Печать таблицы Excel на одном листе

Иногда при печати документов Excel возникают ситуации, когда не все элементы таблицы умещаются в пределах печатной страницы. Например, если данные не помещаются по ширине страницы, они будут напечатаны на другой странице, что сильно затруднит сверку данных для одного и того же ряда. Однако, столкнувшись с такой проблемой, не стоит отчаиваться, так как существуют способы ее решения. Давайте рассмотрим некоторые методы, позволяющие распечатать таблицу так, чтобы она поместилась на одном стандартном листе.

Распечатка таблицы на одном листе

См. также "Как рассчитать итоговые значения по столбцам в Excel".

Первое, что следует рассмотреть, это имеет ли смысл размещать табличные данные на одном листе бумаги. Следует также учитывать, что некоторые из описанных в этой статье методов предполагают масштабирование табличных данных для размещения на одном стандартном листе. Однако, когда таблица слишком велика и нет возможности уместить ее в необходимых пределах, попытка уместить ее на одной странице приведет к уменьшению данных до такой степени, что они станут трудночитаемыми или даже нечитаемыми. В таких случаях, вероятно, лучше распечатать информацию на странице большего размера или просто распечатать на стандартных листах, а затем скрепить их степлером.

В целом, решение о том, стоит ли пытаться разместить данные на одном листе, зависит от каждого конкретного случая и размера таблицы. В этом разделе мы рассмотрим различные способы решения этой проблемы.

Изменение ориентации страницы

Используя этот метод, пользователь не может изменить масштаб данных. По этой причине данный метод подходит только для таблиц, которые имеют структуру с небольшим количеством строк или где вертикальное распределение информации не так важно, как горизонтальное, поскольку основное внимание уделяется отображению и печати именно тех данных, которые находятся по ширине страницы.

1. Первое, что нам нужно понять, помещаются ли все данные на одном стандартном листе. Переключитесь в режим просмотра "Макет страницы". Этого можно достичь двумя способами:
   • через значок в правом нижнем углу строки состояния.

      

     

      

   • На вкладке Вид. В окне просмотра книги нажмите кнопку "Разметка страницы".

      

     

      

2. При переключении в режим Разметка страницы документ будет отображаться в том же виде, в котором он был напечатан. Это поможет вам понять, помещается ли таблица на одном листе бумаги или нет. Что касается таблицы в нашем примере, то она разбита на две отдельные страницы по горизонтали, что не совсем правильно.

    

   

    

3. В этой ситуации перейдите на вкладку "Разметка страницы". Здесь в разделе "Настройка страницы" нажмите на "Ориентация" и в выпадающем списке выберите вариант "Альбомная".

    

   

    

4. После выполнения описанных выше шагов вся таблица разместилась на одном листе, как мы и хотели.

    

   

    

Помимо описанного выше способа, существуют и другие способы изменения ориентации страницы:

1. Первый - через параметры печати:
   • Нажмите на меню Файл.

      

     

      

   • В вертикальном списке в левой части окна вы найдете раздел, отвечающий за настройки печати. Здесь также отображается предварительный просмотр документа, его ориентация и другие параметры.

      

     

      

   • Нажмите на текущую ориентацию и в выпадающем списке выберите нужную вам опцию. В данном случае это альбомная ориентация. Мы смотрим на область предварительного просмотра документа и убеждаемся, что с учетом внесенных изменений нам удалось уместить таблицу на одном стандартном листе бумаги.

      

     

      

2. Стоит также отметить, как изменяется ориентация с помощью окна Page Setup:
   • Оставаясь в том же окне (Файл - Печать), в настройках внизу нажимаем на "Настройка страницы". Есть еще несколько вариантов открытия, но они подробно рассматриваются позже.

      

     

      

   • Открыв окно, вы должны оказаться на первой вкладке под названием "Страницы", но если по какой-то причине это не так, перейдите туда самостоятельно. Затем найдите область настроек "Ориентация" и выберите нужный нам вариант - "Пейзаж".  Подтвердите действие, нажав кнопку OK.

      

     

      

С помощью этих простых шагов нам удалось решить проблему размещения таблицы на одной странице.

Настройка границ столбцов и строк

См. также "Как включить/выключить макросы в Excel".

В некоторых случаях таблица не помещается на одном листе бумаги из-за неэффективного использования пространства. Например, когда некоторые колонки остаются пустыми или их ширина/длина намного больше, чем требуется для содержания в них. В результате таблица получается слишком большой по ширине и длине, что, в свою очередь, приводит к тому, что документ не помещается на одном листе бумаги. В таких случаях размеры ячеек часто уменьшаются.

Во-первых, давайте рассмотрим, как изменяется ширина столбцов:

1. Установите курсор справа от столбца, который нужно уменьшить, в окне координат. Он должен располагаться непосредственно над границей соседних столбцов. Если вы сделаете это правильно, курсор превратится в крест со стрелкой, указывающей в разные стороны. Затем нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, чтобы переместить границу влево. Это нужно сделать так, чтобы не перекрыть данные самой заполненной ячейки.

    

   

    

2. Выполните ту же процедуру для всех остальных колонок. Это позволяет разместить таблицу на одной странице, так как мы сделали ее более компактной.

Примечание: Вместо того чтобы вручную перемещать границу столбца/строки, вы можете просто дважды щелкнуть по ней, и Excel автоматически выберет наименьшую возможную ширину на основе наиболее заполненной ячейки.

При необходимости этот метод можно применить и к рядам.

Его единственный недостаток заключается в том, что он не эффективен в случаях, когда таблица изначально была заполнена компактным расположением данных. Однако может оказаться, что даже оптимизированная версия не поместится на одной странице. В таких случаях подходят варианты, описанные ниже.

Параметры печати

Вы можете повлиять на расположение данных, настроив параметры печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предполагает работу с размером самих данных.

1. Перейдите в меню Файл, а затем нажмите кнопку Печать.
2. Переместите взгляд в центральную область окна, где представлены настройки масштабирования. Щелкните на текущей опции и выберите нужную опцию - "Подогнать лист к одной стороне".

    

   

    

3. Это действие изменяет форму таблицы, чтобы она поместилась на одном листе, как мы видим, глядя на область предварительного просмотра документа справа.

    

   

    

Стоит отметить, что если пользователю не важен размер данных на листе, опцию Zoom можно использовать для размещения любой таблицы на одной странице, при условии, что данные в ней остаются читаемыми.

Здесь, помимо опции "Уместить лист на одной странице", есть и другие варианты:

• Уместить все колонки на одной странице
• разместить все строки на одной странице
• Как настроить параметры масштабирования

Установка параметров страницы

Также можно разместить таблицу на 1 странице, установив необходимые параметры страницы.

1. Есть несколько способов достичь нужных нам настроек:
   • Переключитесь на вкладку "Макет страницы". Откройте макет страницы, нажав на маленький значок стрелки, направленной вниз, в углу раздела.

      

     

      

   • Нажмите на тот же значок, но в разделе "Вставить".

      

     

      

   • Войдите в меню "Файл", выберите "Печать" и нажмите "Настройка страницы" в правом нижнем углу окна.

      

     

      

   • Среди параметров масштабирования, которые можно выбрать при печати, нажмите Настраиваемые параметры масштабирования.

      

     

      

2. Каждая из этих опций дает вам доступ к обширному набору опций. В появившемся окне перейдите на вкладку "Страница" (если вы там не находитесь), а затем в области, отвечающей за ее масштаб, поставьте галочку напротив "помещается не более:". Теперь осталось указать количество страниц по ширине и высоте. В этом случае введите 1 в обоих случаях и нажмите OK, чтобы сохранить настройки.

    

   

    

3. Как только это будет сделано, программа сможет правильно распечатать таблицу в соответствии с нашими пожеланиями. Теперь просто зайдите в меню Файл, нажмите соответствующую кнопку, чтобы отправить документ на принтер, убедившись, что выбранные параметры позволят таблице уместиться на одном листе.

    

   

    

Примечание: Если вы хотите вместить только ширину одного листа без ограничений по высоте, в параметрах страницы вы должны также установить флажок "Вместить не более:". Но теперь вы должны поставить 1 в первое поле (ширина) и оставить значение пустым во втором поле (высота).

Заключение

Существует довольно много способов настроить таблицу Excel таким образом, чтобы при печати она размещалась на одном листе. Обратите внимание, что вышеперечисленные методы сильно отличаются друг от друга, хотя имеют одну и ту же цель. В зависимости от ваших обстоятельств и следует выбирать тот вариант (изменение ориентации страницы, настройка границ столбцов и строк и т.д.), который позволит вам справиться с задачей наиболее эффективно. Самое главное, не забывайте обращать внимание на читабельность таблицы при масштабировании данных.