Популярная электронная таблица Excel — лишь одно из нескольких приложений, входящих в пакет Microsoft Office. Все компоненты тесно связаны между собой и имеют ряд общих функций и возможностей. Итак, текстовый редактор Word также позволяет работать с таблицами, создавать их с нуля и редактировать. Но иногда возникает проблема переноса элементов заданного типа из одной программы в другую. Мы расскажем вам сегодня, как это делается.
Перенос таблицы из Эксель в Ворд
Как упоминалось выше, существует довольно тесная интеграция между приложениями Excel и Word. Это дает возможность легко импортировать и экспортировать совместимые объекты и файлы, обмениваться ими и использовать функции одной программы в другой. Перенос таблицы из приложения, специально предназначенного для их создания, в нечто, ориентированное в первую очередь на работу с текстом, — одна из задач, которую можно решить сразу несколькими способами, и каждый из них мы подробно рассмотрим ниже.
Способ 1: Копирование и вставка
Самым лучшим и очевидным решением будет копирование таблицы из Excel в Word.
- Используйте мышь, чтобы выбрать таблицу, которую вы хотите передать в текстовый редактор.
Примечание: Перед тем, как приступить к перемещению таблицы, следует определиться с ее размером, а точнее, убедиться, что она не выходит за поля текстового документа. В экстренном случае можно не только уменьшить (или, наоборот, увеличить) его прямо в Excel, но и настроить поля в Word и даже изменить ориентацию страницы с обычной портретной на альбомную.
Более:
Как изменить размер таблицы в excel
Настройка полей в Word
Как сделать альбомный лист в Word - Скопируйте подготовленную таблицу с помощью кнопок на ленте, контекстного меню или горячих клавиш CTRL+C».
- Теперь переходим к MS Word. Откройте документ, в который вы хотите перенести таблицу, поместите курсор в то место на странице, где вы хотите, чтобы он был, и выполните одно из следующих действий:
- Развернуть меню до кнопки «Вставка» (вкладка «Главная») и нажать на первый значок в списке — «Сохранить исходное форматирование»;
- Щелкнуть правой кнопкой мыши (ПКМ) в месте вставки таблицы, и в появившемся контекстном меню выбрать кнопку, аналогичную той, что была выше, с изображением планшета и кисти;
- Используйте клавиши «CTRL+V» или, лучше, «SHIFT+INSERT».
Скопированная из Excel таблица будет вставлена в Word в исходном виде, после чего с ней можно будет продолжить работу – заполнять, форматировать, редактировать.
Как вы могли заметить, в меню вставки текстового редактора есть и другие параметры. Кратко рассмотрим каждый из них.
- Примените стили целевого документа. Таблица будет вставлена без исходного форматирования и в том стиле, который вы используете в MS Word. Это означает, что если, например, у вас установлен шрифт Tahoma в качестве основного шрифта с размером 12, содержимое таблицы должно быть написано в нем.
- Подключить и сохранить исходное форматирование. Таблица вставляется в том же виде, что и в Excel, и сохраняет связь с электронной таблицей — внесенные в нее изменения отобразятся в Word и наоборот.
- Подключите и примените конечные стили. Этот вариант является синтезом двух предыдущих — таблица принимает стиль текущего документа Word, но сохраняет связь с Excel.
- Рисунок. Таблица будет вставлена как нередактируемое изображение.
- Оставить только текст. Таблица вставляется как текст, но сохраняет свой первоначальный вид (без видимых краев, столбцов или ячеек).
См также: Как преобразовать таблицу в текст в Word
Этот метод решения задачи крайне прост в своей реализации, плюс он предусматривает одновременно несколько различных вариантов вставки, благодаря чему вы сможете выбрать наиболее оптимальный. Однако такой подход не лишен недостатков: просто так перенести слишком большие таблицы не получится — они будут выходить за поля текстового документа.
См также: Форматирование таблиц в Microsoft Word
Способ 2: Копирование и специальная вставка
Приложения Microsoft Office имеют полезную функцию «Специальная вставка», которая позволяет передавать таблицу как полный объект, сохраняя при этом ее связь с Excel (как программу и/или определенный исходный файл). Такой подход частично решает проблему предыдущего способа, позволяя размещать даже довольно большие (широкие или высокие) таблицы на страницах текстового документа, но они все равно не могут корректно отображаться в самом Word.
- Выберите и скопируйте таблицу из Excel, как мы это делали на первом шаге предыдущего метода.
- Перейдите в текстовый редактор и нажмите «Вставить» на вкладке «Главная». Из выпадающего списка выберите «Специальная вставка».
- В открывшемся окне «Специальная вставка» выберите первый пункт «Лист Microsoft Excel (Объект)», а сбоку от этого списка поставьте курсор напротив одного из двух пунктов:
- "Вставить" - добавленная таким образом таблица, при попытке ее редактирования (двойной щелчок ЛКМ), запустит панель инструментов Excel прямо в среде Word, что позволяет использовать весь основной функционал электронной таблицы, не выходя из текста среда редактирования.
- "Ссылка" - таблица вставляется точно в том же виде, что и в предыдущем случае, но все редактирование (возможное двойным нажатием ЛКМ) будет производиться в исходном файле Excel, из которого осуществляется перенос. Кроме того, если вы внесете какие-либо изменения в электронную таблицу, они появятся в текстовом редакторе. По сути, это то же самое, что и параметр вставки «Связать и сохранить исходное форматирование», описанный в предыдущем методе.
Сделав свой выбор, нажмите OK для подтверждения, и скопированный объект появится на странице документа Word.
Для редактирования дважды щелкните ЛКМ по таблице, а для выхода из этого режима щелкните за пределами таблицы.
Также можно перейти к редактированию через контекстное меню
Этот способ переноса таблиц из Excel в Word в некоторых отношениях лучше рассмотренного выше. Он позволяет использовать для работы все функции табличного процессора, которые значительно превосходят текстовый редактор.
Читайте также: Форматирование таблиц в Excel
Способ 3: Вставка из файла
Можно перенести таблицу в Word из Excel, не открывая последний. Достаточно просто знать, где находится нужный файл. Еще одно важное условие – он не должен содержать лишних элементов.
- Поместите указатель в то место документа Word, куда вы хотите поместить таблицу из Excel, и перейдите на вкладку «Вставка».
- В группе инструментов «Текст» нажмите кнопку «Объект» (или выберите одноименный элемент из выпадающего списка).
- В открывшемся окне «Вставить файл» перейдите на вкладку «Создать файл».
Нажмите кнопку «Обзор» и перейдите с помощью системы «Проводник» к папке, в которой хранится файл с электронной таблицей. Выберите его и нажмите «Вставить».
- Дальше можно действовать по одному из трех алгоритмов:
- Просто нажмите «ОК». Таблица будет вставлена как объект с изменяемым размером, но ее содержимое нельзя будет редактировать.
- Поставьте галочку напротив «Ссылка на файл» — вставленная таблица будет связана с Excel и пригодна для редактирования как в нем, так и в Word. Изменения, сделанные в одной программе, сразу же отразятся в другой (после обновления ссылок).
- Галочка возле «В виде значка» — в текстовый документ будет добавлен ярлык к файлу Excel. Если вы не отметите «Ссылка на файл», то при его открытии таблица откроется в том виде, в каком она была при вставке. Если этот флаг установлен, метка будет иметь те же свойства, что и в предыдущем разделе, с той лишь разницей, что ее нельзя редактировать в Word.
Примечание. Если открыть документ Microsoft Excel, вставленный в Microsoft Word, появится сообщение об ошибке, как показано на снимке экрана ниже. В этом случае закройте программу и повторите шаги, описанные выше.
- После того, как вы сделали свой выбор и нажали «ОК» в окне «Вставить файл»,
либо объект, либо электронная таблица Excel, либо ярлык появляются на странице документа Word, в зависимости от того, какой вариант вы выбрали.
Дальнейшая работа с таблицей осуществляется так же, как и в рассмотренных выше случаях, за исключением случаев, когда она вставляется как объект, не связанный с исходным файлом.
Способ 4: Вставка пустой таблицы
Аналогично предыдущему способу переноса объекта из файла Excel в Word, в последний можно вставить не только таблицу, заполненную данными, но и пустую таблицу. Делается это почти так же, прямо внутри текстового редактора.
- Определите место в документе для будущей таблицы и перейдите на вкладку «Вставка».
- Нажмите кнопку «Объект», чтобы открыть знакомое окно «Вставить файл».
- На первой вкладке «Создать» выберите пункт «Электронная таблица Microsoft Excel», затем нажмите «ОК» для подтверждения.
Лист Excel будет вставлен в Word, где вы сможете создать электронную таблицу с нуля, используя все основные инструменты работы с электронными таблицами, которые отображаются на панели инструментов редактирования текста.
Чтобы выйти из режима редактирования, просто щелкните левой кнопкой мыши за пределами вставленного элемента.
Способ 5: Самостоятельное создание
Есть еще один способ создания пустой таблицы Excel прямо в Word, и по своей реализации он еще проще, чем рассмотренный выше.
- Поставив курсор на то место документа, где вы планируете разместить будущую таблицу, перейдите на вкладку «Вставка».
- Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите «Таблица Excel».
- Вы увидите уменьшенное изображение стандартного и пока пустого листа Excel, похожего на тот, что описан в приведенном выше методе. Дальнейшая работа с ним осуществляется по тому же алгоритму.
Несмотря на то, что данная статья в первую очередь посвящена переносу таблиц из Excel в Word, мы все же посчитали необходимым рассмотреть варианты их создания с нуля. В то же время в текстовом редакторе от Microsoft можно создавать таблицы попроще, также не зависящие в этом плане от более продвинутого собрата по офисному пакету. Какие еще альтернативные способы решения сегодняшней проблемы вы можете узнать из статьи, представленной по ссылке ниже.
Подробнее: Как создать таблицу в Word
Заключение
Мы рассмотрели все возможные способы переноса таблицы из Excel в Word, а также придумали пару альтернативных решений, предоставляющих возможность самостоятельно создавать такие объекты.
См также: Как перенести содержимое файла Word в Excel
