это соотношение прибыли, которую получает владелец от своих вложений.
- Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистый результат делят на оборотные средства и умножают на 100 %.
- Валовая прибыль. Это разница между выручкой от продаж и себестоимостью проданных товаров.
- Чистая прибыль – это разница между общей выручкой и затратами плюс налоги.
Также оцениваются затраты компании на обслуживание клиента. В финансовом отчете учитываются различные факторы, определяющие скорость и качество продаж.
План оплат на неделю
Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют планом платежей. Платежный календарь составляется на основании действующих договоров. Учитываются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ обычно готовится в течение одного месяца. Но могут быть и другие периоды времени, например на неделю. Задачи по платежным планам на неделю определяются заранее.
Лучший вариант для создания плана платежей на неделю — вечер пятницы. На этом этапе вы можете подвести итоги прошлой недели и наметить задачи на следующую. Анализ следует проводить в спокойной обстановке. Отправной точкой будут личные отчеты менеджеров и общий еженедельный отчет отдела продаж. В еженедельный план платежей вносятся различные данные. Форма отчета зависит от целей и задач конкретного бизнеса.
Факт оплат на сегодня
Этот отчет предназначен только для информационных целей. Он может содержать пункты:
- название продукта;
- к оплате;
- дата;
- состояние платежа;
- ссылка на клиент.
Статус оплаты означает полную или частичную оплату, а также счет. Этот краткий отчет можно генерировать несколько раз в день. Это обеспечит понимание ситуации и станет хорошим стимулом для продавцов.
Процесс анализа продаж
После того, как вся необходимая статистика продаж собрана, можно переходить к анализу продаж.
Анализ выполнения плана продаж
Если компания планирует и установлен план продаж, то первым делом необходимо оценить выполнение плана продаж по товарным группам и проанализировать качество роста продаж (динамику отгрузок по сравнению с аналогичным периодом прошлого года).
Рис. 3 Пример анализа выполнения плана продаж по товарным группам
Анализируем выполнение плана продаж по трем показателям: отгрузки в натуральном выражении, товарооборот и прибыль. В каждой таблице посчитаем % от плана и динамику по сравнению с прошлым годом. Все планы разбиты на товарные категории, что позволяет более детально разобраться в источниках недопродажи и переполнения плана. Анализ проводится ежемесячно и ежеквартально.
В таблице выше мы также используем дополнительное поле «прогноз», которое позволяет прогнозировать выполнение плана продаж при текущей динамике отгрузок.
Анализ динамики продаж по направлениям
Такой анализ продаж необходим, чтобы понять, какие направления отдела продаж являются основными источниками продаж. Отчет позволяет оценить динамику продаж по каждому направлению и вовремя выявить существенные отклонения в продажах для их исправления. Мы разбиваем общий объем продаж по областям ОС и анализируем продажи по категориям продуктов для каждой области.
Рис. 4 Пример анализа продаж по регионам
Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж по сравнению с предыдущим годом». Для оценки значимости направления в продажах определенной товарной группы используются параметры «доля в продажах, %» и «продажи на 1 покупателя». Динамика отслеживается ежеквартально, чтобы исключить колебания отгрузок.
Анализ структуры продаж
Анализ структуры продаж помогает в целом взглянуть на эффективность и значимость товарных групп в портфеле компании. Анализ позволяет понять, какие товарные группы наиболее выгодны для бизнеса, меняется ли доля ключевых товарных групп, покрывает ли рост цен рост себестоимости. Анализ проводится ежеквартально.
Рис. 5 Пример анализа структуры продаж ассортимента компании
По показателям «отгрузки в натуральном выражении», «выручка» и «прибыль» оценивается доля каждой группы в портфеле компании и изменение доли. По показателям «доходность», «себестоимость» и «цена» оценивается динамика значений по отношению к предыдущему кварталу.
Рис.6 Пример анализа себестоимости и рентабельности продаж
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на неделю»
Такая форма отчетности позволяет адекватно установить план работы отдела. С таким отчетом и прогнозом можно понять, насколько может быть недовыполнен план. На основе этого типа отчета принимаются решения, которые позволяют достичь установленного целевого показателя выручки. Недельный план составляется в конце предыдущей недели. Затем он ежедневно обновляется и отправляется начальнику отдела.
Обратите особое внимание на графу «Годовой оборот». Он указывает на «размер» клиента. Это не простой критерий, вы определяете его сами. Это может быть годовой оборот, посещаемость магазинов, количество торговых точек у клиента, количество сотрудников и так далее
Иногда возникает спор между начальником отдела и его сотрудниками по поводу графы «Когда заплатят». Последний утверждает, что невозможно согласовать дату платежа. Тем не менее, мы настоятельно рекомендуем вам потребовать, чтобы ваши менеджеры установили даты платежей. Такое требование развивает в ваших сотрудниках более серьезное и ответственное отношение и мобилизует их. Разумеется, речь не идет о розничной торговле. Здесь можно планировать только крупные проверки.
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «Факт оплат за сегодня»
Это самая простая форма отчета. Названия столбцов говорят сами за себя. В "Статус платежа" (столбец 4) введите статус - "оплачено", "частично оплачено", "счет при оплате».
В течение дня важно проверить 2 ориентира продаж на текущий день и указанный час. :
- 12-00,
- 16-00.
Такой частый контроль побуждает менеджеров работать более эффективно. Этот отчет можно заполнить простой перепиской в группе в любом мессенджере. Такой контроль продаж, когда все менеджеры видят результаты каждого, стимулирует их не отставать, а все же выполнять план на день.
Отчеты о продажах: ежедневный отчет «План оплат на завтра»
В этом отчете указаны названия юридических лиц и суммы, которые они заплатят завтра. Запросить, составить и получить его удобнее всего в конце дня, предшествующего запланированному. К вечеру вы можете успеть существенно скорректировать работу менеджеров. Просто бессмысленно анализировать отчет такого типа в назначенный день (то есть завтра.
Заполняем столбцы:
1. Заполните ФИО менеджера
2. Процент выполненного плана на текущий день рассчитывается по следующей формуле:
Факты на данный момент / (План на месяц / общее количество рабочих дней в месяце * количество отработанных дней в месяце) * 100.
То есть сначала вы делите абсолютное количество планов каждого сотрудника на общее количество рабочих дней в месяце. Затем ежедневно умножайте на количество отработанных дней. После этого цифра текущего факта продаж по каждому из менеджеров делится на полученную цифру и умножается на 100, чтобы получить результат в процентах.
Эту формулу можно адаптировать к сезонным колебаниям, сферам деятельности и т д. Расчет по этой формуле легко настроить в Excel.
3. Ежедневно заполняем абсолютное значение суммы дохода конкретного менеджера.
4. Считаем и заполняем, исходя из того, сколько осталось до конца недели (промежуточные итоги). Вы можете рассчитать, сколько конкретных лидов нужно, чтобы «закрыть» клиентов до конца недели.
5. Заполняем план, установленный на месяц
6. Введите количество рабочих дней в месяце
7. Введите фактическое количество последних дней месяца.
8. План на конец недели – это сумма чисел из столбцов 3 и 4. Это число является результатом сложения суммы, закрытой на текущую дату, и графика до конца текущей недели.
9. Каждый день заполняем количество последних рабочих дней.
Последняя строка отчета правления представляет собой сводку результатов по всему отделу. Всем известно - "Тотал».
Менеджер ежедневно проверяет работу отдела по данной форме отчета. Это также позволяет перераспределить нагрузку между теми, кто уже выполнил план, и теми, кто еще не выполнил.
Также было бы полезно распечатать его или нарисовать на доске, чтобы менеджеры могли заполнить его самостоятельно. При этом каждый сотрудник может сравнить результат с результатом коллег. Таким образом, «доска» выступает в качестве дополнительной формы мотивации.
Менеджер должен использовать результаты отчета для принятия решений о цикле Деминга.
Фильтрация Товаров по прибыльности
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия товара либо принесла прибыль, либо нет (см столбец Прибыль в исходной таблице). Рассчитаем продажи по товарным группам в зависимости от рентабельности. Для этого будем фильтровать записи исходной таблицы по полю Прибыль с помощью формул.
Создадим выпадающий список (dropdown) на основе проверки данных со следующими значениями: (All); Да; Нет . Если выбрано значение фильтра (Все), все записи в исходной таблице будут включены в расчет продаж. При выборе значения фильтра "Да" будут учитываться только прибыльные партии товаров, при выборе "Нет" - только убыточные.
Общий объем продаж рассчитывается по следующей формуле массива: =СУММПРОИЗВ((Исходная таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”;1;(Исходная таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная таблица[Продажи])
После ввода формулы не забудьте нажать CTRL + SHIFT + ENTER вместо простого нажатия ENTER .
Количество лотов по каждой группе товаров в зависимости от рентабельности можно рассчитать по аналогичной формуле.
=СУММПРОИЗВ((Таблица-источник[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=”(Все)”,1,(Таблица-источник[Прибыль]=$B$5)))
Вот так будет выглядеть отчет о продажах товарных групп, которые принесли прибыль.
Выбрав значение Нет в фильтре (в ячейке Б 5), мы сразу получим отчет о продажах по группам товаров, вызвавшим убыток.
Статистика сроков сбыта Товаров
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия товара была продана за определенное количество дней (см колонку Продажи в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве проданных лотов в период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и так далее
Области выше будут образованы простыми формулами в столбце B .
Количество лотов, проданных за определенный период времени, будет рассчитываться по формуле ЧАСТОТА(), которую необходимо ввести в виде формулы массива :
=ЧАСТОТА(Исходная таблица[Продажи, дни];A7:A12)
Чтобы ввести формулу, выберите диапазон C6:C12, затем введите приведенную выше формулу в строке формул и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .
Того же результата можно добиться, используя обычную функцию СУММПРОИЗВ(): =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Продажи, дни]>A6)* (Исходная_Таблица[Продажи, дни]
Статистика поставок Товаров
Теперь подготовим отчет по доставке товара за месяц. Во-первых, давайте составим список месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата доставки — 11.07.2009. Вы можете рассчитать его по формуле: =MIN(Source_Table[DeliveryDate])
Составим список дат - первые числа месяцев, от самой ранней даты доставки. Для этого используйте формулу: = МЕСЯЦ($C$5;-1)+1
В итоге получаем список дат — первых чисел месяцев:
Используйте правильный формат ячейки, измените отображение дат:
Формула расчета количества доставленных отправлений в месяц:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[ДатаДоставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[ДатаДоставки]
Теперь давайте добавим строки для подсчета общего количества игр за каждый год. Для этого немного изменим таблицу, отметив год поставки в отдельной колонке с помощью функции ГОД() .
Теперь для отображения промежуточных итогов по годам создадим структуру через пункт меню Данные/Структура/Промежуточные итоги :
- Выберите любую ячейку в измененной таблице;
- Вызовите окно Промежуточные итоги через пункт меню Данные/Структура/Промежуточные итоги >;
- Заполните поля, как показано на рисунке:
После нажатия OK таблица изменится следующим образом:
годовые промежуточные итоги будут созданы. Нажимая маленькие кнопки в левом верхнем углу листа, вы можете управлять отображением данных в таблице.
Краткое содержание :
Отчеты, аналогичные созданным, конечно же, можно создавать с помощью сводных таблиц или путем применения фильтра к исходной таблице или с помощью других функций BDSUMM(), BISUMM(), COUNT() и т д. Выбор подхода зависит от конкретной ситуации.
Анализ ключевых показателей и EVA
Отчет иллюстрирует изменение ключевых показателей, ликвидности, рентабельности собственного капитала и факторов, влияющих на изменение EVA.
Панель мониторинга 13 месяцев в году
Как отобразить данные, чтобы они были понятными, запоминающимися и чтобы был план на факт, последний месяц и такой же месяц в прошлом году? Для этого нужно построить график за 13 месяцев.
Анализ бюджета доходов и расходов (БДР) за период
Отчет поможет проанализировать бюджет доходов и расходов за период, сравнить план и факты, провести факторный анализ прибыли и сравнить продажи с безубыточными доходами.
