При создании таблиц с определенным типом данных иногда необходимо использовать календарь. Кроме того, некоторые пользователи просто хотят его изготовить, распечатать и использовать в бытовых целях. Программа Microsoft Office позволяет вставлять календарь в таблицу или электронную таблицу несколькими способами. Давайте узнаем, как это можно сделать.
Если инструкции по созданию календаря в Microsoft Excel кажутся вам пугающими, мы рекомендуем вам рассмотреть в качестве альтернативы веб-платформу Canva, доступную онлайн из любого браузера. Это сервис с огромной библиотекой редактируемых шаблонов различных типов и стилей, включая календари. Вы можете изменить любой из них по своему вкусу или создать его с нуля, а затем сохранить на свой компьютер в нужном формате или распечатать.
Создание различных календарей
Все календари, созданные в Excel, можно разделить на две большие группы: охватывающие определенный период времени (например, год) и вечные, которые сами будут обновляться на текущую дату. Соответственно подходы к их созданию несколько различаются. Кроме того, вы можете использовать готовый шаблон.
Способ 1: создание календаря на год
Прежде всего, давайте рассмотрим, как создать календарь на конкретный год.
- Отрегулируйте ширину и высоту ячеек, чтобы они имели квадратную форму. Чтобы задать высоту строки, нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+A. Таким образом, выделяется весь лист. Затем вызовите контекстное меню, щелкнув левой кнопкой мыши. Выберите «Высота строки».
Откроется окно, в котором необходимо установить желаемую высоту строки. Если вы делаете такую операцию впервые и не знаете, какой размер выставлять, то ставьте 18. Затем нажмите кнопку «ОК».
Теперь нам нужно задать ширину. Щелкаем по панели, где названия столбцов обозначены буквами латинского алфавита. В появившемся меню выберите «Ширина столбца».
В открывшемся окне установите нужный размер. Если не знаете, какой размер вводить, можно поставить цифру 3. Нажмите кнопку «ОК».
После этого клетки на листе станут квадратными.
- Теперь над линейчатым шаблоном нам нужно зарезервировать место для названия месяца. Выберите ячейки, которые находятся над строкой первого элемента календаря. На вкладке «Главная» панели инструментов «Выравнивание» нажмите кнопку «Объединить и центрировать».
- Пишем дни недели в первой строке элемента календаря. Это можно сделать с помощью автозаполнения. Вы также можете отформатировать ячейки в этой маленькой таблице так, как считаете нужным, чтобы потом не пришлось форматировать каждый месяц отдельно. Например, можно закрасить красным цветом столбец для воскресенья, а текст в строке с названиями дней недели сделать полужирным.
- Скопируйте элементы календаря еще на два месяца. При этом не забывайте, что объединенная ячейка над элементами также попадает в область копирования. Вставляем их в ряд так, чтобы между элементами было расстояние в одну ячейку.
- Теперь выберите все три из этих элементов и скопируйте их еще на три строки вниз. Таким образом, на каждый месяц должно приходиться 12 предметов. Расстояние между строками сделайте двумя ячейками (при книжной ориентации) или одной (при альбомной ориентации).
- Затем в объединенной ячейке пишем название месяца над шаблоном первого элемента календаря — «Январь». После этого прописываем название месяца для каждого последующего элемента.
- На последнем этапе проставляем даты в ячейках. В то же время вы можете значительно сократить время, используя функцию автозаполнения, которой посвящен отдельный урок.
После этого можно считать, что календарь готов, хотя его можно дополнительно отформатировать на свое усмотрение.
Урок: Как сделать автозаполнение в Excel
Способ 2: создание календаря с использованием формулы
Но все же у предыдущего способа создания есть существенный недостаток: его приходится делать каждый год заново. В то же время есть способ вставить календарь в Excel с помощью формулы. Он будет обновляться каждый год. Давайте посмотрим, как это можно сделать.
- Рисуем шаблоны элементов календаря ежемесячно, так же, как и в предыдущем способе с временным изменением размера ячеек. Вы можете сразу отформатировать эти элементы: заливку, шрифт и так далее
- В место, где должно стоять название месяца «Январь», вставьте следующую формулу:
=ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()),1,1)
Но, как видите, в том месте, где должно стоять только название месяца, ставится дата. Чтобы привести формат ячейки к нужной форме, щелкните по ней правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Форматировать ячейки…».
В открывшемся окне формата ячейки перейдите на вкладку «Число» (если окно было открыто в другой вкладке). В блоке «Числовые форматы» выберите пункт «Дата». В блоке «Тип» выберите значение «Март». Не волнуйтесь, это не означает, что в ячейке будет слово «Март», это просто пример. Нажмите на кнопку «ОК».
- Как видите, название в заголовке элемента календаря было изменено на «Январь». В заголовок следующего элемента вставьте еще одну формулу:
=ДАТА(B4;1)
В нашем случае B4 — это адрес ячейки «Январь». Но в каждом случае координаты могут быть разными. Для следующего элемента ссылаемся уже не на «январь», а на «февраль» и т д. Форматируем ячейки так же, как и в предыдущем случае. Теперь у нас есть названия месяцев во всех элементах календаря.
- Нам нужно заполнить поле даты. Выделяем в элементе календаря на январь все ячейки, предназначенные для ввода дат. Введите в строку формул следующее выражение:
=ДАТА(ГОД(D4),МЕСЯЦ(D4),1-1)-(ДЕНЬ НЕДЕЛИ(ДАТА(ГОД(D4),МЕСЯЦ(D4),1-1))-1)+{0:1: 2:3 :4:5:6}*7+{1;2;3;4;5;6;7}
Нажмите комбинацию клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+Enter.
- Но, как видите, поля были заполнены непонятными цифрами. Чтобы они приобрели нужную нам форму. Форматируем их по дате, как делали раньше. Но теперь в блоке «Числовые форматы» выберите значение «Все форматы». В блоке «Тип» формат необходимо ввести вручную. Мы просто ставим там букву «Д». Нажмите на кнопку «ОК».
- Аналогичные формулы вбиваем в пункты календаря на другие месяцы. Только теперь вместо адреса ячейки D4 в формуле нужно проставить координаты с названием ячейки соответствующего месяца. Затем выполняем форматирование так же, как обсуждалось выше.
- Как видите, расположение дат в календаре по-прежнему не правильное. В месяце должно быть от 28 до 31 дня (в зависимости от месяца). В нашем случае в каждом элементе также есть числа из предыдущего и следующего месяца. Их необходимо удалить. Воспользуемся для этого условным форматированием.
Производим в блоке календаря на январь выделение ячеек, содержащих числа. Щелкните значок «Условное форматирование» на ленте на вкладке «Главная» панели инструментов «Стили». В появившемся списке выберите значение «Создать правило».
Откроется окно «Создать правило условного форматирования». Выберите тип «Использовать формулу для определения форматированных ячеек». Вставьте формулу в соответствующее поле:
=И(МЕСЯЦ(D6)1+3*(ЧАСТНЫЙ(СТРОКА(D6)-5,9))+ЧАСТНЫЙ(СТОЛБЦ(D6),9))
D6 — первая ячейка в выделенном массиве, содержащая даты. В каждом случае адрес может быть разным. Затем нажмите на кнопку «Формат».
В открывшемся окне перейдите на вкладку «Шрифт». В блоке «Цвет» выберите белый цвет или цвет фона, если у вас цветной фон для календаря. Нажмите на кнопку «ОК».
Вернитесь в окно создания правила, нажмите кнопку «ОК».
- Аналогичным методом выполняем условное форматирование относительно других элементов календаря. Только вместо ячейки D6 в формуле нужно указать адрес первой ячейки в диапазоне соответствующего элемента.
- Как видите, цифры, не входящие в соответствующий месяц, слились с фоном. Но кроме того, выходные слились с ним. Это сделано специально, так как ячейки, содержащие количество праздников, будут заполнены красным цветом. Выбираем районы в январском блоке, даты выпадающие на субботу и воскресенье. При этом исключаем те области, где данные были специально скрыты форматированием, так как они относятся к другому месяцу. На ленте на вкладке «Главная» на панели «Шрифт» щелкните значок «Цвет заливки» и выберите красный цвет.
Точно такую же операцию проделываем с другими элементами календаря.
- Выберем текущую дату в календаре. Для этого мы должны снова условно отформатировать все элементы в таблице. На этот раз выберите тип правила «Форматировать только те ячейки, которые содержат». В качестве условия установите значение ячейки равным текущему дню. Для этого запускаем формулу в соответствующие поля (показаны на иллюстрации ниже).
=СЕГОДНЯ()
В формате заливки выберите любой цвет, отклоняющийся от общего фона, например зеленый. Нажмите на кнопку «ОК».
После этого ячейка, соответствующая текущему числу, станет зеленой.
- Поместите название «Календарь на 2017 год» посередине страницы. Для этого выделите всю строку, содержащую это выражение. Нажмите кнопку «Объединить и центрировать» на ленте. Это имя может быть дополнительно отформатировано различными способами для общей презентабельности.
В общем, работа по созданию «вечного» календаря завершена, хотя еще долго можно выполнять над ним различные косметические работы, редактируя его внешний вид по своему вкусу. Кроме того, можно будет выделить, например, праздники.
Урок: Условное форматирование в Excel
Способ 3: использование шаблона
Те пользователи, которые еще не обладают достаточными знаниями Excel или просто не хотят тратить время на создание уникального календаря, могут воспользоваться готовым шаблоном, скачанным из интернета. Таких шаблонов в сети довольно много, и не только количество, но и разнообразие велико. Вы можете найти их, введя соответствующий запрос в любую поисковую систему. Например, вы можете задать следующий вопрос: «Шаблон календаря Excel».
Примечание. В последних версиях пакета Microsoft Office большой выбор шаблонов (включая календари) интегрирован в программные продукты. Все отображаются непосредственно при открытии программы (а не конкретного документа), а для большего удобства использования разбиты на тематические категории. Здесь вы можете выбрать подходящий шаблон, а если его нет, вы всегда можете скачать его с официального сайта Office.com.
По сути, такой шаблон представляет собой готовый календарь, в который нужно только внести праздники, дни рождения или другие важные события. Например, таким календарем является шаблон, который показан на изображении ниже. Это полностью готовый к использованию стол.
Вы можете использовать кнопку заливки на вкладке Главная, чтобы заполнить ячейки, содержащие даты, разными цветами в зависимости от их значения. Собственно, на этом всю работу с таким календарем можно считать завершенной, и можно приступать к его использованию.
Мы обнаружили, что календарь в Excel можно сделать двумя основными способами. Первый из них предполагает выполнение практически всех действий вручную. Кроме того, созданный таким образом календарь придется обновлять каждый год. Второй метод основан на использовании формул. Это позволяет вам создать календарь, который будет обновляться сам. Но чтобы использовать этот метод на практике, нужно иметь больше знаний, чем при использовании первого варианта. Особенно важными будут знания в области использования такого инструмента, как условное форматирование. Если ваши знания Excel минимальны, вы можете воспользоваться готовым шаблоном, скачанным из интернета.
