Разработка первых персональных компьютеров строилась вокруг компьютерных программ, которые могли упростить и ускорить работу с числовыми массивами. Эти программы росли, становились более сложными и ресурсоемкими, стимулировали создание новых аппаратных платформ. Не стал исключением и Excel, редактор электронных таблиц, без которого Microsoft никогда не смогла бы занять свое современное место на рынке программного обеспечения. Сегодня мы расскажем вам, как работать в MS Excel и познакомим вас с основными функциями программы.
Работа в Excel с формулами и таблицами для начинающих
Форматы файлов
Excel 2010, на наш субъективный взгляд, имеет наилучшее соотношение производительности и системных требований, имеет хорошую производительность даже на устаревших ПК с Windows XP, дружественный и интуитивно понятный интерфейс.
Интерфейс Эксель 2010
Основными форматами файлов, создаваемых с помощью MS Excel, являются XLS (Office 2003) и XLSX (Office 2007 и более поздние версии). Однако программа способна хранить данные в узкоспециализированных форматах. Полный список приведен в таблице.
Таблица формата MS Excel.
| Имя | Расширение | Характеристики |
|---|---|---|
| Рабочая тетрадь | .xls, .xlsx | Основной рабочий формат, обновленная версия которого представляет собой ZIP-архив стандартной директории |
| Рабочая тетрадь с макросами | .xlsm | Документ с зарегистрированными пользователем алгоритмами действий |
| Пытаться | .xlt, .xltx | Структурный документ, упрощающий создание таблиц одного типа |
| Шаблон с макросами | .xltm | То же, но с программной поддержкой алгоритма |
| Двоичная книга | .xlsb | Данные записываются в бинарном формате для ускорения работы с большими массивами данных (сотни тысяч ячеек) |
| Надстройка | .xlam, .xla | Форматы, в которых хранятся дополнительные утилиты и приложения |
| Документы сайта | .htm, .html и т д. | Веб-сайты с несколькими или отдельными файлами |
| Таблица OpenDocument | .ods | Альтернативный программный формат OpenOffice, который распространяется бесплатно и популярен среди пользователей Linux |
Форматы, в которых Excel может сохранять документы
На практике чаще всего используются форматы XLS и XLSX. Они совместимы со всеми версиями MS Excel (требуется преобразование для открытия XLSX в Office 2003 и ниже) и многими альтернативными офисными пакетами.
Создание таблиц, виды и особенности содержащихся в них данных
Рабочая область листа Microsoft Excel разделена условно-невидимыми границами на столбцы и строки, размеры которых можно регулировать, «перетаскивая» ползунок, указывающий на границу. Для быстрого объединения ячеек используйте соответствующую иконку в блоке «Выравнивание» на вкладке «Главная».
Во вкладке «Главная» в блоке «Выравнивание» есть инструменты для объединения и выравнивания ячеек
Столбцы обозначены латинскими буквами (A, B, C,... AA, AB, AC...), строки пронумерованы. Таким образом, каждая ячейка имеет свой уникальный адрес. Вот пример выделения ячейки C7.
Выбранная ячейка имеет свой уникальный адрес C7, который состоит из буквы столбца и номера строки
Ячейка может содержать числовое значение, форматированный текст, символы, формулы и другие элементы. По умолчанию числа размещаются справа от ячейки, текст — слева. При выборе ячейки с формулой последняя отображается в строке «fx».
Ячейки могут содержать числовое значение, текст, символы, формулы и другие элементы
С помощью инструментов на вкладке «Главная» вы можете форматировать ячейки и саму таблицу, задавать нужный размер и параметры текста, выбирать границы, применять заливку ячеек и выполнять ряд более сложных операций.
На заметку! Во-первых, вам нужно выбрать область, которую вы хотите отформатировать.
Выберите ячейки, во вкладке «Главная» нажмите соответствующие значки инструментов форматирования
Щелкнув правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или блоку ячеек, вы можете вызвать контекстное меню. Он состоит из верхнего блока, дублирующего основные функции вкладки Главная, и нижнего блока, содержащего операции копирования и вставки текста, фильтрации и сортировки значений, а также некоторые другие функции.
Щелкнув правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или блоку ячеек, мы вызываем контекстное меню для их форматирования
Выбрав в контекстном меню пункт «Формат ячейки», вы получите расширенные возможности форматирования выбранного массива данных.
Нажмите на «Формат ячеек»
С помощью открывшегося окна можно максимально точно настроить все особенности представления информации в ячейках и блоках таблицы.
Окно «Формат ячеек» с инструментами для точной настройки и форматирования ячеек
Кроме того, вы можете использовать готовые стили, сгруппированные в пунктах «Условное форматирование», «Форматировать как таблицу» и «Стили ячеек».
В группе «Стили» вкладки «Главная» вы можете выбрать готовый стиль
Контекстные меню этих элементов содержат шаблоны с контрастом, градиентом и многими другими схемами форматирования, с помощью которых можно быстро привести табличный блок к нужному виду.
Готовые шаблоны к пункту «Форматировать как таблицу»
Помимо уже рассмотренных групп «Шрифт», «Выравнивание» и «Стили», вкладка «Главная» содержит несколько менее популярных, но все же необходимых в ряде случаев элементов. На нем вы найдете:
- «Буфер обмена» — иконки для копирования, вырезания и вставки информации (дублируются сочетаниями клавиш «Ctrl+C», «Ctrl+X» и «Ctrl+V» соответственно);
Группа буфера обмена, содержащая значки для копирования, вырезания и вставки информации - «Числа» — обеспечивает быстрое переключение между текстовым, числовым, процентным и другими форматами отображения информации, а также простые операции формализации данных, например, изменение количества знаков после запятой в дробных числах;
Группа «Число» обеспечивает быстрое переключение между различными форматами отображения информации - «Ячейки» — содержит команды добавления и удаления строк, столбцов, массивов, а также простые функции форматирования их размера и видимости;
Группа «Ячейки» содержит инструменты для удаления или добавления ячеек и столбцов, а также другие инструменты для их форматирования - «Редактирование» — упрощает поиск, сортировку и фильтрацию данных, включает несколько быстрых формул, выполняет автодополнение и авторские команды.
Панель редактирования и ее инструменты
Стрелки в правом нижнем углу большинства окон вкладок «Главная» отображают расширенные контекстные меню или всплывающие окна, содержащие более точные и полные списки возможных команд.
Маленькая стрелка вниз рядом с названием группы отображает диалоговое окно с дополнительной информацией или функциями
Основы работы с формулами
Поскольку основная цель Excel — упростить вычисления, он предоставляет мощные математические инструменты. Большинство из них представляют интерес только для профессионалов в той или иной отрасли, но есть и полезные для обычных пользователей.
Каждая формула начинается со знака равенства. Для простых вычислений можно использовать классические математические операторы, сгруппированные на клавиатуре.
Ставим знак «=» в ячейку или на строку для формул «fx»
Вот примеры таких формул:
- дополнение - "=А1+А2»;
- вычитание - "=А2-А1»;
- умножение - "=А2*А1»;
- деление - "=А2/А1»;
- возведение в степень (в квадрате) – «=A1^2»;
- составное выражение - "=((A1+A2)^3-(A3+A4)^2)/2».
Адрес ячейки в формуле не нужно вводить вручную, достаточно кликнуть левой кнопкой мыши по нужной ячейке. Зная это, вы сможете легко и быстро ввести любое простое выражение прямо в ячейку или в строку «fx», используя только математические символы и цифры. Более сложные функции задаются с помощью литеральных команд оператора.
Левой кнопкой мыши выделить ячейки со значениями между ними, ввести с клавиатуры нужный математический символ
Важно! Не забывайте, что любое изменение данных в исходных ячейках автоматически пересчитает все связанные с ними формулы. Если формат ячейки, на которую ссылается формула, не является числовым, программа выдаст ошибку.
Поиск и использование нужных выражений
Несколько быстрых команд для автоматического подсчета данных доступны в разделе редактора на вкладке Главная. Допустим, у нас есть диапазон чисел (выборка), для которого нужно определить общую сумму и среднее значение. Давайте сделаем следующее:
Шаг 1. Выберите всю матрицу выборки и щелкните стрелку рядом со знаком Sigma (обведен красным).
Выберите весь массив выборки и щелкните стрелку рядом со знаком «Сигма
Шаг 2. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Сумма». Результат расчета отобразится в ячейке под матрицей (в нашем случае ячейка «А11.
В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Сумма»
Шаг 3. В строке формул теперь отображается выражение, выбранное системой для расчета. Этот же оператор можно ввести вручную или найти в общем справочнике.
В строке формул отображается выражение, выбранное системой для расчета
Шаг 4. Снова выберите образец и нажмите на знак «Сигма», но на этот раз выберите пункт «Среднее». В первой свободной ячейке столбца, расположенной ниже результата предыдущего расчета, будет отображаться среднее арифметическое выборки.
Выберите образец, нажмите на знак «Сигма» и выберите пункт «Среднее»
Шаг 5. Обычно из вкладки «Главная» выполняются только простые расчеты, но в контекстном меню можно найти любую нужную формулу. Для этого выберите пункт «Другие функции».
Нажмите на значок «Сигма» и выберите «Другие функции»
Шаг 6. В открывшемся окне «Мастер функций» введите категорию формулы (например, «Математика») и выберите нужное выражение.
В открывшемся окне «Мастер функций» задайте категорию для формулы, выберите нужное выражение
Шаг 7. Читаем краткое объяснение механизма формулы, чтобы убедиться, что мы выбрали правильное выражение. Затем нажмите «ОК».
Читаем краткое объяснение механизма действия формулы, нажимаем "ОК»
Шаг 8. Выбранный оператор отображается в строке формул, после чего вам остается только выбрать ячейку или матрицу с данными для расчета.
На заметку! Помимо элемента «Редактировать», вы можете выбрать оператор прямо на вкладке «Формулы».
Выбрать нужный оператор можно прямо на вкладке «Формулы
Здесь выражения также собраны в ряд категорий, каждая из которых содержит формулы заданного порядка. После выбора конкретной формулы вам будет предложено ввести аргументы. Вы можете вводить значения с помощью клавиатуры, а можете выделить ячейку или массив данных с помощью мыши.
Направления! Со временем основные операторы останутся в памяти, и для их использования достаточно будет поставить знак равенства, зажать «Caps Lock» и ввести сокращенное название функции.
Еще один важный нюанс, способный значительно облегчить работу с формулами, — автодополнение. Это применение одной формулы к разным аргументам с автоматической подстановкой последних.
На рисунке ниже показана матрица числовых значений и рассчитано несколько показателей для первой строки:
- сумма значений: =СУММ(A3:E3);
- произведение значений: =ПРОИЗВЕД(A3:E3);
- квадратный корень из суммы в произведении: = КОРЕНЬ (G3/F3).
Таблица с расчетами нескольких показателей для первой строки
Предположим, что аналогичные вычисления необходимо выполнить для остальных строк. Для этого ячейки с формулами будут последовательно перетягивать правый нижний угол вниз до конца числовых значений.
Выберите ячейки с формулами и перетащите правый нижний угол вниз до конца числовых значений
Обратите внимание, что курсор превратился в плюс, а ячейки за ним выделены пунктирной рамкой. Отпуская кнопку мыши, мы получаем рассчитанные по строкам значения показателей. Автозаполнение можно использовать для одной строки или столбца или для больших массивов данных.
Заключение
Теперь у вас есть необходимые базовые навыки работы с MS Excel. Надеемся, что полученная информация была для вас интересной и полезной. Желаем вам удачи в освоении компьютерных технологий вообще и табличных редакторов в частности!
