Сетевой план — это таблица, предназначенная для подготовки плана проекта и контроля за его выполнением. Для его профессионального построения существуют специализированные приложения, такие как MS Project. Но для малого бизнеса, а тем более для личных деловых нужд нет смысла покупать специализированное программное обеспечение и тратить много времени на изучение тонкостей работы в нем. С построением сетевого графа вполне успешно справляется установленная у большинства пользователей электронная таблица Excel. Давайте узнаем, как выполнить вышеуказанную задачу в этой программе.
Процедура построения сетевого графика
Вы можете построить сетевой график в Excel, используя диаграмму Ганта. Обладая необходимыми знаниями, можно составить таблицу любой сложности, от графика дежурств охранника до сложных многоуровневых проектов. Давайте рассмотрим алгоритм выполнения этой задачи, создав простой сетевой граф.
Этап 1: построение структуры таблицы
Прежде всего, вам нужно создать структуру таблицы. Это будет основой для сетевой диаграммы. Типичными элементами сетевой диаграммы являются столбцы с указанием порядкового номера конкретной задачи, ее названия, лица, ответственного за ее выполнение, и сроков выполнения. Но помимо этих основных элементов могут быть и другие в виде заметок и т.п.
- Выберите элементы заголовка и щелкните область выбора. В списке выделите значение «Форматировать ячейки…».
- В новом окне перейдите в раздел «Настройка». В области «Горизонтальная» установите переключатель в положение «Центр». В группе «Вид» поставьте галочку напротив пункта «Переносить по словам». Это пригодится нам позже, когда мы будем оптимизировать таблицу, чтобы сэкономить место на листе, сдвинув края элементов.
- Переходим на вкладку в окне форматирования «Шрифт». В блоке настроек «Стиль» поставьте галочку напротив параметра «Полужирный». Это необходимо сделать для того, чтобы названия столбцов выделялись среди другой информации. Теперь нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить указанные изменения форматирования.
- Следующим шагом является определение границ таблицы. Выделяем ячейки с названиями столбцов, а также количество строк под ними, которое будет равно примерному количеству запланированных мероприятий в границах данного проекта.
- На вкладке «Главная» щелкните треугольник справа от значка «Границы» в блоке «Шрифт» на ленте. Откроется список для выбора типа границы. Останавливаем выделение на позиции «Все границы».
На этом создание табличной формы завершено.
Урок: Форматирование таблиц в Excel
Этап 2: создание шкалы времени
Теперь нам нужно создать основную часть нашей сетевой диаграммы — временную шкалу. Будет набор столбцов, каждый из которых соответствует одному периоду в проекте. Чаще всего период равен суткам, но бывают случаи, когда значение периода исчисляется неделями, месяцами, кварталами и даже годами.
В нашем примере мы используем вариант, когда один период равен одному дню. Создадим временную шкалу на 30 дней.
- После этого нажмите на иконку «Граница» в режиме «Все границы».
- После того, как границы очерчены, добавим даты на шкалу времени. Допустим, мы проверяем проект со сроком действия 1-30 июня 2017 года. В этом случае название столбцов шкалы времени должно быть установлено в соответствии с указанным временным интервалом. Конечно, вводить все даты вручную довольно утомительно, поэтому воспользуемся инструментом автозаполнения под названием «Прогресс».
Вставьте дату «01.06.2017» в первый объект заголовка шакала времени. Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите значок «Заполнить». Откроется дополнительное меню, где необходимо выбрать пункт «Прогресс…».
- Активируется окно «Прогресс». В группе «Расположение» следует отметить значение «По строкам», так как мы хотим заполнить заголовок, представленный в виде строки. В группе «Тип» должен быть отмечен параметр «Даты». В блоке «Единицы» установите переключатель близко к положению «День». Поле «Шаг» должно содержать числовое выражение «1». В поле «Предельное значение» введите дату 30.06.2017. Нажмите «ОК».
- Матрица заголовка будет заполнена последовательными датами с 1 июня по 30 июня 2017 года. Но для сетевой диаграммы у нас слишком широкие ячейки, что негативно сказывается на компактности таблицы, а значит, и на ее наглядности. Поэтому проведем ряд манипуляций по оптимизации таблицы.
Выделите голову на временной шкале. Нажмите на выделенный фрагмент. В списке останавливаемся на пункте «Формат ячеек».
- В открывшемся окне форматирования перейдите в раздел «Выравнивание». В области «Ориентация» установите значение «90 градусов», либо переместите курсором элемент «Надпись» вверх. Нажмите на кнопку «ОК».
- После этого названия столбцов в виде дат изменили ориентацию с горизонтальной на вертикальную. Но из-за того, что ячейки не изменили размер, названия стали нечитаемыми, так как не влезают по вертикали в заданные элементы листа. Чтобы изменить это состояние, снова выберите содержимое заголовка. Щелкните значок «Формат» в блоке «Ячейки». В списке останавливаемся на опции «Авторегулировка высоты строки».
- После описанного действия названия столбцов по высоте вписались в границы ячеек, но по ширине ячейки компактнее не стали. Снова выберите заголовок временной шкалы и нажмите кнопку «Формат». На этот раз выберите из списка опцию «Автоподбор ширины столбца».
- Теперь таблица стала компактной, а элементы сетки приобрели квадратную форму.
Этап 3: заполнение данными
Следующим шагом будет заполнение таблицы данными.
- После этого необходимо заполнить графу «Нет п/п». Если событий мало, это можно сделать, введя цифры вручную. Но если вы планируете выполнять много задач, рациональнее будет прибегнуть к автозаполнению. Для этого в первый элемент столбца поставьте цифру «1». Наводим курсор на правый нижний край элемента, и ждем момента, когда он превратится в крестик. Удерживая одновременно клавишу Ctrl и левую кнопку мыши, перетащите крестик вниз к нижнему краю таблицы.
- Затем весь столбец будет заполнен значениями по порядку.
- Далее перейдите в графу «Дата начала». Здесь вы должны ввести дату начала для каждого отдельного события. Давай сделаем это. В столбце «Длительность в днях» введите количество дней, которое необходимо использовать для решения указанной задачи.
- В графе «Примечания» можно заполнить данные по мере необходимости и указать функции конкретной задачи. Ввод информации в этот столбец является необязательным для всех действий.
- Далее выделяем все ячейки в нашей таблице, кроме шапки и сетки данных. Нажимаем на иконку «Формат» на ленте, к которой ранее обращались, в открывшемся списке нажимаем на позицию «Автоподбор ширины столбца».
- После этого ширина столбцов выбранных элементов сужается до размера ячейки, где длина данных наибольшая по сравнению с остальными элементами столбца. Это экономит место на листе. При этом в шапке таблицы названия переносятся словами в те элементы листа, куда они не помещаются по ширине. Это было сделано из-за того, что мы предварительно поставили галочку напротив параметра «Переносить по словам» в формате ячейки заголовка».
Этап 4: Условное форматирование
На следующем этапе работы с сетевой диаграммой нам необходимо заполнить цветом те ячейки сетки, которые соответствуют интервалу периода реализации определенного события. Это можно сделать с помощью условного форматирования.
- Щелкните значок «Условное форматирование». Он находится в блоке «Стили». После этого откроется список. В нем выберите опцию «Создать правило».
- Откроется окно, в котором вы хотите создать правило. В области выбора типа правила мы отмечаем элемент, который предполагает использование формулы для указания форматированных элементов. В поле «Формат значений» мы должны ввести правило выбора, представленное в виде формулы. Для нашего конкретного случая это будет выглядеть так:
=И(G$1>=$D2;G$1
Но для того, чтобы вы смогли преобразовать эту формулу для вашего сетевого графа, который вполне возможно будет иметь другие координаты, нам следует расшифровать записанную формулу.
И — это встроенная функция Excel, которая проверяет, все ли значения, переданные в качестве аргументов, верны. Синтаксис:
=И(логическое1, логическое2;…)
Всего в качестве аргументов используется до 255 логических значений, но нам нужно только два.
Первый аргумент записывается как выражение "G$1>=$D2". Он проверяет, что значение на временной шкале больше или равно соответствующему значению даты начала для определенного события. Соответственно, первая ссылка в этом выражении относится к первой ячейке в строке временной шкалы, а вторая — к первому элементу в столбце даты начала события. Знак доллара ($) установлен специально для того, чтобы координаты формулы, имеющей этот символ, не менялись, а оставались абсолютными. А для вашего случая нужно расставить знаки доллара в нужных местах.
Второй аргумент представлен выражением «G$1
Если оба аргумента представленной формулы верны, к ячейкам будет применено условное форматирование в виде заливки их цветами.
Чтобы выбрать определенный цвет заливки, нажмите кнопку «Формат…».
- Перейдите в раздел «Заполнить» в новом окне. Группа «Цвета фона» предоставляет различные варианты затенения. Мы отмечаем цветом, которым мы хотим, чтобы ячейки в дни, соответствующие периоду конкретной задачи, были выделены. Например, давайте выберем зеленый. После того, как тень отразится в поле «Образец», нажмите «ОК».
- Вернувшись в окно создания правила, также нажимаем на кнопку «ОК».
- После последней активности сетевые маршруты, соответствующие периоду конкретной активности, окрашивались в зеленый цвет.
На этом создание схемы сети можно считать законченной.
Урок: Условное форматирование в Microsoft Excel
В ходе работы мы создали схему сети. Это не единственный вариант такой таблицы, которую можно создать в Excel, но основные принципы выполнения этой задачи остаются неизменными. Поэтому при желании каждый пользователь может доработать представленную в примере таблицу под свои конкретные нужды.
