Для работы с таблицами не обязательно устанавливать Excel на компьютер. Вместо этого вы можете использовать одноименную веб-версию приложения или сервисы с аналогичными функциями от других разработчиков. Выбор зависит от того, какие задачи вам нужно решить — достаточно зафиксировать пару значений в ячейках или рассчитать бюджет крупной организации с помощью сложных функций и макросов.
Excel Online
Excel Online — это веб-версия настольного приложения в пакете Microsoft Office. Он предоставляет пользователям базовые функции программы для работы с таблицами и данными бесплатно.
По сравнению с настольной версией Excel Online не поддерживает настраиваемые макросы и имеет ограниченные возможности сохранения документов. По умолчанию файл загружается на ваш компьютер в формате XLSX, который стал стандартом после 2007 года. Вы также можете сохранить его в формате ODS (OpenDocument). Однако загрузить документ в формате PDF или XLS (стандарт Excel до 2007 г.) невозможно.
Однако ограничение на выбор формата легко обойти, если у вас настольная версия Excel. Например, вы можете загрузить файл .xlsx из веб-приложения, затем открыть его в программе на своем компьютере и сохранить в формате PDF.
Если вы работаете с формулами, вряд ли Excel Online станет полноценной заменой десктопной версии. Чтобы убедиться в этом, достаточно взглянуть на инструменты, доступные на вкладке «Формулы». Здесь их явно меньше, чем в программе для ПК. Но найденные здесь можно использовать так же, как и в десктопной версии.
Excel Online также имеет свои преимущества. Наиболее важным является возможность совместной работы над документом. Вы можете создать файл и сделать его доступным для чтения и редактирования всем, например членам вашей команды. Для этого пройдите по пути «Файл» — «Поделиться» и снова «Поделиться».
Как и Word Online, Excel Online имеет два режима совместной работы:
- Приглашайте других пользователей по отдельной ссылке, связанной с адресом электронной почты. Только человек, которому вы отправили приглашение, может просматривать или редактировать документ.
- Создайте общедоступную ссылку, по которой любой может получить доступ к вашему документу.
Право на редактирование файла предоставляется по умолчанию всем, кому он доступен. Если вы хотите, чтобы пользователи могли только читать документ и оставлять комментарии, измените для них уровень разрешений: нажмите на пункт «Все пользователи, получившие ссылку, могут редактировать», снимите флажок «Разрешить редактирование», затем нажмите «Применить» для". Это переведет документ в режим чтения для всех, кроме владельца — человека, который его создал.
В настройках общего доступа также есть параметры для установки срока действия ссылки и шифрования, но для их использования вам потребуется премиум-аккаунт OneDrive. Его пока нельзя купить в России.
При совместной работе также удобно использовать встроенную в документ систему комментирования, доступную на вкладке «Рецензирование». Любой, у кого есть доступ к файлу, может публиковать и просматривать комментарии других. Комментарии связаны с определенными местами в документе и отображаются в виде единого списка.
Файлы, созданные в Excel Online, по умолчанию хранятся в облаке OneDrive. Каждый пользователь с учетной записью Microsoft имеет к нему доступ. В бесплатной версии OneDrive у вас будет 5 ГБ дискового пространства. Этого объема достаточно для хранения миллионов таблиц.
Еще один способ поделиться электронной таблицей, созданной в Excel Online, — встроить ее на свой веб-сайт с помощью HTML-кода. Чтобы воспользоваться этой опцией, пройдите по пути «Файл» — «Поделиться» — «Вставить». Затем нажмите кнопку «Создать». В открывшемся после этого окне предварительного просмотра можно выбрать, что из таблицы должно отображаться на странице после вставки кода на страницу.
Все созданные документы размещаются на главной странице сервиса Excel Online. Они расположены на трех вкладках:
- «Недавние» — недавно открытые документы.
- «Закрепленные» — документы, рядом с названиями которых вы нажали кнопку «Добавить в закреплённые».
- «Общие» — документы от других владельцев, к которым вы получили доступ.
Веб-версию Excel также можно использовать в качестве онлайн-просмотрщика документов в форматах XLSX и ODS. Для этого, находясь на главной странице, нажмите на ссылку «Добавить и открыть», а затем укажите путь к нужному файлу. Документ открывается в веб-версии Excel, где его можно редактировать.
Вы также можете использовать мобильное приложение Excel для редактирования электронных таблиц на своем смартфоне. Имеет версии для Android и iOS. После установки войдите в приложение под той же учетной записью, которую вы использовали в веб-версии, и вам станут доступны все файлы, созданные в Excel Online. Покупка Office 365 не требуется.
Excel Online на Яндекс.Диске
Онлайн-версия приложения Excel также доступна пользователям Яндекс.Диска — облачного хранилища от Яндекса. Как войти:
- откройте сайт Яндекса и войдите в свой аккаунт.
- Перейдите в интерфейс Яндекс.Диска.
- Нажмите на кнопку «Создать» и выберите тип «Таблица».
Чтобы открыть файл Excel, созданный на ПК, загрузите его на Яндекс.Диск. Затем дважды щелкните по нему внутри хранилища. В соседней вкладке открывается онлайн-редактор таблиц с содержимым документа. После редактирования и сохранения файл автоматически обновляется на Яндекс.Диске.
По функционалу эта версия ничем не отличается от Excel Online на OneDrive. Разница лишь в том, что созданные здесь документы по умолчанию сохраняются на Яндекс.Диске. Ими также можно поделиться с другими пользователями, используя общедоступные ссылки.
Google Sheets (Таблицы)
Google Sheets — основная альтернатива браузерной версии Excel. Google Web App предлагает значительно больше функций работы с электронными таблицами и данными, чем аналог Microsoft. Например, помимо предустановленных четырехсот функций, здесь доступно создание собственных скриптов. Кроме того, функциональность Google Sheets расширяется с помощью плагинов.
Еще одним плюсом Google Sheets является тесная связь с другими приложениями Google: Google Docs, Gmail, Google Translate, Google Forms, Google Sites, Google Calendar, Google Contacts, Google Groups и Google Maps. С помощью Google Apps Script (специальной версии JavaScript, предназначенной для работы со службами Google) вы можете автоматизировать различные процессы, такие как настройка массовой рассылки электронной почты, автоматическое сохранение всех вложений на Google Диск или добавление напоминаний в календарь.
Менеджер скриптов — это само приложение Google Sheets. Возможность их создания вряд ли пригодится для ваших домашних нужд, но для компании это может стать отличным способом оптимизации рутинных процессов.
В Google Sheets, как и в рассмотренных аналогах, есть возможность совместной работы над документами. Вы можете пригласить других пользователей по электронной почте или создать и отправить им общедоступную ссылку. Возможные права доступа только для просмотра, комментирования или редактирования.
Все изменения, внесенные в ходе совместной работы, фиксируются в документе. Благодаря системе контроля версий вы можете увидеть их историю. С помощью этой функции также можно восстановить предыдущее состояние документа, если кто-то допустил ошибку при его заполнении.
Файл, созданный в Google Таблицах, можно сохранить в формате XLSX, ODS, PDF, веб-странице HTML, CSV и TSV. Это также делает службу заметно более гибкой, чем Excel Online.
Документы, созданные в Google Таблицах, хранятся в облаке Google Диска. На главной странице веб-приложения есть их список, отсортированный по дате просмотра. Эти же файлы можно просматривать и редактировать через бесплатное мобильное приложение для Android и iOS.
Zoho Sheet
Zoho Sheet — еще один онлайн-инструмент для просмотра и редактирования файлов Excel. Сервис поддерживает форматы XLS, XLSX ODS, CSV и TSV. На него можно загрузить файл из памяти компьютера или импортировать по ссылке с других интернет-ресурсов.
Вам не нужно регистрироваться в Zoho Sheet для просмотра содержимого файла, но если вы хотите внести в него изменения, вам необходимо создать учетную запись. Вы можете зарегистрироваться в сервисе по электронной почте или через профили в сервисах Google, Facebook или Microsoft.
Редактор Zoho не будет полной заменой десктопной версии Excel, но в нем можно создать таблицу, добавить формулы и работать с данными.
Основные функции редактора:
- Совместная работа над документами.
- Настройки блокировки ячеек и сохранения истории изменений для контроля внесенных изменений.
- Инструмент для автоматического преобразования данных в диаграммы и таблицы.
- Более 350 функций для вычислений.
- Инструменты для очистки данных.
- Поддержка макросов для автоматизации процессов.
- Поддержка 23 языков, включая русский.
У Zoho Sheet также есть мобильные приложения для Android и iOS. При использовании одной учетной записи данные синхронизируются между онлайн-версией и данными на смартфоне. Это дает возможность, например, создать документ в браузере на компьютере, а затем быстро внести в него изменения с мобильного устройства.
Документы, созданные в Zoho Street, хранятся на сервере в учетной записи пользователя. Вы можете загрузить их на свой компьютер в форматах XLS, XLSX, ODS, CS, TSV, HTML и PDF.
OnlyOffice
Офисный пакет с открытым исходным кодом OnlyOffice также предлагает пользователям онлайн-редактор электронных таблиц. Чтобы получить к нему доступ, вы должны зарегистрироваться через электронную почту или аккаунты в сервисах Google или Facebook.
После авторизации вы попадете на главный экран сервиса, откуда будут запускаться онлайн-версии приложений. Для работы с электронными таблицами запустите OnlyOffice Spreadsheets.
Визуально редактор электронных таблиц OnlyOffice похож на Excel Online, поэтому вам не нужно тратить время на его изучение. С точки зрения функциональности эти веб-приложения также очень близки друг к другу.
OnlyOffice предлагает следующие варианты работы с электронными таблицами в браузере:
- Редактирование и форматирование ячеек.
- Формулы для выполнения расчетов.
- Формирование таблиц и диаграмм из данных.
- Сортировка и группировка данных.
- Совместная работа над документом.
Конкурентным преимуществом OnlyOffice перед Excel Online является поддержка макросов для автоматизации действий пользователя. Вы можете создавать новые алгоритмы на вкладке «Плагины». Он также включает инструменты для выделения кода, редактирования изображений, выбора синонимов, перевода текста и встраивания видео с YouTube.
Однако онлайн-версию OnlyOffice нельзя использовать для открытия файлов с компьютера. Сервис поддерживает только те, которые были созданы в нем. Вы можете сохранять документы в «облаке» или скачивать на свои устройства в форматах XLSX, ODS, CSV, OTS, PDF.
Приложение OnlyOffice также работает на смартфонах Android и iOS. При авторизации под той же учетной записью, что и в веб-версии, данные синхронизируются.
Помимо бесплатного редактора электронных таблиц, у OnlyOffice есть коммерческая версия облачной платформы для организаций. Для проверки функций дан пробный период в 180 дней. Стоимость подписки зависит от количества сотрудников. В среднем месячная лицензия на одного пользователя стоит 4,25 евро. При годовой подписке экономия составит 40%, при покупке тарифа на 3 года - 60%.
Для некоммерческих организаций и образовательных учреждений OnlyOffice предоставляет бесплатный доступ к платным функциям. Для этого вам необходимо зарегистрироваться, выбрать баннер, который будет размещен на главной странице сайта организации, и заполнить форму. Подробности на этой странице.
Облачная платформа OnlyOffice не предназначена для домашнего использования, так как она слишком сложная и достаточно дорогая. Но если вы ищете решение для онлайн-организации, это отличная замена Excel Online.
