Безопасность и защита данных — одно из основных направлений развития современных информационных технологий. Актуальность этой проблемы не уменьшается, а только возрастает. Защита данных особенно важна для файлов электронных таблиц, которые часто содержат конфиденциальную коммерческую информацию.
Установка пароля
Разработчики программы прекрасно осознавали важность возможности установки пароля именно для файлов Excel, поэтому реализовали несколько вариантов одновременного выполнения этой процедуры. При этом есть возможность установить ключ, как для открытия книги, так и для ее смены.
Способ 1: Установка пароля при сохранении файла
Один из методов предполагает ввод пароля непосредственно при сохранении книги Excel.
- Нажмите «Сохранить как».
- В открывшемся окне для сохранения книги нажмите кнопку «Сервис» в самом низу. В появившемся меню выберите пункт «Общие настройки…».
- Откроется новое маленькое окно. Только в нем можно указать пароль к файлу. В поле «Пароль на открытие» введите ключевое слово, которое необходимо указать при открытии книги. В поле «Пароль для смены» введите ключ, который необходимо ввести, если вам нужно отредактировать этот файл.
Если вы хотите, чтобы ваш файл не редактировали посторонние лица, но хотите оставить доступ к просмотру бесплатным, в этом случае вам достаточно ввести только первый пароль. Если указаны два ключа, вам будет предложено ввести оба при открытии файла. Если пользователь знает только первый из них, ему будет доступно только чтение, без возможности редактирования данных. Он предпочел бы иметь возможность редактировать что-либо, но не смог бы сохранить эти изменения. Можно будет только сохранить как копию без изменения исходного документа.
Кроме того, вы можете сразу поставить галочку напротив «Рекомендовать доступ только для чтения».
В этом случае даже для пользователя, знающего оба пароля, файл будет открываться по умолчанию без панели инструментов. Но при желании он всегда может открыть эту панель, нажав соответствующую кнопку.
После того, как все настройки в окне общих параметров выполнены, нажмите «ОК».
- Откроется окно, где необходимо снова ввести ключ. Это сделано для того, чтобы пользователь не ошибся при первом вводе. Нажмите кнопку «ОК». Если ключевые слова не совпадают, программа попросит вас повторно ввести пароль.
- После этого возвращаемся в окно хранилища файлов. Здесь вы можете при желании изменить имя и указать каталог, в котором он должен находиться. Когда все это будет сделано, нажмите кнопку «Сохранить».
Таким образом, мы защитили файл Excel. Теперь, чтобы открыть и отредактировать его, вам нужно ввести правильные пароли.
Способ 2: Установка пароля в разделе «Сведения»
Второй способ предполагает ввод пароля в разделе «Подробности» Excel».
- Если остановить выбор на «Зашифровать паролем», откроется окно, где необходимо ввести ключевое слово. Этот пароль соответствует ключу для открытия книги, который мы использовали в предыдущем методе при сохранении файла. После ввода данных нажмите кнопку «ОК». Теперь никто не сможет открыть файл, не зная ключа.
- При выборе пункта «Защитить текущий лист» открывается окно с большим количеством настроек. Также есть окно для ввода пароля. Этот инструмент позволяет защитить определенный лист от редактирования. При этом, в отличие от защиты от изменений через хранение, этот способ даже не предусматривает возможности изготовления измененной копии листа. Все действия на ней заблокированы, хотя книгу вообще можно сохранить.
Пользователь может самостоятельно установить параметры уровня защиты, установив соответствующие флажки. По умолчанию из всех действий для пользователя, не владеющего паролем, на листе доступен только выбор ячеек. Но автор документа может разрешить форматирование, вставку и удаление строк и столбцов, сортировку, использование автофильтра, изменение объектов и скриптов и т д. Снять защиту можно практически от любого действия. После входа в настройки нажмите кнопку «ОК».
- Нажав на пункт «Защитить структуру книги» вы можете установить защиту структуры документа. Настройки гарантируют, что изменения в структуре будут заблокированы как с паролем, так и без него. В первом случае это так называемая «защита от дурака», то есть от случайных действий. Во втором случае это уже защита от целенаправленных изменений документа другими пользователями.
Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»
Возможность ввести пароль также можно найти на вкладке «Обзор».
- Ищем блок инструментом «Изменить» на ленте. Нажмите кнопку «Защитить лист» или «Защитить книгу». Эти кнопки полностью соответствуют пунктам «Защитить текущий лист» и «Защитить структуру книги» в разделе «Подробности», о которых мы уже говорили выше. Дальнейшие действия также полностью аналогичны.
- Чтобы снять пароль, нажмите кнопку «Снять защиту листа» на ленте и введите соответствующее ключевое слово.
Как видите, программа Microsoft Excel предлагает одновременно несколько способов защитить файл паролем, как от преднамеренного взлома, так и от случайных действий. Вы можете защитить паролем как открытие книги, так и редактирование или изменение отдельных ее структурных элементов. При этом автор может сам решать, от каких изменений он хочет защитить документ.
