В этой статье мы покажем еще несколько полезных опций, которыми богат инструмент Insert Special, а именно: Значения, форматы, ширина столбцов и умножение/деление. С помощью этих инструментов вы можете настроить свои таблицы и сэкономить время на форматировании и переформатировании данных.
Если вы хотите узнать, как транспонировать, удалять ссылки и пропускать пустые ячейки с помощью инструмента Paste Special, обратитесь к статье Paste Special в Excel: пропуск пустых ячеек, транспонирование и удаление ссылок.
- Только вставка значений
- Вставка специальных > значений: основные шаги
- Только форматы вставки
- Вставить > Форматы: основные шаги
- Копирование ширины столбцов на другой рабочий лист
- Вставить > Ширина колонок: Основные шаги
- Специальная вставка: деление и умножение
- Специальные вставки > Деление / умножение: основные шаги
Вставляем только значения
Возьмем, к примеру, таблицу учета прибыли от продажи пирожных на благотворительной распродаже выпечки. Вы хотите подсчитать, сколько прибыли было получено за 15 недель. Как вы видите, мы использовали формулу, которая складывает сумму продаж недельной давности и прибыль, полученную на той неделе. Видите ли вы в строке формул =D2+C3? В ячейке D3 отображается результат этой формулы - $100. Другими словами, в ячейке D3 появляется значение. Настало время играть! В Excel с помощью инструмента Paste Special можно скопировать и вставить значение этой ячейки без формул и форматирования. Эта особенность иногда имеет решающее значение; сейчас я покажу, почему.
Предположим, вам нужно сообщить общую прибыль после продажи тортов в течение 15 недель. Вы можете просто скопировать и вставить строку, содержащую итоговую сумму. Но что вы получите, если сделаете это?
Упс, это совсем не то, что вы ожидали? Как вы видите, в результате простого копирования и вставки из ячейки была скопирована только формула? Вам нужно скопировать и вставить само значение. И это то, что мы делаем! Используйте команду Paste Special с параметром Values, чтобы все сделать правильно.
Обратите внимание на разницу в изображении ниже.
Используя команду Paste Special > Values, мы вставляем сами значения, а не формулы. Молодец!
Возможно, вы заметили что-то еще. Когда мы использовали команду Paste Special > Values, мы потеряли форматирование. Вы видите, что жирный шрифт и числовое форматирование (знаки доллара) не были скопированы? Вы можете использовать эту команду для быстрого удаления форматирования. Гиперссылки, шрифты, числовое форматирование могут быть быстро и легко очищены, и остаются только значения без каких-либо декоративных штучек, которые будут мешать в будущем. Это здорово, не так ли?
На самом деле, специальная вставка > Значения - один из моих любимых инструментов в Excel. Это важно! Меня часто просят создать электронную таблицу и представить ее на работе или в общественных организациях. Я всегда беспокоюсь, что другие пользователи могут внести хаос в введенные мной формулы. После того как я закончил с формулами и расчетами, я копирую все свои данные и использую для них функцию Paste Special > Values. Таким образом, когда другие пользователи открывают мою электронную таблицу, формулы больше не могут быть изменены. Это выглядит следующим образом:
Обратите внимание на содержимое строки формул для ячейки D3. Формула =D2+C3 больше не существует, вместо этого она имеет значение 100.
Еще одна очень полезная вещь, связанная со специальной вставкой. Предположим, я хочу сохранить только нижнюю строку в бухгалтерской таблице для прибыли от продажи благотворительного торта, т.е. я хочу удалить все строки, кроме недели 15. Посмотрите, что произойдет, если я просто удалю все эти строки:
Этот надоедливый #REF! (#REF!). Оно появляется потому, что значение в этой ячейке вычисляется по формуле, которая ссылается на ячейки выше. После удаления этих ячеек формуле не на что было ссылаться, и она выдала ошибку. Вместо этого используйте Копировать и вставить Специальное > Значения поверх исходных данных (что мы уже сделали выше), а затем удалите дополнительные строки. Хорошая работа:
Специальная вставка > Значения: основные моменты
- Выделение данных
- Копирование данных. Если вы вырезаете, а не копируете данные, команда Paste Special недоступна, поэтому не забывайте использовать copy.
- Выделите ячейку, в которую нужно вставить скопированные данные.
- Нажмите кнопку Paste Special (Специальная вставка). Это можно сделать следующим образом:
- щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Вставить специальную.
- На вкладке Главная нажмите на маленький треугольник под кнопкой Вставить и выберите в выпадающем меню пункт Специальная вставка.
- Выберите параметр Значения.
- Нажмите OK.
Вставляем только форматы
Paste Special > Formats - еще один очень полезный инструмент в Excel. Мне он нравится тем, что позволяет легко настраивать внешний вид данных. Существует множество вариантов использования инструмента Paste Special > Formats, но я покажу вам самые примечательные из них. Думаю, вы уже знаете, что Excel отлично подходит для работы с числами и выполнения различных расчетов, но он также отлично подходит для представления информации. Помимо создания таблиц и вычисления значений, в Excel можно делать всевозможные вещи, такие как графики, календари, этикетки, инвентаризационные ведомости и так далее. Рассмотрите подробнее шаблоны, которые Excel предлагает при создании нового документа:
Я наткнулся на шаблон расписания на зиму 2010 года, и мне понравилось его форматирование, шрифт, цвет и дизайн.
Мне не нужно само расписание, тем более на зиму 2010 года, я просто хочу переделать шаблон под свои нужды. Что бы вы сделали на моем месте? Можно создать черновую таблицу и вручную переделать шаблон в ней, но это займет очень много времени. Или вы можете удалить весь текст в шаблоне, но это также займет много времени. Гораздо проще скопировать шаблон и выполнить команду Paste Special > Formats на новом листе рабочей книги. Вуаля!
Теперь вы можете вводить данные, сохраняя все форматы, шрифты, цвета и шаблоны.
Специальная вставка > Форматы: основные моменты
- Выделите данные.
- Скопируйте данные.
- Выделите ячейку, в которую нужно вставить данные.
- Нажмите кнопку Paste Special (Специальная вставка).
- Установите флажок рядом с пунктом Форматы.
- Нажмите кнопку OK.
Копируем ширину столбцов на другой лист
Приходилось ли вам тратить много времени и энергии, крутясь вокруг электронной таблицы, пытаясь настроить размеры столбцов? Мой ответ, конечно же, да! Особенно когда нужно скопировать и вставить данные из одной таблицы в другую. Существующие настройки ширины колонок могут не работать, и хотя автоматическая настройка ширины колонок - удобный инструмент, в некоторых местах он может работать не так, как хотелось бы. Пользовательская вставка > Ширина колонок - это мощный инструмент, который следует использовать тем, кто точно знает, чего хочет. Возьмем, к примеру, список лучших программ MBA в США.
Как это произошло? На изображении выше видно, как аккуратно ширина столбца была подогнана под размер данных. Я скопировал десять лучших бизнес-школ и поместил их на другой лист. Посмотрите, что получится, если просто скопировать и вставить данные:
Содержимое вставлено, но ширина колонок не совпадает. Вам нужна точно такая же ширина столбцов, как и на исходном листе. Вместо того чтобы настраивать ее вручную или использовать автоматически установленную ширину столбцов, просто скопируйте и вставьте "Специальный" > "Ширина столбцов" в область, где нужно настроить ширину столбцов.
Видите, как все просто? Хотя это очень простой пример, вы уже можете представить, насколько полезным будет такой инструмент, если ваш лист Excel содержит сотни столбцов.
Кроме того, можно настроить ширину пустых ячеек, чтобы придать им формат перед ручным вводом текста. Посмотрите на столбцы E и F на изображении выше. На изображении ниже я использовал специальный инструмент Вставка > Ширина столбцов, чтобы расширить столбцы. Таким образом, без лишних хлопот вы можете оформить свой лист Excel так, как вам захочется!
Специальная вставка > Ширина столбцов: основные моменты
- Выделите данные.
- Скопируйте выделенные данные.
- Поместите курсор в ячейку, ширину которой вы хотите отрегулировать.
- Нажмите кнопку Paste Special (Специальная вставка).
- Установите флажок Ширина столбцов.
- Нажмите OK.
Специальная вставка: разделить и умножить
Помните наш пример с печеньем? Хорошие новости! Одна гигантская корпорация узнала о нашей благотворительной организации и предложила увеличить свою прибыль. После пяти недель продаж они вложат деньги в нашу благотворительную организацию, чтобы доход удвоился (стал вдвое больше), чем был в начале. Вернемся к таблице, в которой мы отслеживали прибыль от продажи благотворительных тортов, и пересчитаем прибыль с учетом новых инвестиций. Я добавил колонку, показывающую, что после пяти недель продаж прибыль удваивается, т.е. умножается на 2.
Чтобы показать новые цифры, нам нужно умножить соответствующие ячейки в столбце C на 2. Мы можем сделать это вручную, но гораздо приятнее, если Excel сделает это за нас, используя опцию Paste Special > Multiply. Для этого скопируем ячейку F7 и применим команду к ячейкам C7:C16. Итоги обновляются. Молодец!
Как видите, инструмент Paste Special > Multiplication можно использовать в самых разных ситуациях. То же самое относится и к опции Paste Special > Divide. Вы можете быстро и легко разделить весь диапазон ячеек на определенное число. И угадайте, что еще? С помощью функции Paste Special со сложением или вычитанием можно быстро сложить или вычесть число.
Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные моменты
- Выделите ячейку, содержащую число, которое вы хотите умножить или разделить.
- Копирование выделения.
- Поместите курсор в ячейки, в которых вы хотите умножить или разделить.
- Нажмите кнопку Paste Special (Специальная вставка).
- Установите флажок рядом с пунктом Разделить или Умножить.
- Нажмите кнопку OK.
Итак, в этом уроке вы узнали некоторые очень полезные возможности инструмента "Специальная вставка", а именно: как вставлять только значения или форматирование, копировать ширину столбцов, умножать и делить данные на число, а также добавлять и удалять значение из диапазона ячеек одновременно.
