В документах Microsoft Excel, состоящих из большого количества полей, часто требуется найти конкретные данные, название строки и т д. Очень неудобно, когда приходится просматривать большое количество строк, чтобы найти нужную слово или фраза. Встроенный поиск Microsoft Excel поможет сэкономить время и нервы. Давайте посмотрим, как это работает и как это использовать.
Поисковая функция в Excel
Функция поиска в Microsoft Excel предлагает возможность найти нужный текст или числовое значение через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении есть возможность расширенного поиска данных.
Способ 1: простой поиск
Простой поиск данных в Excel позволяет найти все ячейки, содержащие набор символов, введенных в поле поиска (буквы, цифры, слова и т д.) без прописных или строчных букв.
- Находясь на вкладке «Главная», нажмите кнопку «Найти и выбрать», которая находится на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выберите пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F.
- После перехода к соответствующим элементам на ленте или нажатия комбинации «горячих клавиш» во вкладке «Найти» открывается окно «Найти и заменить». Она нам нужна. В поле «Найти» вы вводите слово, символы или выражения, которые мы хотим найти. Нажмите на кнопку «Найти далее», либо на кнопку «Найти все».
- При нажатии кнопки «Найти далее» мы переходим к первой ячейке, содержащей указанные группы символов. Сама клетка становится активной.
Поиск и вывод результатов осуществляется построчно. Сначала обрабатываются все ячейки в первой строке. Если данные, соответствующие условию, не были найдены, программа начинает поиск во второй строке и так далее, пока не найдет удовлетворительный результат.
Символы поиска не обязательно должны быть независимыми элементами. Таким образом, если выражение «правильно» задано как запрос, все ячейки, содержащие заданный последовательный набор символов, даже внутри слова, будут представлены в выводе. Например, релевантным запросом в этом случае будет слово «Правильно». Если ввести в поисковике цифру «1», в ответ будут включены ячейки, содержащие, например, цифру «516».
Чтобы перейти к следующему результату, нажмите кнопку «Найти далее» еще раз».
Вы можете продолжать таким образом, пока отображение результатов не начнется с нового круга.
- Если при запуске процедуры поиска нажать на кнопку «Найти все», все результаты поиска будут представлены в виде списка внизу окна поиска. Этот список содержит информацию о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу, адрес их расположения, лист и книгу, на которые они ссылаются. Чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор переместится на ячейку Excel, на которую щелкнул пользователь.
Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек
Если у вас достаточно большая таблица, в этом случае не всегда целесообразно искать по всему листу, потому что результаты поиска могут содержать большое количество результатов, которые не нужны в конкретном случае. Это способ ограничить диапазон поиска только определенным диапазоном ячеек.
- Выделите диапазон ячеек, в которых мы хотим выполнить поиск.
- Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запускается знакомое окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, как и в предыдущем способе. Единственное отличие будет заключаться в том, что поиск выполняется только в указанном диапазоне ячеек.
Способ 3: Расширенный поиск
Как было сказано выше, при обычном поиске абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор символов поиска в любом виде, в любом случае попадают в результаты задачи.
Кроме того, на вывод может поступать не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, ячейка E2 содержит формулу, представляющую собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и это число отображается в ячейке E2. А вот если мы поставим в поиск цифру «4», то среди результатов вывода окажется та самая ячейка Е2. Как такое могло произойти? Просто ячейка Е2 содержит адрес ячейки А4 в виде формулы, в которую входит только искомое число 4.
Но как обрезаются такие и другие заведомо неприемлемые результаты поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.
- После открытия окна «Найти и заменить» любым описанным выше способом нажмите на кнопку «Параметры».
- В окне появляется ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в том же состоянии, что и при обычном поиске, но при необходимости вы можете внести коррективы.
По умолчанию функции «Регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но если поставить галочки напротив соответствующих элементов, то в этом случае при формировании результата будет учитываться указанный регистр и точное совпадение. Если вы введете слово в нижнем регистре, ячейки, содержащие написание этого слова в верхнем регистре, как это было бы по умолчанию, больше не будут включаться в результаты поиска. Кроме того, если включена функция «Цельные ячейки», в вывод будут добавлены только элементы, содержащие точное имя. Например, если вы введете поисковый запрос «Николаев», ячейки, содержащие текст «Николаев АД», не будут добавлены в результаты поиска.
По умолчанию поиск выполняется только на активном листе Excel. Но если перевести параметр «Поиск» в положение «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.
В опции «Обзор» вы можете изменить направление поиска. По умолчанию, как было сказано выше, поиск выполняется последовательно, построчно. Переместив переключатель в положение «По столбцам», вы можете указать порядок формирования результатов поиска, начиная с первого столбца.
В столбце «Область поиска» определяется, среди каких именно элементов осуществляется поиск. По умолчанию это формулы, то есть данные, которые при нажатии на ячейку отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом программа при выполнении поиска видит только ссылку, а не результат. Этот эффект обсуждался выше. Для поиска именно результатов, данных, отображаемых в ячейке, а не в строке формул, нужно перевести переключатель из положения «Формулы» в положение «Значения». Кроме того, есть возможность поиска заметок. В этом случае переключатель переставляется в положение «Примечания».
Вы можете указать поиск еще точнее, нажав кнопку «Формат».
Откроется окно «Формат ячеек». Здесь вы можете указать формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Вы можете установить ограничения на числовой формат, выравнивание, шрифт, границу, заливку и защиту, один из этих параметров или их комбинацию.
Если вы хотите применить формат к определенной ячейке, нажмите «Применить формат к этой ячейке...» в нижней части окна…».
После этого появится инструмент в виде пипетки. С его помощью вы можете выбрать ячейку, формат которой вы будете использовать.
После настройки формата поиска нажмите кнопку «ОК».
Бывают случаи, когда нужно искать не конкретную фразу, а найти ячейки, содержащие ключевые слова в любом порядке, даже если они разделены другими словами и символами. Затем эти слова необходимо отметить с обеих сторон знаком «*». Теперь в результатах поиска будут отображаться все ячейки, где эти слова расположены в любом порядке.
- После настройки параметров поиска следует нажать кнопку «Найти все» или «Найти далее», чтобы перейти к результатам поиска.
Как видите, программа Excel представляет собой достаточно простой, но в то же время очень функциональный набор поисковых инструментов. Чтобы сделать простейший писк, достаточно вызвать окно поиска, ввести в нем поиск и нажать кнопку. Но при этом есть возможность настроить индивидуальный поиск с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.
