Одной из проблем, с которой сталкиваются пользователи при работе с электронными таблицами в Microsoft Excel, является ошибка «Слишком много разных форматов ячеек». Особенно часто встречается при работе с таблицами с расширением XLS. Давайте разберемся в сути этой проблемы и выясним, какими способами ее можно устранить.
Устранение ошибки
Чтобы понять, как исправить ошибку, нужно знать суть. Дело в том, что файлы Excel с расширением XLSX поддерживают одновременную работу с 64000 форматами в одном документе, а с расширением XLS — только с 4000. При превышении указанных лимитов возникает эта ошибка. Формат представляет собой комбинацию различных элементов форматирования:
- Границы;
- Наполнять;
- Шрифт;
- Гистограммы и так далее
Поэтому в ячейке одновременно может быть несколько форматов. Если в документе используется чрезмерное форматирование, именно это может вызвать ошибку. Теперь давайте узнаем, как решить эту проблему.
Способ 1: Сохранение файла с расширением XLSX
Как было сказано выше, документы с расширением XLS поддерживают одновременную работу только с 4000 единицами формата. Этим и объясняется тот факт, что именно в них чаще всего возникает данная ошибка. Преобразование книги в более современный документ XLSX, который одновременно поддерживает 64 000 элементов форматирования, позволит использовать эти элементы в 16 раз больше, прежде чем возникнет вышеуказанная ошибка.
- Затем нажмите «Сохранить как» в левом вертикальном меню».
- Откроется окно Сохранить файл. При желании его можно сохранить в другом месте, а не там, где находится исходный документ, перейдя в другую директорию на жестком диске. Вы также можете при желании изменить имя в поле «Имя файла». Но это не обязательные условия. Эти настройки можно оставить по умолчанию. Основная задача - изменить значение "Excel Book 97-2003" на "Excel Book" в поле "Тип файла". Для этих целей нажмите на это поле и выберите подходящее название из открывшегося списка. После завершения этой процедуры нажмите на кнопку «Сохранить».
Теперь документ будет сохранен с расширением XLSX, что позволяет одновременно работать с в 16 раз большим количеством форматов, чем при работе с файлом с расширением XLS. В подавляющем большинстве случаев этот метод позволяет устранить изучаемую нами ошибку.
Способ 2: Очистка форматов в пустых строках
Но все же бывают случаи, когда пользователь работает с расширением XLSX, но все равно выдает эту ошибку. Это связано с тем, что при работе над документом был превышен рубеж в 64 000 форматов. Кроме того, по определенным причинам, возможно, вам нужно сохранить файл с расширением XLS, а не XLSX, так как с первым могут работать, например, некоторые сторонние программы. В этих случаях приходится искать другой выход из сложившейся ситуации.
Часто многие пользователи оформляют место для стола с запасом, чтобы в дальнейшем не тратить время на эту процедуру в случае расширения стола. Но это совершенно неправильный подход. Из-за этого размер файла значительно увеличивается, работа над ним замедляется, к тому же такие действия могут привести к ошибке, о которой мы и поговорим в этой теме. Поэтому такие излишества должны быть устранены.
- Затем переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на иконку на ленте «Удалить», которая находится в блоке инструментов «Редактирование». Откроется список, где выбираем пункт «Пустые форматы».
- После этого действия выбранная область будет удалена.
Таким же образом можно очистить ячейки справа от таблицы.
- Затем, как и в предыдущем случае, нажмите на значок «Удалить», а в выпавшем меню выберите пункт «Удалить форматы».
- После этого все ячейки справа от таблицы будут удалены.
Не лишним будет провести подобную процедуру и в случае ошибки, о которой мы говорим в этом уроке, даже если на первый взгляд кажется, что области внизу и справа от таблицы вообще не форматируются. Дело в том, что они могут содержать «скрытые» форматы. Например, в ячейке может отсутствовать текст или цифры, но она имеет формат полужирного шрифта и т д. Поэтому в случае ошибок не поленитесь выполнить эту процедуру даже над, казалось бы, пустыми областями. Не забывайте о возможных скрытых столбцах и строках.
Способ 3: Удаление форматов внутри таблицы
Если предыдущий вариант не помог решить проблему, стоит обратить внимание на излишнее форматирование внутри самой таблицы. Некоторые пользователи форматируют таблицу даже там, где она не содержит дополнительной информации. Они думают, что делают стол красивее, но на самом деле довольно часто со стороны такой дизайн выглядит довольно безвкусно. Еще хуже, если эти вещи приводят к замедлению работы программы или к ошибке, которую мы описываем. В этом случае следует оставлять в таблице только действительно осмысленное форматирование.
- Выбранное табличное пространство будет полностью очищено.
- Единственное, что нужно будет сделать позже, это задать границы в удаляемом фрагменте, если они присутствуют в остальной части табличного массива.
Но для некоторых областей стола этот вариант не подходит. Например, в определенной области можно убрать отступы, но оставить формат даты, иначе данные будут отображаться некорректно, границы и некоторые другие элементы. Та же опция, о которой мы говорили выше, полностью удаляет форматирование.
Но выход в этом случае есть, но он более трудоемкий. В таких обстоятельствах пользователю придется выбирать каждый блок ячеек с единым форматированием и вручную удалять формат, который можно опустить.
Это, конечно, долгая и кропотливая работа, если таблица слишком большая. Поэтому лучше не злоупотреблять "красивостями" сразу при создании документа, чтобы потом не возникло проблем, решение которых займет много времени.
Способ 4: Удаление условного форматирования
Условное форматирование — очень полезный инструмент визуализации данных, но злоупотребление им также может привести к изучаемой нами ошибке. Поэтому нужно пройтись по списку правил условного форматирования, применяемых к этому листу, и удалить из него пункты, без которых можно обойтись.
- После этого открывается окно управления правилом, которое содержит список элементов условного форматирования.
- По умолчанию список содержит только элементы выбранного фрагмента. Чтобы отобразить все правила на листе, переместите переключатель в поле «Показать правила форматирования для» в положение «Этот лист». После этого отобразятся все правила для текущего листа.
- Затем выберите правило, без которого можно обойтись, и нажмите кнопку «Удалить правило».
- Таким образом мы убираем правила, которые не играют важной роли в визуальном восприятии данных. После завершения процедуры нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна «Диспетчер правил.
Если вы хотите полностью удалить условное форматирование из определенного диапазона, это еще проще.
- Нажмите кнопку «Условное форматирование» в блоке «Стили» на вкладке «Главная». В появившемся списке выберите опцию «Удалить правила». Затем открывается другой список. В нем выберите пункт «Удалить правила из выделенных ячеек».
- После этого все правила в выбранной области будут удалены.
Если вы хотите полностью удалить условное форматирование, в последнем списке меню выберите пункт «Удалить правила со всего листа».
Способ 5: Удаление пользовательских стилей
Кроме того, эта проблема может возникнуть из-за использования большого количества пользовательских стилей. Также они могут появиться в результате импорта или копирования из других книг.
- Откроется меню стилей. Здесь представлены разные стили оформления ячеек, то есть, по сути, фиксированные комбинации нескольких форматов. В самом верху списка находится блок «Пользовательский». Только эти стили изначально не встроены в Excel, а являются продуктом действий пользователя. Если возникает ошибка, которую мы исследуем, мы рекомендуем вам удалить ее.
- Проблема в том, что нет встроенного инструмента для массового удаления стилей, поэтому приходится удалять каждый из них по отдельности. Наведите указатель мыши на определенный стиль из группы «Пользовательский». Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем пункт «Удалить…».
- Таким образом мы удаляем каждый стиль из пользовательского блока до тех пор, пока не останутся только встроенные стили Excel.
Способ 6: Удаление пользовательских форматов
Очень похожая процедура удаления стилей — это удаление пользовательских форматов. То есть мы удаляем те элементы, которые не встроены по умолчанию в Excel, но внедрены пользователем, либо были внедрены в документ каким-то другим способом.
- Как только добавленный пользовательский элемент будет выделен, кнопка «Удалить» станет активной. Я нажимаю на нее. Таким же образом удаляем в списке все наименования пользовательского форматирования.
- После завершения процедуры обязательно нажмите кнопку «ОК» внизу окна.
Способ 7: Удаление ненужных листов
Мы описали шаги по решению проблемы всего на одном листе. Но не забывайте, что точно такие же манипуляции необходимо проделать со всеми остальными листами в книге, заполненными данными.
Кроме того, следует полностью удалить ненужные листы или листы, где информация дублируется. Делается это достаточно легко.
- После этого откроется диалоговое окно, требующее подтверждения удаления ярлыка. Нажмите кнопку «Удалить».
- После этого выбранная метка будет удалена из документа, а следовательно, и все элементы форматирования на ней.
Если вам нужно удалить несколько последовательных ярлыков, нажмите на первый из них левой кнопкой мыши, затем нажмите на последний, но только с зажатой клавишей Shift. Будут выделены все метки между этими элементами. При этом процедура удаления осуществляется по тому же алгоритму, который был описан выше.
Но есть и скрытые листы, и только на них может быть довольно много разных форматированных элементов. Чтобы убрать лишнее форматирование на этих листах, а то и вовсе убрать их, сразу покажите метки.
- Откроется список скрытых листов. Выберите имя скрытого листа и нажмите кнопку «ОК». После этого он появится на панели.
Проделываем эту операцию со всеми скрытыми листами. Потом смотрим, что с ними делать: удалять или убирать лишнее форматирование, если информация на них важна.
Но рядом с этим есть еще так называемые суперскрытые листы, которых вы не найдете в списке обычных скрытых листов. Их можно увидеть и отобразить в панели только через редактор VBA.
- Нажимаем на этот параметр и в открывшемся списке выбираем имя «-1-xlSheetVisible». Затем нажмите кнопку закрытия окна по умолчанию.
После этого действия выбранный лист перестанет быть суперскрытым и на панели появится метка. Кроме того, с его помощью можно будет выполнять как чистку, так и удаление.
